viernes, 13 de agosto de 2010

Contabilizar solo determinados elementos

En más de una ocasión tendremos la necesidad de sumar determinadas cantidades. La función suma nos permite obtener el resultado de adicionar esas cantidades que nos interesen. En este post vamos un poco más adelante. Vamos a plantearnos una situación en la que interesa sumar es solo determinadas cantidades en función de si se verifica o no determinado criterio.

Nos vamos a ayudar de una función de Excel llamada sumar.si. Su sintaxis es la siguiente:



Tenemos tres argumentos:
  1. El primero es rango, contiene las celdas que deben cumplir el criterio para que se pueda sumar.
  2. El segundo es criterio, es el elemento que marca la condición que deben verificar las celdas que participarán en la suma.
  3. El tercero es el rango_suma que marca las celdas que contienen los datos correspondientes a los de rango que se han de sumar si su correspondiente de rango cumple con el criterio.
Como rango_suma va entre paréntesis, significa que es un argumento prescindible, es decir, es un argumento que puede no aparecer, en ese caso, el argumento rango también será el rango_suma (serán valores numéricos, por supuesto).

Partimos de los siguientes datos:





Tenemos las ventas de varias oficinas de varios países. Ahora nos interesa ver las ventas de cada país. Por lo tanto, vamos a sumar solo las cantidades de cada país para obtener el total por países. Para colocar los resultados vamos a colocarlos así.


En primer lugar nos ubicamos en la celda G4, lugar donde tenemos que hallar la suma de ventas de todas las ciudades de Francia. Escribiremos el signo igual e introducimos sus argumentos de la siguiente forma:



El primer argumento corresponde al rango A2:A15 que contiene el nombre de los países. El segundo argumento hace referencia a la celda F4, que contiene el nombre del país Francia. También podíamos haber escrito como 2º argumento a "Francia". También así se obtiene el mismo resultado. El tercer argumento hace referencia a las celdas que hay que sumar. En este rango solo se sumarán aquellas que correspondan a ciudades francesas. El resto de cantidades no las tiene en cuenta en la suma.

Observando los argumentos de la función, el primero y el tercero están fijados con la tecla de función F4 que fija las referencias a las celdas, y al arrastrar la fórmula, los argumentos no son modificados.

Al teclear el paréntesis de cierre pulsamos la tecla Intro, y se muestra el resultado:


Para obtener el resultado de los demás países solo tenemos que copiar la fórmula. Nos colocamos, otra vez, en G4, y copiamos la fórmula contenida. Solo hacemos doble clic en la esquina inferior derecha de la celda y automáticamente obtenemos los resultados de todos los países.

 


La suma de las columnas Ventas de la primera imagen y la columna de Ventas totales de la tabla final son y deben ser lo mismo. En el segundo caso hemos agrupado las cantidades iniciales de las oficinas por países. Esto también podemos hacerlo usando tablas dinamícas. En posts anteriores hemos hablado de dichas tablas.

Sumar.si es una función que siempre podemos hacer uso de la misma. Es útil y va a sumar cantidades de acuerdo con determinados criterios.

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