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martes, 5 de febrero de 2013

Máscaras de entrada en Access

Nuevo Aden
Las máscaras nos permiten aplicar un formato al contenido de los campos. Se aplican en general a campos de tipo texto y de tipo fecha. Nos permitirá, por ejemplo, introducir el número de teléfono con un formato determinado o facilitar la entrada de fechas en un campo. Podemos aplicar una máscara creándola directamente o ayudarnos a crearla con un asistente.
Es una propiedad que posee tres secciones que separaremos con un punto y coma.
Podemos encontrar páginas donde nos hablan muy bien de esta propiedad de los campos como aulaclic o Adr.

Primera sección


Es la que utilizamos para introducir la propia máscara.

Segunda sección


Puede tener un valor 0 o 1. Si colocamos el cero implica que los caracteres que ponemos junto con la máscara se almacenarán. Con 1 o sin rellenar no se almacenarán los caracteres que acompañan a la propia  máscara.

Tercera sección


Nos permite seleccionar un carácter de espera. Cuando introducimos el dato, los caracteres que no se han rellenado todavía presentan dicho carácter. Por defecto es el guión bajo, en esta sección lo podremos sustituir por ejemplo, por el carácter * o el carácter @.

Creación de la máscara


Usaremos una serie de caracteres que van a guiar en la introducción de los datos. Vamos a ver cuales son y que datos nos van a permitir introducir. En general, en un campo que introducimos una máscara la cantidad de caracteres que se permiten introducir quedan limitados por la máscara definida. Veamos esos caracteres que usa la máscara.

Caracteres para los números


0   Entrada obligatoria. Permite la introducción de cualquier número del 0 al 9. No están permitidos el + y el -. Por ejemplo:
Código Postal         00000

Nos obliga a introducir cinco números, cualquier otro carácter no está permitido.

  Entrada opcional. Permite la introducción de cualquier número del 0 al 9. No están permitidos el + y el -. Si seguimos con el mismo ejemplo tenemos:
Código Postal         99999

Nos obliga a introducir cinco números como máximo, podemos teclear 2 o 3 caracteres solamente. Cualquier otro tipo de carácter no está permitido.

# Para introducir espacios, valores numéricos o los signos + y -.

Diferencial      #999

Nos permite introducir valores como -123 o 3215.

Caracteres para el texto


L Permite la introducción de cualquier carácter de la A a la Z. Entrada obligatoria.

Identificador     LL

Con esta máscara podemos colocar BF Zs o YT. Nos obliga a introducir siempre 2 caracteres, ni más ni menos.

? Permite la introducción de cualquier carácter de la A a la Z. Entrada opcional.
                                                                 
                                                                 Identificador     ????

Nos permite introducir datos como BF, weqt, ADsw, UYR. El número de caracteres que introducimos varía  de 1 a 4 por que el interrogante no obliga a introducir un carácter.

Caracteres para texto y números


Ahora relajamos un poco la introducción de caracteres. Vamos a permitir la introducción de caracteres o números.

A Permite la introducción de cualquier carácter de la A la Z y de los números 0 al 9. Entrada obligatoria.

                                                            Identificador     AAA

Este identificador obliga a introducir 3 caracteres o números (o combinación de caracteres y números) de forma obligatoria, por ejemplo B36, 23F, etc.

a Permite la introducción de cualquier carácter de la A la Z y de los números 0 al 9. Entrada opcional.


Código     aaaa

De esta forma el código a introducir puede contener hasta 4 caracteres o números, 2B, 56, 1234, B3AQ son opciones válidas con esta máscara.

Cualquier carácter o espacio


& Permite la introducción de cualquier carácter o espacio. Entrada obligatoria.

ISBN      &&&-&&&-&&&-&&&

Podemos introducir cualquier letra o número. Los guiones aparecerán solos, no hace falta teclearlos. Obliga a introducir todos esos caracteres.


C Permite la introducción de cualquier carácter o espacio. Entrada opcional.

                                                    ISBN      CCC-CCC-CCC-CCC

Igual que antes pero podemos ignorar alguno, nos permite introducir menos caracteres.

Caracteres de puntuación


Además también podemos incluir en una máscara de entrada signos de puntuación que aparecerán sin necesidad de escribirlos. Esto nos permite ahorrar tiempo, por ejemplo, en la introducción de una fecha su máscara puede ser así:

Fecha de nacimiento  00/00/00

con lo cual sólo nos obliga a introducir el día, mes y año sin introducir lo dos caracteres barra inclinada. Otros caracteres que podemos utilizar son: 
                                                                          : , ; .

Si queremos que aparezcan las letras en mayúsculas colocaremos antes el carácter > y para minúsculas el carácter <.

Como vemos, interesante propiedad que nos ayuda a dar una vista a los campos de acuerdo a nuestras necesidades. Con un poco de práctica podemos crear máscaras que ayuden a configurar los campos adecuadamente. Un saludo!!!

viernes, 1 de junio de 2012

Objetos de Access

Una base de datos se encarga de guardar información relevante de una organización.
Funciones de una base de datos:
  1.      Añadir información
  2.      Modificar datos
  3.      Eliminar datos
  4.      Extraer la información que nos interesa
  5.           Etc.

Access es una base de datos relacional ya que la información se guarda en tablas, y las mismas están relacionadas. Access se compone de los siguientes objetos:


Tablas Lugar destinado a guardar la información.
Consultas nos permiten extraer información relevante.
Formularios Objetos que permiten una visualización más atractiva que la de las tablas. Permiten añadir datos a la base de datos.
Informes Se emplean para imprimir de una forma más atractiva la información contenida en la base.
Macros Nos permiten imprimir de forma eficiente los datos, elaborar facturas, etc.


Tablas de datos

En una tabla guardamos los datos de un cliente, de un proveedor o de un producto. En el caso de los clientes, por ejemplo, cada fila contiene los datos de un cliente. Cada fila de una tabla se llama registro. Cada registro está compuesto de unidades de información llamadas campos. Si vemos una tabla de Access, las columnas son campos y las filas registros.
Para identificar un registro de los demás, Access hace de un campo su clave principal. Su valor no se puede repetir dentro de una tabla. Además, puede servir o usarse para establecer las relaciones de esa tabla con otras. En otra entrada hablamos de como se crean las relaciones entre las tablas.

Consultas

Cuando creamos una consulta esperamos obtener los datos que nos interesan contenidos en las tablas. Podemos utilizar criterios para buscar información relevante para nosotros. Todos los objetos de Access tienen la vista diseño donde decidimos lo que queremos como sea el objeto. En las consultas, en vista diseño, podemos establecer criterios para extraer la información que sólo nos interese. La vista diseño tiene esta apariencia:



En la parte superior aparecen las tablas de las que extraemos los datos. En la parte inferior, rejilla de diseño, bajamos los campos que nos interesa mostrar en la consulta. Podemos limitar los datos a mostrar estableciendo criterios. Cada criterio afecta a un campo. Podemos poner todos los criterios que nos interesen.
Si colocamos varios criterios en la misma fila, los registros resultado del a consulta cumplen todos esos criterios. Si los colocamos en filas distintas, los registros que salgan pueden cumplir alguno de los criterios, pero no tienen necesidad de cumplir todos. Por ello, en el último caso, normalmente, la consulta devuelve más registros. Vemos como funciona un poco esto:

1.       Criterios en la misma fila:

El resultado:

2.       Criterios en filas distintas:

Resultado:

En este caso, cada registro (fila) cumple, al menos uno de los criterios, que sea de Londres o que la compañía sea Eastern Connection. En el primer caso sólo sale un registro pues hemos pedido que cumplan los dos criterios (hemos puesto éstos en la misma fila). Normalmente, con criterios colocados en filas distintas dan como resultado un número mayor de registros (menos exigencia, basta cumplir uno de los criterios que hemos puesto).

Este tipo de consultas son de selección de datos. Además existen consultas de acción y son de cuatro tipos:
  1.      Consulta de creación de tablas (Para crear nuevas tablas)
  2.      Consulta de eliminación (Nos permiten eliminar registros)
  3.           Consulta de datos anexados (Añadimos registros a una tabla)
  4.            Consulta de actualización (Modifican los datos de un campo de una tabla con un nuevo valor)


Formularios

Nos permiten ver los datos con otra disposición. Ahora vemos los datos de un registro en los llamados cuadros de texto, existen etiquetas, y podemos ver imágenes almacenadas en las tablas. Podemos colocar botones que nos permiten ejecutar macros, para abrir una tabla o consulta o un informe. Además podemos hacer con estos botones que se cierre el formulario donde estamos o salir incluso de Access. En esta entrada explicamos como se pueden crear formularios.

Informes

Los informes nos permiten imprimir los datos de una tabla o consulta. También podemos establecer agrupaciones de los datos en función del valor de uno o varios campos. También nos permite sacar totales por grupos.

Macros

Nos permiten llevar a buen término acciones de una forma rápida y eficaz. Con una macro automatizamos la ejecución de varias tareas. Para ejecutar una macro podemos crear botones en un formulario, de forma que si damos un simple clic la macro se ejecutará inmediatamente.
Con una macro podemos abrir tablas o consultas, cerrar un formulario o salir de Access.

Resumiendo un poco, Access consta de distintos objetos. Cada uno cumple una función específica, de forma coordinada lo que permite una óptima gestión y administración de los datos que podemos guardar en una base de datos

miércoles, 4 de abril de 2012

Formularios en Access

Las tablas contienen los datos de una base de datos, las consultas nos permiten extraer información almacenada en ese conjunto de datos, y los informes son los objetos que utilizamos para imprimir facturas, o cualquier otra información. Los formularios son otros objetos de Access que nos va a permitir mostrar la información de las tablas con un formato más agradable a la vista y que nos permite visualizar los datos más rápidamente.
Con un formulario podemos editar los registros de cualquier tabla o consulta. Nos va a permitir eliminar, añadir o modificar registros. También se utilizan como interfaz entre la base de datos y el usuario.
Las imágenes que almacenamos en las tablas son visibles desde un formulario. Sólo hay trasladar el campo de la imagen al  formulario, la colocamos adecuadamente y ya la tenemos.
Para crear un formulario podemos partir de una tabla o consulta, o podemos hacerlo de forma que subamos al formulario sólo determinados campos, no estamos obligados a colocar todos los campos.

Formulario a partir de una tabla
Lo que hay que hacer es seleccionar la tabla en el panel de exploración, 


a continuación activamos la pestaña Crear, y solo nos queda pulsar en Formulario,


y ya tenemos el formulario construido. Nos aparece en modo Vista presentación. Desde Vistas (En Herramientas de presentación de formulario, en la pestaña Formato) podemos cambiar a Vista formulario o a Vista diseño si queremos cambiar el diseño del formulario.


Formulario a partir del asistente de formularios

Ahora toca construir el formulario a través de un asistente, que nos guiará paso a paso en la construcción del mismo. Tendremos que seleccionar la tabla o consulta de la que extraeremos los campos que llevaremos a nuestro formulario. Para acceder al asistente de formularios pulsaremos en el botón Más formularios, tal como muestra la imagen donde seleccionamos la opción Asistente para formularios:


En este caso, vamos a pasar campos de la tabla productos en la primera ventana,


Ahora pasamos los campos que nos interesan al panel de la derecha haciendo doble clic sobre los mismos


Pulsamos en Siguiente, y nos pregunta por la distribución que queremos para nuestro formulario. Dejamos la opción por defecto, En columnas:


A continuación toca seleccionar un estilo, marcamos oficina y después en siguiente para llegar al último paso.


Aquí nos pregunta por el nombre que queremos dar al formulario, dejamos la opción por defecto, el nombre de la tabla de la que hemos extraído los campos, Productos y pulsamos en finalizar.


El resultado lo muestra la siguiente imagen, en la que aparecen todos los campos que hemos seleccionado para nuestro formulario.


Como vemos, no es complicado crear un formulario, podemos ir paso a paso u obtenerlo de forma inmediata, con un simple clic en Formulario dentro del ribbon Crear.

lunes, 13 de junio de 2011

Informes en Access: Secciones

Cuando diseñamos un informe usando el asistente obtenemos un resultado bastante completo del mismo. Tiene título, sumas de pagos, promedios de precios, fecha, número de página, etc. Pero ¿sabemos cómo se colocan para que nos suministren la información que interesa?

Cada informe se divide en secciones. Por defecto tenemos las siguientes:
  • Encabezado de informe
  • Encabezado de página
  • Detalle
  • Píe de página
  • Pie de informe

Si en el informe establecemos algún agrupamiento en base a un campo, entonces podemos tener más secciones:
  • Encabezado del campo
  • Pie del campo.

En las secciones que tenemos por defecto se colocan los distintos controles que dan lugar al informe. Los contenidos de cada sección son:

 El encabezado de informe se reserva para poner información que aparece sólo al comienzo de la primera página del informe. En el resto de las páginas de ese informe no mostrará ese contenido.
El encabezado de página almacena lo que queremos que se vea al comienzo de cada página de informe, por ejemplo, los nombres de los campos mostrados (Nombre, apellidos, Precio, Total, etc.)
El detalle se emplea para mostrar el contenido de los campos usados, nombre, precio, total, etc. También se puede usar para colocar un cuadro de texto que permita obtener un determinado dato, como unir varios campos en uno solo, o que realice alguna operación matemática.
El píe de página se reserva para mostrar la fecha actual, con el formato que nos interese (fecha corta, fecha larga...) y para colocar el número de página.
En el pie de informe colocamos cuadros de texto que nos permita obtener el número total de productos, la suma total de las facturas de cada pedido, etc. Se mostrará al final del informe, en la última hoja.

Si realizamos agrupamientos en base a un campo, lo que coloquemos en su encabezado se mostrará cada vez que comienza un nuevo elemento del campo, es decir, si agrupamos por ciudad a los clientes, cada cambio de ciudad se verá el contenido del encabezado de ciudad, El pie de ciudad nos servirá para poner la información que hemos puesto en el pie de informe. Pero ahora los datos serán sólo los relativos a la ciudad correspondiente, total de ventas de una ciudad, promedio de precios en esa ciudad, etc. La vista diseño de un informe muestra las secciones que tiene:


En el ejemplo de la imagen, no tenemos nada en la sección Encabezado de página. Tenemos un encabezado de grupo: Encabezado Ciudad. No tenemos pie ciudad. Si queremos tenerlo para poner algo en el mismo pulsaremos en el botón Ordenar y agrupar:


Esto abrirá la ventana ordenar y agrupar donde podemos mostrar u ocultar las secciones pie y encabezado de cada agrupamiento:


Para que el agrupamiento por ciudades tenga la sección pie de ciudad visible, cambiaremos el valor de la propiedad Pie de grupo a Sí. Automáticamente aparece la sección y ya podemos cerrar la ventana Ordenar y agrupar. En cambio, para ocultar el el encabezado se modifica el valor de la propiedad Encabezado del grupo a No, entonces ya no tenemos esa sección visible.

Hemos visto un resumen de las distintas secciones que tiene un informe, y de que podemos colocar en cada una de ellas. 

miércoles, 8 de junio de 2011

Formularios en Access: Grupo de opciones

El grupo de opciones es un elemento de la barra de herramientas que tienen los formularios. Se puede crear con un asistente. Las opciones son excluyentes entre sí, es decir, no pueden existir dos o más opciones marcadas, cuando marcamos una, la marcada anteriormente deja de estar activada.
Cada opción lleva asociado un valor numérico que será almacenado en un campo de una tabla. En el momento de marcar una opción, su valor numérico se almacena automáticamente en el campo. Vamos a ver como se crea un grupo de opciones.
Asociaremos el grupo de opciones a un campo de tipo Sí/No, el campo fumador de la tabla de empleados. Además podemos incluir con el grupo de opciones quien fuma de una forma mucho más rápida a través del formulario. Al ser un campo Sí/No los valores numéricos asociados a ambas opciones son:

                                          -1
                                No          0

En primer lugar vamos a crear un formulario de los empleados en vista diseño. Colocamos los campos Nombre, Apellidos, Dirección, Código Postal y ciudad en el formulario. Y vamos con el grupo de opciones, nos aseguramos de que el botón asistente para controles esté activado.
Ahora no dirigimos a la barra de herramientas y pinchamos en el botón grupo de opciones:

Llevamos el ratón y al formulario y pinchamos arrastrando el ratón, en cuanto soltamos el mismo, saltará el asistente, que nos pedirá en primer lugar las etiquetas que aparecerán en el grupo. Escribiremos fumador y no fumador:


Pulsamos en siguiente, que nos pedirá la opción predeterminada. Dejamos la opción por defecto y pasamos a la siguiente ventana, que nos pedirá los valores para cada opción, por defecto nos dará 1 para la primera, 2 para la segunda y así sucesivamente:

En nuestro ejemplo debemos modificar los valores tal como hemos comentado ya. Nos quedará así:


Ahora ya podemos seguir. A continuación vamos a decir al asistente en que campo se debe almacenar el valor de la opción que se eliga:


Seleccionamos el campo Fumador. Ya queda poco. Pulsamos en el botón siguiente para configurar el aspecto del control. Elegiremos el tipo de controles y el estilo que nos interesa:


En el siguiente paso nos pedirá el título para el grupo, escribimos Fumador, y pulamos en finalizar. El grupo de opciones ya lo tenemos configurado en su totalidad.



Y su aspecto en el formulario será:


Ahora para marcar que un empleado es fumador pinchamos en fumador, el valor -1 se almacena en el campo fumador del empleado marcado como fumador.

Con un grupo de opciones podemos marcar cada opción con un simple clic haciendo esta tarea muy sencilla, haciendo que su valor se almacene en el campo correspondiente (en este caso fumador).

miércoles, 4 de mayo de 2011

Access: propiedades de los campos de las tablas

En general, sobre todo en campos de tipo texto nos podemos encontrar con distintas propiedades que van a permitir configurar el campo como a nosotros nos interesa. En la vista diseño de una tabla, mitad inferior de la pantalla están las propiedades del campo seleccionado en la parte superior de la pantalla:


Tamaño del campo
Esta propiedad establece el número máximo de caracteres que podemos introducir en el campo. El valor de la imagen nos muestra que como mucho se pueden introducir 40 caracteres, si intentamos introducir más Access no lo permite. Para poder introducir más tenemos que aumentar el valor. En campos de tipo texto el máximo de caracteres que permite Access es hasta los 255 caracteres. En campos de tipo memo el máximo está en los 65536 caracteres.
Formato
Podemos hacer que los caracteres de un campo aparezcan todos en mayúsculas o minúsculas. Si queremos que aparezcan en mayúsculas simplemente, en esta propiedad tecleamos el carácter >, y para minúsculas teclearemos el carácter <.
Máscara de entrada
En esta propiedad podemos introducir una máscara para conseguir que en un campo estemos obligados a introducir 2,  3 o 4 caracteres o los que nos interesen. También nos permiten hacer que un carácter determinado sea número o letra. Por ejemplo, que estén en mayúsculas los caracteres y que aparezcan tres caracteres y dos números:
>LLL00
Las L obligan a la introducción de letras, cualquier otro carácter no es permitido. Los 0 sirven para obligar a introducir sólo números.
Título
Esta propiedad puede estar en blanco. En ese caso el campo tendrá como nombre el dato introducido en la columna campo de la vista diseño de esa tabla. En cambio, si escribimos algo en esta propiedad, cuando mostremos la tabla con los datos, se observa que el nombre del campo pasa a ser el dato introducido en esta propiedad. Hemos cambiado el título, no el nombre del campo.
Valor predeterminado
Si un campo presenta en muchos registros el mismo dato, podemos ahorrar el escribirlo y hacer que Access lo introduzca de manera automática. Apellidos, ciudades, países se prestan a introducir un apellido, ciudad o país por defecto. Lo escribimos en valor predeterminado, y siempre aparece. Para introducir otro valor, no hay problema, se borra el valor por defecto y lo escribimos.
Regla de validación y texto de validación
En un campo ciudad, por ejemplo, podemos limitar la cantidad de ciudades a introducir. Para limitar a París, Melbourne y Tokio las ciudades que podemos introducir lo haremos escribiendo en regla de validación lo siguiente:
"París" O "Melbourne" O "Tokio"

Así Access en el campo ciudad no permitirá introducir otras ciudades que no sean estas.
Texto de validación nos permite personalizar a nuestro gusto el mensaje que muestra Access si se escribe una una ciudad no permitida por la regla de validación.
Podemos usar operadores >;  <;  =>;  =<; <>,  o expresiones como Negado, Es Nulo, Negado Es Nulo, Entre y  .
Indexado
Permite que Access establezca como índice a un campo para acelerar búsquedas. Los campos clave siempre están indexados
Permitir longitud cero
En esta entrada hablamos de permitir longitud cero y de la propiedad requerido (obligamos a que un campo introduzca datos, información).

martes, 3 de mayo de 2011

Consultas resumen: Criterios o condiciones

Siguiendo al anterior post sobre consultas de resumen, en esta entrada vamos a incluir condiciones en los campos. Pero debemos hacerlo con cuidado, ya que los resultados podrían no ser los esperados. Podemos hacer que los criterios se apliquen antes de realizar el resumen o después de realizar dicho resumen. Vamos a ello.

Criterios después del resumen

Realizar este tipo de consulta es muy sencillo, sólo tenemos que colocar el criterio del campo que interesa limitar en la fila de criterios y ejecutar la consulta. Los resultados que muestran son los registros del resumen efectuado que lo cumplen.
Por ejemplo, de la tabla de Pedidos de la base de datos Neptuno, que viene con Access, vamos a extraer los cargos cuya suma cumpla una determinada condición, supongamos que 25 euros.  Creamos la consulta en la que subimos sólo la tabla Pedidos:


De la tabla bajamos los campos cargo y fecha de pedido:


 ahora ejecutamos la consulta para ver el resultado que muestra:


esto nos dice que el resultado ha dado un total de 480 registros correspondientes a las 480 fechas en las que existen pedidos registrados. A continuación, vamos a establecer la condición sobre el campo Cargo, en la fila de criterios del campo Cargo ponemos la condición, tal como se muestra:

Ejecutamos la consulta:


Como vemos, ahora el número de registros es de 366, es decir, de los 480 registros, sólo 366 cumplen que la suma de cargo es superior a 25 euros. Observando la tabla vemos que en ese campo todas sus cantidades son superiores a 25. En esta consulta, el criterio se ha aplicado después de hacer la consulta resumen.

Criterios antes del resumen

Ahora vamos a aplicar el mismo criterio o condición de forma diferente.  En este caso, el criterio se aplica antes de que se ejecute la consulta.


En este caso, Access selecciona primero aquellos registros cuyo cargo sea superior a 25 euros y sobre ese resultado aplica la suma de cargos agrupados por fechas de pedidos, como vemos el número de registros es distinto:


El número de registros que obtenemos ahora es 359, menor al anterior resultado. Si nos damos cuenta, en el primer caso se hacía la consulta sin importar que valor tuviera el campo Cargo, en cambio ahora si que tiene en cuenta su valor, solo se aplica la consulta solo en aquellos registros cuyo valor de cargo superen 25.
En una consulta resumen tenemos que tener un poco de cuidado a la hora de aplicar los criterios para poder obtener los resultados que nos interesan.

miércoles, 30 de marzo de 2011

Consultas resumen en Access

Las consultas más comunes en una base de datos se limitan a extraer la información contenida en la misma. Pero si usamos las consultas resumen, podemos obtener información añadida. A partir de los datos podemos obtener mas datos, como la cantidad de registros contenidos, el valor de la suma de un campo numérico, etc. Para poder ver como se pueden aplicar criterios podemos consultar a esta entrada.
Para crear una consulta de este tipo, creamos una consulta en vista diseño, subimos la tabla que contiene la información que nos interesa, y bajamos a la cuadricula de diseño QBE, por ejemplo, un campo de tipo numérico que podría ser el sueldo de unos empleados.
El siguiente paso es pulsar en la tecla de totales,

apareciendo en la cuadricula de diseño una nueva fila Total:

Cuando bajamos un campo a la cuadricula, por defecto aparece el término Agrupar por.


Ahí pulsamos y se despliega un menú donde seleccionamos Promedio. Solo nos queda ejecutar la consulta. El resultado es un único valor, el promedio de todos los sueldos que contiene el campo Sueldo. Si además tenemos otro campo, categorías de trabajadores y lo bajamos a la cuadricula de diseño, y dejamos el valor por defecto, Agrupar por, en la fila total, entonces el promedio de sueldo que hemos obtenido antes, se va a descomponer por cada cada categoría de trabajadores que tengamos, es decir, va a sacar el promedio de sueldo de los trabajadores de cada categoría de empleados por separado. El número de registros que vamos a tener ahora es el número de categorías que tengamos en la tabla. Cada uno muestra el promedio de sueldos de los empleados de la categoría de empleo correspondiente. Así de sencillo es hacer una consulta de resumen en Access.

martes, 22 de febrero de 2011

Formularios: Suma continua

En nuestro anterior post hablamos de como hacer una suma continua en un informe. Ahora vamos a ver lo mismo pero en un formulario. Construiremos una paso a paso. Esto nos permite mostrar, registro a registro, el acumulado de una cantidad almacenada en un campo de tipo Número. Comencemos.

Tenemos una tabla con los siguientes registros:

Ahora, lo que nos interesa hacer es un formulario que nos diga la suma de las cantidades almacenadas en el campo cantidad desde el primer registro hasta el registro que estamos visualizando. Creamos un formulario que visualice los campos de nuestra tabla y vamos a vista diseño.
En la sección detalle, debajo de cantidad añadimos un cuadro de texto. En su etiqueta escribimos Cantidad acumulada. Vamos a modificar el nombre del cuadro de texto de ID. Abrimos las propiedades del cuadro de texto y escribimos en la propiedad Nombre IDf (identificador en el formulario):

Volvemos al cuadro de texto de Cantidad acumulada. Botón derecho, propiedades y nos dirigimos a la propiedad Origen del control donde escribiremos la siguiente expresión:

=Dsuma([Cantidad];"Tabla1";"[ID]<=[IDf]")


Nos está indicando que sumemos los valores del campo cantidad de la tabla tabla1 pero sólo de aquellos registros en los que su id sea menor o igual al id (idf) del registro del formulario que estamos visualizando. Por ejemplo. la suma acumulada del campo cantidad en el tercer registro será:




Es decir, la suma de las cantidades de los registros 1, 2 y 3 es 23. Es lo que buscábamos, la suma continua en formularios.


viernes, 11 de febrero de 2011

Suma continua en informes

Cuando elaboramos un informe en Access mostramos datos de varios campos. Algunos pueden ser de tipo numérico. También podemos establecer algún agrupamiento de acuerdo con los datos de un campo.

Veamos como:

De la base de datos ejemplo de Access, Neptuno, creamos un informe basado en la tabla productos. Bajamos los campos IdProveedor, Nombre producto y unidades en existencia. El informe recién creado puede tener esta apariencia:

Para cada producto se muestran las unidades que tenemos en el almacén. Si nos interesa ver las unidades sumadas teniendo en cuenta las anteriores cantidades, habrá que modificar la propiedad suma continua del control unidades en existencia (cantidades que deseamos sumar). De esa forma, para el té la cantidad que debe aparecer será la suma de las cantidades 17 y 39, para el sirope la cantidad que aparece es la suma de 17, 39 y 13, y así sucesivamente.
Access nos ofrece dos posibilidades de hacer la suma. En vista diseño, hacemos clic con el botón derecho en el cuadro de texto UnidadesEnExistencia. Pinchamos en la pestaña Datos. Ahora pinchamos en la propiedad Suma continua, para conseguir que se despliegue el menú. Si seleccionamos Sobre todo (en la propiedad suma continua) entonces la suma la aplicará a lo largo del todo informe, hasta el último producto. En éste, tendremos la suma total de las cantidades almacenadas en el campo UnidadesEnExistencia. Pero si escogemos Sobre grupo entonces la suma continua se hará para proveedor por separado.

En este caso hemos escogido la opción Sobre todo, el resultado es:
Pero si escogemos Sobre grupo tendremos otra situación. Para cada  cambio de proveedor las sumas se reinicializan, el último producto de cada proveedor da la suma de unidades en existencia total del proveedor correspondiente. Tenemos entonces:

Si nos damos cuenta, con el segundo proveedor, la suma no tiene en cuenta las cantidades del primer proveedor, empezando la suma de nuevo. Eso pasa con todos los proveedores.

Resumiendo, la propiedad suma continua nos permite ver información que no tenemos guardada, de forma explicita, en una tabla y que la hacemos visible, modificando sus valores. Recordad que se aplica en el campo que contiene los valores.


sábado, 13 de noviembre de 2010

Algunas propiedades de los objetos de Access

Cuando trabajamos en formularios de Access tenemos la posibilidad de insertar distintos elementos. Se puede citar a los cuadros de texto, etiquetas, botones de comando o cuadros de listas. Todos tienen asociadas determinadas propiedades sobre las que podemos actuar para obtener el comportamiento que interese.
Gracias a esas propiedades, cualquier evento que ocurra puede hacer que una propiedad determinada cambie. Por ejemplo, cargar un formulario o hacer clic en un botón, son eventos que se dan con frecuencia.

Access permite al usuario generar código que se ejecuta cuando suceda determinado evento. A continuación ponemos un procedimiento de evento:

                Sub Mensaje_click ()
                 Msgbox "Este es el mensaje que ves por pulsar el botón"
              End Sub

Todos los procedimientos tienen una línea inicial que comienza con el termino Sub y terminan por la línea End Sub. En medio tenemos el código que se ejecuta cada vez que hacemos clic en el botón Mensaje. Este código nos mostrará el mensaje Este es el mensaje que ves por pulsar en el botón (evento hacer clic).  Provocamos la ejecución del código que insertamos.

Esto permite alterar las propiedades de los distintos objetos de un formulario. Algunas propiedades son las siguientes:

Activate

Para desactivar un cuadro de texto ponemos su propiedad Activate a false:

boton1.activate=False

Visible


Para ocultar un cuadro de texto ponemos su propiedad Visible a false:

Boton1.Visible=False

Para trabajar con las propiedades del formulario en el que estamos, usamos el término Me. Si queremos ocultar el formulario podemos escribir:

Me.visible=False

y para que se pueda ver podemos hacer:

Me.visible=True

Como vemos, el uso y conocimiento de ciertas propiedades de botones o etiquetas nos permite mejorar las prestaciones de un formulario. Así podemos modificar propiedades para que el formulario trabaje como al usuario realmente le interesa.

martes, 5 de octubre de 2010

Navegar entre paneles de control


En un post anterior comentados como crear un panel de control en Access. Ahora vamos añadir más paneles de control en la misma base de datos para tener organizada la información y tener acceso a ella mediante distintos paneles.
Partimos de la misma base de datos de ese post. Habíamos creado un panel de control, tal como vemos en la siguiente imagen:

 Ahora creamos una nueva página o panel de control. Pulsamos en el botón nueva:


con lo que aparece una ventana que nos pregunta por el nombre de la nueva página:


 Si pulsamos en el botón aceptar el resultado es una nueva página de panel de control tal como muestra el administrador de panel de control:

De esta forma cualquier panel de control que añadamos aparecerá en este administrador. Desde aquí podemos añadir o eliminar botones de cada panel o página. Ahora vamos a añadir un botón al panel principal que nos permita acceder al contenido del panel recién creado. 

Para poder ir de un panel de control a otro, vamos a crear un botón en el primer panel. Primero accedemos al panel de control principal, lo seleccionamos en la lista y pulsamos en el botón modificar. Para añadir un nuevo botón pulsamos en el botón nueva, aparece una ventana que la rellenamos para que tenga el siguiente aspecto:


 Pulsamos en el botón aceptar y ya lo tenemos. Creamos ahora un nuevo botón, que nos permita salir de Access cuando lo pulsemos. Volvemos a pulsar en el botón Nueva y rellenamos los datos como sigue:




 Al seleccionar el comando Cerrar la aplicación, automáticamente desaparece el tercer menú, ya no hace falta. Después de estas acciones la ventana Modificar página del panel de control tiene el siguiente aspecto:
 

 Ahora salimos del panel de control, pulsando dos veces en cerrar. Abrimos el formulario panel de control y su aspecto es el siguiente:

Vamos a probar que funciona. Si pinchamos en el botón Cambio de panel debe llevarnos al segundo panel creado, pulsamos y aparece el panel buscado:

 

 Este panel aparece bastante vacío, pues en él no hemos colocado botones, podemos poner, entre otros, un botón que nos lleve de nuevo al panel principal. Los pasos para hacerlo son los mismos que acabamos de explicar.

Actualizar tablas en Excel

En el siguiente ejercicio vamos a ver como actualizar tablas en excel. Nos centraremos en modificar unos precios con código VBA. Modificare...