lunes, 4 de junio de 2012

Temas para ebook

Saludos!
Me dirijo a los lectores del blog para saber su opinión sobre que tema les interesa más. Estoy pensando que resultaría interesante escribir un ebook sobre aquello que les pueda interesar más, y que cubra las necesidades que tienen. En vista de los posts más leídos, la creación de un panel de control, crear relaciones de tablas de Access, o la creación de tablas dinámicas con Excel, voy a proponer una lista de temas que podrían interesar. Por ejemplo:

  1. Como Crear facturas con Excel
  2. Como diseñar una base de datos a Access
  3. Como publicar un ebook
  4. Otra que no he contemplado en esta lista
  5. Etc.


Por supuesto, la lista no es cerrada, lo que me interesa es conocer las inquietudes y/o necesidades de los lectores del blog. Por ello me interesa conocer vuestra opinión y así dirigir mis esfuerzos a esas necesidades. Muchas gracias por vuestra colaboración. 

viernes, 1 de junio de 2012

Objetos de Access

Una base de datos se encarga de guardar información relevante de una organización.
Funciones de una base de datos:
  1.      Añadir información
  2.      Modificar datos
  3.      Eliminar datos
  4.      Extraer la información que nos interesa
  5.           Etc.

Access es una base de datos relacional ya que la información se guarda en tablas, y las mismas están relacionadas. Access se compone de los siguientes objetos:


Tablas Lugar destinado a guardar la información.
Consultas nos permiten extraer información relevante.
Formularios Objetos que permiten una visualización más atractiva que la de las tablas. Permiten añadir datos a la base de datos.
Informes Se emplean para imprimir de una forma más atractiva la información contenida en la base.
Macros Nos permiten imprimir de forma eficiente los datos, elaborar facturas, etc.


Tablas de datos

En una tabla guardamos los datos de un cliente, de un proveedor o de un producto. En el caso de los clientes, por ejemplo, cada fila contiene los datos de un cliente. Cada fila de una tabla se llama registro. Cada registro está compuesto de unidades de información llamadas campos. Si vemos una tabla de Access, las columnas son campos y las filas registros.
Para identificar un registro de los demás, Access hace de un campo su clave principal. Su valor no se puede repetir dentro de una tabla. Además, puede servir o usarse para establecer las relaciones de esa tabla con otras. En otra entrada hablamos de como se crean las relaciones entre las tablas.

Consultas

Cuando creamos una consulta esperamos obtener los datos que nos interesan contenidos en las tablas. Podemos utilizar criterios para buscar información relevante para nosotros. Todos los objetos de Access tienen la vista diseño donde decidimos lo que queremos como sea el objeto. En las consultas, en vista diseño, podemos establecer criterios para extraer la información que sólo nos interese. La vista diseño tiene esta apariencia:



En la parte superior aparecen las tablas de las que extraemos los datos. En la parte inferior, rejilla de diseño, bajamos los campos que nos interesa mostrar en la consulta. Podemos limitar los datos a mostrar estableciendo criterios. Cada criterio afecta a un campo. Podemos poner todos los criterios que nos interesen.
Si colocamos varios criterios en la misma fila, los registros resultado del a consulta cumplen todos esos criterios. Si los colocamos en filas distintas, los registros que salgan pueden cumplir alguno de los criterios, pero no tienen necesidad de cumplir todos. Por ello, en el último caso, normalmente, la consulta devuelve más registros. Vemos como funciona un poco esto:

1.       Criterios en la misma fila:

El resultado:

2.       Criterios en filas distintas:

Resultado:

En este caso, cada registro (fila) cumple, al menos uno de los criterios, que sea de Londres o que la compañía sea Eastern Connection. En el primer caso sólo sale un registro pues hemos pedido que cumplan los dos criterios (hemos puesto éstos en la misma fila). Normalmente, con criterios colocados en filas distintas dan como resultado un número mayor de registros (menos exigencia, basta cumplir uno de los criterios que hemos puesto).

Este tipo de consultas son de selección de datos. Además existen consultas de acción y son de cuatro tipos:
  1.      Consulta de creación de tablas (Para crear nuevas tablas)
  2.      Consulta de eliminación (Nos permiten eliminar registros)
  3.           Consulta de datos anexados (Añadimos registros a una tabla)
  4.            Consulta de actualización (Modifican los datos de un campo de una tabla con un nuevo valor)


Formularios

Nos permiten ver los datos con otra disposición. Ahora vemos los datos de un registro en los llamados cuadros de texto, existen etiquetas, y podemos ver imágenes almacenadas en las tablas. Podemos colocar botones que nos permiten ejecutar macros, para abrir una tabla o consulta o un informe. Además podemos hacer con estos botones que se cierre el formulario donde estamos o salir incluso de Access. En esta entrada explicamos como se pueden crear formularios.

Informes

Los informes nos permiten imprimir los datos de una tabla o consulta. También podemos establecer agrupaciones de los datos en función del valor de uno o varios campos. También nos permite sacar totales por grupos.

Macros

Nos permiten llevar a buen término acciones de una forma rápida y eficaz. Con una macro automatizamos la ejecución de varias tareas. Para ejecutar una macro podemos crear botones en un formulario, de forma que si damos un simple clic la macro se ejecutará inmediatamente.
Con una macro podemos abrir tablas o consultas, cerrar un formulario o salir de Access.

Resumiendo un poco, Access consta de distintos objetos. Cada uno cumple una función específica, de forma coordinada lo que permite una óptima gestión y administración de los datos que podemos guardar en una base de datos