lunes, 27 de diciembre de 2010

Crear una nueva barra de herramientas

Resulta un proceso sencillo. En pocos pasos podemos crear una barra de herramientas totalmente personalizada de acuerdo a nuestras necesidades. Vamos a ver los pasos que hay que hacer para crearla.
En primer lugar crearemos dos macros que guardaremos. A continuación le asignaremos botones que colocaremos en la nueva barra.
Para grabar una macro seguiremos los pasos que nos indica la siguiente imagen:



Se abre la ventana Grabar macro que nos pide el nombre que le damos a la macro. Le damos el nombre de MostrarMensaje. Recordamos que el nombre de una macro no puede tener espacios. Pulsamos en aceptar.



A partir de ahora todas las acciones que realizamos quedarán grabadas en la macro. Nos colocamos en la celda D4 y escribimos el texto Saludos a todos.
Para detener la grabación pulsamos en el primer botón de la barra de herramientas Detener macro:

 Ya tenemos una macro. Ahora la vamos a pasar como un botón a una nueva barra de herramientas. Para crearla vamos a Herramientas / Personalizar. Y pulsamos en el botón Nueva.

 En la ventana que aparece, daremos nombre a la nueva barra de herramientas, la podemos llamar Mis funciones:

Al pulsar en el botón aceptar aparece en pantalla la nueva barra, muy pequeña y sin botones. Ahora sólo queda darle contenido, añadir botones que ejecuten macros o funciones incorporadas por Excel. En nuestro caso vamos a colocar un botón que nos permita ejecutar la macro que acabamos de crear.
Aspecto de la nueva barra de herramientas:

El título de la barra no se ve al completo debido a que no hay botones. Para añadir un botón debemos ir a Herramientas /Personalizar, hacemos clic en la pestaña Comandos, y ahora arrastramos los elementos que compongan nuestra barra de herramientas. Para añadir la macro, en el panel de categorías elegimos macros y en el segundo panel tenemos Personalizar botón. Lo arrastramos a nuestra barra de herramientas.
Cerramos la ventana Personalizar.

 
Ahora hay que asociar al botón a nuestra macro. Hacemos clic en el botón recién incorporado. Se abre la  ventana Asignar macro donde seleccionamos MostrarMensaje y pulsamos en aceptar. Esta es la forma que tenemos para asignar botones a una macro en cualquier barra de herramientas. Ahora ya podemos pulsar en el botón para que se ejecuten todas las instrucciones que componen la macro. En este caso, que aparezca la frase Saludos a todos y con un formato determinado. Por supuesto, podemos colocar más botones a la barra de herramientas, pero siempre a través de la ventana Personalizar. También podemos modificar la imagen del botón. Es interesante pues así podemos dar a cada macro un botón con una imagen diferente al de otras macros.

viernes, 24 de diciembre de 2010

Validación de datos con Excel

Cuando se rellenan datos en un formulario, podemos limitar los datos que podemos introducir en el mismo. Este ejemplo pretende ilustrar el proceso con el que se limitan los valores a validar.
Supongamos que tenemos en una hoja de cálculo el siguiente formulario:

Para introducir el dato de Ciudad, podemos limitar a determinadas localidades la entrada de datos, no permitiendo introducir ninguna otra localidad. Activamos la celda B13. Vamos a poner un mensaje de entrada. Entramos en Datos / Validación...



Seleccionamos la pestaña Mensaje entrante de la siguiente forma:


Además dejamos marcada la opción Mostrar mensaje al seleccionar la celda. A continuación, configuramos los datos:


En Permitir seleccionamos Lista. Y en Origen escribimos las ciudades que nos interesan, y separandolas con el signo punto y coma. Sólo nos queda pulsar en aceptar. 
Para comprobar que funciona, nos colocamos en la celda B13 que hace que se visualice el mensaje entrante:

Para introducir la ciudad, la escribimos o la seleccionamos del menú que aparece al pulsar la flecha:


Hacemos clic en la ciudad que nos interesa, y ya está introducida en la celda.

Si introducimos cualquier ciudad que no esté comprendida en las ciudades que hemos introducido en configuración, no admitirá el dato, mostrándonos el siguiente mensaje:


De esta forma ya hemos configurado una celda para que admita sólo determinados datos, y de una forma sencilla siguiendo unos pocos pasos. También podemos personalizar el mensaje de error, de la misma manera que lo hemos hecho con el mensaje entrante, eligiendo título y mensaje que nos interesa (pestaña mensaje error):

Así, sustituimos el mensaje anterior, para datos no válidos, por otro más personalizado con un título y mensaje más acorde.
Hemos visto una forma que nos ayuda a controlar los datos que introducimos en una hoja de cálculo. Es una herramienta muy interesante; sobre todo para introducir datos para la administración u otros organismos oficiales.

lunes, 29 de noviembre de 2010

Botones para desplazarse entre hojas

Las etiquetas de las hojas de cálculo nos permiten desplazarnos de una hoja a otra de nuestro libro de cálculo. Sí además, las nombramos ubicaremos los contenidos de cada una más rápidamente. También podríamos darles color para distinguirlas. Pero en este post vamos a hacer lo mismo de una forma diferente. Vamos a ubicar botones en las hojas para desplazarnos de una a otra.
El primer paso es habilitar el menú Cuadro de controles. Pinchamos con el botón derecho en la zona de las barras de herramientas y se despliega un menú con la relación de barras de herramientas, donde seleccionamos Cuadro de controles:



Ahora la tenemos disponible y podemos introducir botones y configurar código para que trabajen como nos interesa. Para comprobar que funcionan correctamente vamos a colocar texto en dos celdas de hojas distintas. En hoja1, en la celda D3 escribimos y damos formato al texto Hoja de ventas:

En hoja2, en la celda D3 escribimos y damos formato al texto Hoja de compras:

Ahora vamos a poner un botón de comando en la hoja1 y otro en la hoja2. Quedará solo darles el código a cada uno de ellos. En hoja1 hacemos clic en el botón de comando de la barra de herramientas Cuadro de controles:


Lo llevamos a la hoja y arrastramos el ratón para que tenga un tamaño.


Ahora hacemos doble clic sobre el botón, que activa la ventana de Microsoft Visual Basic:

La primera fila escrita nos indica que cuando se efectúa el evento clic sobre el botón se ejecutará el código escrito en medio. El código que vamos a escribir es el siguiente:

Hoja2.Activate

Como interesa que nos lleve a la hoja de compras, escribimos el nombre de la etiqueta, Hoja2 y después del punto seleccionamos la acción que queremos que ocurra con la hoja2, activarla, de esta manera se hará activa y será la que veamos.


Modificamos la propiedad Caption del botón para que tenga otro texto, distinto al inicial. Haremos clic con el botón derecho sobre el botón
Aparece la ventana de propiedades donde daremos el nuevo nombre al botón:

En Caption escribimos Ir a compras. Repetiremos las mismas acciones para insertar otro botón en la hoja2 para volver la Hoja1 (hoja de ventas). Imagen de ambos botones:


El código del segundo botón será:

Hoja1.Activate

Sólo nos queda salir del modo diseño para poder operar con los botones. Pinchamos en el botón Salir modo diseño:
Desaparecen los puntos de control de los botones y ya podemos pulsar en ellos para desplazarnos entre  ambas hojas de cálculo.

sábado, 20 de noviembre de 2010

Tablas rápidas en Word 2007

Word 2007 incorpora una nueva característica con respecto a versiones anteriores. Hace a referencia a la posibilidad de crear una tabla rápidamente y con un formato conformado. Sólo nos tenemos que preocupar de introducir los datos dentro de la tabla. Inicialmente, Word coloca datos dentro de la misma, pero son completamente ficticios. Presentamos algunos ejemplos de tablas rápidas.

En primer lugar, para añadir a nuestro documento debemos ir a la cinta insertar. Pinchamos en tabla donde podemos acceder a las tablas rápidas.



Una vez en tablas rápidas solo queda seleccionar la que más nos interesa. Por ejemplo, seleccionando la primera opción tendremos la siguiente tabla en el documento:

Se inserta un calendario, donde podremos introducir notas recordatorías si así nos interesa. Otra tabla que se nos permite introducir es la siguiente:

Es una lista de elementos, los datos que aparecen son ficticios, y sólo queda introducir aquellos que nos interesa mostrar con la lista. Existen más modelos con distintos formatos,  lo que nos permite generar tablas con rapidez para poder introducir información sin mucha pérdida de tiempo.

sábado, 13 de noviembre de 2010

Algunas propiedades de los objetos de Access

Cuando trabajamos en formularios de Access tenemos la posibilidad de insertar distintos elementos. Se puede citar a los cuadros de texto, etiquetas, botones de comando o cuadros de listas. Todos tienen asociadas determinadas propiedades sobre las que podemos actuar para obtener el comportamiento que interese.
Gracias a esas propiedades, cualquier evento que ocurra puede hacer que una propiedad determinada cambie. Por ejemplo, cargar un formulario o hacer clic en un botón, son eventos que se dan con frecuencia.

Access permite al usuario generar código que se ejecuta cuando suceda determinado evento. A continuación ponemos un procedimiento de evento:

                Sub Mensaje_click ()
                 Msgbox "Este es el mensaje que ves por pulsar el botón"
              End Sub

Todos los procedimientos tienen una línea inicial que comienza con el termino Sub y terminan por la línea End Sub. En medio tenemos el código que se ejecuta cada vez que hacemos clic en el botón Mensaje. Este código nos mostrará el mensaje Este es el mensaje que ves por pulsar en el botón (evento hacer clic).  Provocamos la ejecución del código que insertamos.

Esto permite alterar las propiedades de los distintos objetos de un formulario. Algunas propiedades son las siguientes:

Activate

Para desactivar un cuadro de texto ponemos su propiedad Activate a false:

boton1.activate=False

Visible


Para ocultar un cuadro de texto ponemos su propiedad Visible a false:

Boton1.Visible=False

Para trabajar con las propiedades del formulario en el que estamos, usamos el término Me. Si queremos ocultar el formulario podemos escribir:

Me.visible=False

y para que se pueda ver podemos hacer:

Me.visible=True

Como vemos, el uso y conocimiento de ciertas propiedades de botones o etiquetas nos permite mejorar las prestaciones de un formulario. Así podemos modificar propiedades para que el formulario trabaje como al usuario realmente le interesa.

viernes, 5 de noviembre de 2010

Encoger texto para imprimir en menos páginas


Cuando escribimos un texto que debemos imprimir, nos puede ocurrir que al final ocupe un poco más de una hoja. Si lo mandamos imprimir vamos a tener dos hojas, y en la segunda solo tenemos dos o tres líneas escritas. Word nos permite evitar esta circunstancia. Veamos como.

En primer lugar vamos a vista preliminar. Ahora solo tenemos que pulsar donde dice Encoger una página de Vista previa en el ribbon Vista preliminar.

Automáticamente todo el texto se reduce de forma que pueda imprimirse en una sola página. Word ha reducido el tamaño de la letra y los espacios entre los párrafos también son algo más reducidos.

Ahora ya se puede imprimir con la seguridad de que todo el documento cabe en una sola hoja.

jueves, 4 de noviembre de 2010

Como comparar rangos en Excel 2007

Cuando de tenemos que comparar, determinar que elementos no coinciden en dos grandes grupos de datos, nos puede costar tiempo determinarlo con exactitud. Con este post pretendemos simplificar esta tarea para que la comparación no sea una tarea costosa y que no nos lleve demasiado tiempo.
Vamos a suponer que tenemos los siguientes datos a comparar:



En primer lugar vamos a seleccionar el rango de celdas A1:C6 que corresponde a las celdas que ocupan la primera tabla. La celda A1 será la celda activa en este momento. Ahora podemos avanzar. Abrimos el formato condicional en el ribbon o cinta Inicio donde nos dirigimos a Estilos / Formato condicional. Seleccionamos fórmula en el cuadro de la lista desplegable.

En Editar una descripción de regla escribimos:

=NO(A1=E1)

Si el contenido de A1 coincide con el contenido de E1 entonces esa igualdad es verdad. La función No la cambia a falso. Y lo mismo sucede al revés. si la igualdad es falsa la función No devuelve verdadero. En nuestro ejemplo buscamos celdas que sean distintas para que la función devuelva verdadero y así el formato condicional cambia su apariencia. Ahora pulsamos en el botón formato que nos lleva a una ventana que nos permite elegir el formato que tendrán las celdas que no coincidan en ambas tablas.


Una vez seleccionado todas las características del formato ya podemos pulsar en aceptar en las dos ventanas. El resultado será que todas las celdas distintas aparecen con el formato que le hemos dado. En nuestro ejemplo:

Como se observa, algunas celdas han cambiado su apariencia. Son distintas a la otra tabla. Si dentro de la tabla modificamos cualquier dato, si son distintos a los de la otra tabla, entonces pasarán a tener el formato establecido en el formato condicional. En grandes tablas esta herramienta permite visualizar rápidamente aquellos datos que difieren entre los rangos comparados.

miércoles, 20 de octubre de 2010

Rangos dinámicos con desref

En un post anterior vimos un poco el funcionamiento de desref. Ahora vamos a avanzar un poco más. Desref nos permite crear rangos dinámicos. Así si la información de un rango aumenta o disminuye lo que deseamos es que se tengan esas modificaciones cada vez que se produzcan. Con un ejemplo lo veremos mejor.

Supongamos que tenemos un rango de datos, por ejemplo A1:A3


Vamos a Insertar / Nombre / Definir y en el cuadro de texto Nombres en el libro: escribimos RangoDin. En el cuadro de texto Se refiere a: ponemos:

=desref(A1;0;0;contara(A1:A100);1)

Al seleccionar las celdas para añadir el rango automáticamente sale con referencias absolutas, la imagen es:



Como argumento hemos introducido la función contara que nos va permitir que el rango solo sea el conjunto de celdas contiguas y con datos. pulsamos en aceptar y ya el rango está definido.

Para ver cuantas celdas ocupa el rango, escribimos su nombre en el cuadro de nombres tal como vemos:



Pulsamos en la tecla intro, con lo que tenemos lo siguiente:

Es un rango de 3 celdas. Ahora introducimos más datos en la columna A:


y volvemos a escribir en el cuadro de nombres rangodin, pulsamos en aceptar, y tenemos:



Es decir, el tamaño del rango es mayor y va en función de las celdas que están ocupadas en la columna A. Mas celdas con datos, rango mas amplio, menos celdas rango más pequeño. La función desref nos ha ayudado a lograrlo.

martes, 12 de octubre de 2010

Función desref

Es una función de referencia de búsqueda de Excel. Nos va a permitir generar rangos de celdas que se puedan contraer o expandir. En este post vamos a ver como funciona la función.

Desref consta de cinco argumentos, de los cuales, el cuarto y quinto son opcionales, es decir, podemos darles valor o no, según nos convenga.

En primer lugar, vamos a usarla con los tres primeros argumentos, son los siguientes:
  1. Ref
  2. Filas
  3. Columnas

Dejamos para otra entrada alto y ancho. El argumento ref  hace referencia a la celda origen. El segundo y tercer argumento muestra el desplazamiento en número de celdas con respecto al argumento ref. Por ejemplo, sí los argumentos filas y columnas son cero el resultado de la función dará el contenido de la celda marcada como referencia en el primer argumento. Entonces:

=desref(A1;0;0)

Si en la celda A1 tenemos el dato función desref, entonces el resultado de la función será función desref, es decir, el mismo.
Veamos más ejemplos. Partimos de los siguientes datos:

En una celda introducimos la siguiente fórmula:

El resultado será, de acuerdo con la tabla, Fotografía puesto que fotografía se encuentra una fila por debajo y una columna después de la celda referencia, A4 (fotografía está en la celda B5).

Otro ejemplo, ahora vamos a cambiar los argumentos para obtener otro resultado. Si queremos obtener el número de alumnos inscritos en el curso de botánica la función será la siguiente:

Ahora nos desplazamos 0 filas y dos columnas hacia la derecha con respecto a la celda A4.El resultado es entonces:

El manejo de la función con tres argumentos es sencillo de usar. En un próximo post tendremos en cuenta a todos los argumentos. Como avanzadilla diremos que el cuarto y quinto argumento sirven para hacer referencia a un rango con un número determinado de filas y columnas de tamaño. Esto permite definir rangos dinámicos, que se expanden automáticamente en función del número de celdas con datos.

martes, 5 de octubre de 2010

Navegar entre paneles de control


En un post anterior comentados como crear un panel de control en Access. Ahora vamos añadir más paneles de control en la misma base de datos para tener organizada la información y tener acceso a ella mediante distintos paneles.
Partimos de la misma base de datos de ese post. Habíamos creado un panel de control, tal como vemos en la siguiente imagen:

 Ahora creamos una nueva página o panel de control. Pulsamos en el botón nueva:


con lo que aparece una ventana que nos pregunta por el nombre de la nueva página:


 Si pulsamos en el botón aceptar el resultado es una nueva página de panel de control tal como muestra el administrador de panel de control:

De esta forma cualquier panel de control que añadamos aparecerá en este administrador. Desde aquí podemos añadir o eliminar botones de cada panel o página. Ahora vamos a añadir un botón al panel principal que nos permita acceder al contenido del panel recién creado. 

Para poder ir de un panel de control a otro, vamos a crear un botón en el primer panel. Primero accedemos al panel de control principal, lo seleccionamos en la lista y pulsamos en el botón modificar. Para añadir un nuevo botón pulsamos en el botón nueva, aparece una ventana que la rellenamos para que tenga el siguiente aspecto:


 Pulsamos en el botón aceptar y ya lo tenemos. Creamos ahora un nuevo botón, que nos permita salir de Access cuando lo pulsemos. Volvemos a pulsar en el botón Nueva y rellenamos los datos como sigue:




 Al seleccionar el comando Cerrar la aplicación, automáticamente desaparece el tercer menú, ya no hace falta. Después de estas acciones la ventana Modificar página del panel de control tiene el siguiente aspecto:
 

 Ahora salimos del panel de control, pulsando dos veces en cerrar. Abrimos el formulario panel de control y su aspecto es el siguiente:

Vamos a probar que funciona. Si pinchamos en el botón Cambio de panel debe llevarnos al segundo panel creado, pulsamos y aparece el panel buscado:

 

 Este panel aparece bastante vacío, pues en él no hemos colocado botones, podemos poner, entre otros, un botón que nos lleve de nuevo al panel principal. Los pasos para hacerlo son los mismos que acabamos de explicar.