Calculadora de Word

Con esta entrada se quiere mostrar que el procesador de textos Microsoft contiene una calculadora, que nos permitirá realizar cálculos.

Por ejemplo, si queremos realizar un cálculo, seguiremos una serie de pasos. Supongamos que queremos hacer una multiplicación, la escribimos:

En primer lugar, iremos al menú Herramientas donde seleccionamos la opción Personalizar..

De esta forma se abre la ventana Personalizar. Consta de dos paneles, Categorías y Comandos, donde elegiremos respectivamente Herramientas y Herramientas Calcular:

Ahora queda solo arrastrar Herramientas Calcular a cualquier barra de herramientas. Pinchamos en Herramientas Calcular en comandos y lo arrastramos a una barra de herramientas presente como Formato o Estandar. Una vez colocado soltamos el ratón y la visualización del mismo será:

Cerramos la ventana Personalizar con el botón Cerrar. Ahora ya estamos en condiciones de realizar cualquier cálculo. Para calcular la multiplicación del principio de este post, la seleccionamos y pulsamos en el botón Herramientas Calcular recién insertado. El resultado aparece en la barra de estado tal como muestra la imagen:

Al poco rato la información desaparece de la barra de estado. Como también se copia el resultado en el portapapeles, podremos colocarlo donde nos interese. Hacemos clic con el ratón para ubicar el cursor y pulsaremos CTRL + V, como hemos hecho en este ejemplo. Se ha situado el resultado a continuación de la fórmula que hemos calculado:

A partir de ahora podemos usar esta utilidad todas las veces que nos interese, con cualquier fórmula que nos interese calcular.

Ajuste perfecto de varios elementos de dibujo

Cuando estamos trabajando en Word muchas veces es necesario insertar imágenes o generar nuestras propias imágenes con el uso de los elementos que nos da la barra de herramientas Dibujo. Durante la creación de las mismas nos podemos encontrar con que no podemos alinear o unir perfectamente dos dibujos inicialmente separados. En esta entrada vamos a intentar aclarar un poco que es lo que podemos hacer cuando se presenta esta situación.

Supongamos que hemos insertado una circunferencia y una línea curva como las que vemos:

Nuestra idea es juntar ambas figuras de manera que la curva sea tangente a la circunferencia. Pinchamos en la curva y la llevamos con cuidado a la circunferencia, entonces observamos que no podemos acercarla más. Si seguimos acercando nos pasaremos y lo que aparece es que la curva cruza la línea de la circunferencia. Esto no interesa.

Esto sucede porque los dibujos se colocan ajustándose a una cuadricula que tiene el documento. Cualquier desplazamiento de una figura geométrica o elemento de dibujo se coloca siempre por defecto siguiendo a la cuadricula interna del documento. ¿Qué podemos hacer? Simplemente vamos a desactivar dicha cuadricula para poder colocar una figura como nos interesa. Por tanto vamos a la barra de herramientas de Dibujo, ubicada normalmente por encima de la barra de tareas, y seleccionamos la opción cuadricula:

De esta forma tenemos delante la ventana Cuadrícula de dibujo. Dentro de la misma tenemos la sección Ajustar donde desactivaremos la casilla de verificación Objetos a la cuadrícula. Solo nos queda pulsar el botón Aceptar:

Ahora podemos seleccionar un objeto y desplazarlo libremente por el documento, y nos va permitir unir con mas precisión nuestra circunferencia y nuestra curva:

Existe otra forma de hacerlo. Si no queremos estar continuamente desactivando y activando la casilla de verificación objetos a la cuadrícula, también podemos desplazar un objeto de dibujo seleccionándolo primero y moverlo a otro lugar con la tecla de control ctrl y con las teclas de dirección del teclado. De esta forma hemos desplazado la curva hacia la izquierda para que quede tangente a la circunferencia como vemos en la imagen:

Resumiendo, se puede mover libremente un dibujo desactivando la casilla objetos a la cuadrícula y también se puede desplazar un objeto con las teclas CTRL y teclas de dirección del teclado. Confío en que a partir de ahora puedan realizar o crear sus imágenes con mayor precisión.

Desactivar el lienzo de dibujo

Cuando creamos un documento word, en ciertas ocasiones colocamos dibujos o autoformas. En el proceso de generación de una autoforma word nos coloca de forma automática un lienzo de dibujo que puede resultar molesto. Esta entrada se explica como desactivarlo, para que en el proceso de creación de cualquier autoforma no nos aparezca el lienzo.

Supongamos que queremos colocar una línea, elipse o un rectángulo, como vamos a hacer ahora. En primer lugar pinchamos en autoformas, de la barra de herramientas dibujo:

En el momento de seleccionar el rectángulo, antes de colocarlo en el documento aparece el lienzo:

Si tenemos colocado texto al lado, la aparición del lienzo puede descolocar todo un poco, con lo que resulta un poco molesto. Para evitar que ocurra esto, word nos permite desactivarlo, para que en el proceso de generación de un dibujo o autoforma no aparezca seguiremos una serie de pasos.

En primer lugar, iremos al menú Herramientas y seleccionaremos Opciones:

Nos aparece la ventana Opciones donde seleccionaremos la pestaña General:

Antes de pulsar en aceptar, solo nos queda un paso. Tenemos que desactivar la última de las opciones generales:

Una vez desactivada, ya podemos pulsar en aceptar. A partir de aquí, podemos insertar en nuestro documento autoformas, líneas, flechas o circunferencias sin que salte el lienzo.

Por supuesto, si más adelante nos interesa trabajar con el lienzo, lo podemos volver a activar, accediendo de nuevo a Herramientas / Opciones y marcando "Crear automáticamente lienzo de dibujo al insertar autoformas".

Número de hojas de un libro

Cuando trabajamos bastante en un libro, tenemos la necesidad de usar varias hojas, para separar los datos de una forma adecuada.

Para acceder al contenido de una hoja pulsamos en su pestaña. En ciertas ocasiones, el número de hojas que tiene un libro son numerosas. Entonces contar el número de pestañas puede resultar complicado.

Para conseguirlo rápidamente vamos a mostrar un código que nos permitirá saberlo con un simple clic en un botón o una combinación de teclas. La propiedad Count, del objeto Sheets nos lo va a dar. Introduciremos el siguiente código en un módulo:

Sub contar_hojas()

'Almacenamos en la variable cantidad_hojas la cantidad de hojas presentes en el libro
cantidad_hojas = Sheets.Count
'Mostramos un mensaje en pantalla que nos informa del número de hojas
MsgBox "Este libro tiene " & cantidad_hojas & " hojas de cálculo"

End Sub

Crear un listado alfabético en Access

Una posibilidad que nos ofrece Access en un informe es crear listados alfabéticos de cada registro de una tabla o consulta. Para hacerlo vamos a necesitar la función izq de la que hablamos en una entrada anterior. Veamos como se hace.

En primer lugar, nos situamos dentro de la base de forma que veamos los informes tal como muestra la figura siguiente:

Para crear el informe usaremos el asistente. Haremos doble clic sobre "Crear un informe utilizando el asistente" que nos llevará al primer paso, donde seleccionamos la tabla clientes en el cuadro combinado "Tablas/Consultas". Seleccionamos la tabla Clientes, que nos permite ver los campos de que consta. Para hacer este ejemplo pasaremos los campos que nos interesan que aparezcan en el informe, NombreCompañía y NombreContacto:

En los siguientes pasos nos preguntarán si queremos establecer algún agrupamiento, pero de momento vamos pasando los pasos con el botón Siguiente. Llegamos al estilo, donde elegiremos el que más nos agrade, como pudiera ser, por ejemplo, "Corporativa".

Pulsamos en siguiente y llegamos al último paso del asistente donde teclearemos el nombre que daremos al informe: Listado alfabético de clientes.

Pulsamos en el botón finalizar que nos permite ver la vista preliminar del informe. Queda como sigue:

Cerramos la vista preliminar y vamos a la vista diseño del informe recién creado. Pulsamos el botón dcho. sobre el mismo y seleccionamos Vista diseño como muestra la siguiente imagen:

Ya dentro de la vista diseño pulsaremos en el botón Ordenar y agrupar que nos permitirá abrir una nueva sección en el informe. En Campo/Expresión pulsaremos al final de la celda y seleccionamos el campo NombreCompañía. Nos fijamos, a continuación, en la zona Propiedades del grupo, donde realizaremos dos cambios. El primero es poner a Sí la propiedad Encabezado del grupo. El segundo es ir a la propiedad Agrupar donde seleccionaremos Primeros caracteres. La imagen siguiente nos muestra esos cambios:

Después cerramos esta ventana. En la vista diseño tenemos una nueva sección, Encabezado NombreCompañía. En esta nueva sección colocamos un cuadro de texto pulsando en el botón ab, con lo que nos aparece la siguiente imagen:

La etiqueta del cuadro de texto, donde nos aparece el texto Texto9, no nos interesa, la seleccionamos, y pulsamos en el botón Supr para quitarla.

A continuación dentro del cuadro de texto colocaremos la función izq. Para introducir cualquier función, dentro de un cuadro de texto, lo primero que hay que hacer es teclear el signo igual =. Después se escribe la función y entre paréntesis se escriben los parámetros de la función, siempre separados por el signo ;

Para izq, el primer argumento es el nombre del campo encerrado entre corchetes y como segundo el número de caracteres que queremos que se muestren del campo. En este caso, solo necesitamos un carácter, con lo cual el argumento será 1. La imagen nos muestra como lo hemos escrito dentro del cuadro de texto:

Este cuadro de texto nos va mostrar la primera letra de las compañías. Además va agrupar por letras, es decir, aparece la letra A y a continuación todas las compañías que comienzan por A. Después, aparece la letra B seguida de las compañías que comienzan por B su nombre, y así sucesivamente.

Para destacar cada letra, seleccionamos el cuadro de texto recién creado, reducimos un poco su anchura con un control, y le cambiamos el tamaño y lo ponemos en negrita y subrayado quedando así:

Para que el informe tenga mejor aspecto, modificamos un poco el área Encabezado NombreCompañía, reduciéndola de tamaño subiendo un poco la sección detalle quedando de esta forma:

Ya solo nos queda ver el resultado, pulsamos en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas para ver el resultado.

Como vemos, ahora tenemos a los clientes organizados alfabéticamente y agrupados por letras, a modo de listín telefónico.

Resumiendo, es una técnica que podemos hacerla con el campo que nos interesa, y poder visualizar sus datos de una manera más organizada.

Consultas paramétricas en Access

Access nos permite extraer información almacenada de diversas formas. Puede suceder que en ciertas ocasiones pedimos unos datos a Access mediante una consulta. Más tarde volvemos a pedir información con otra consulta. Si realizamos varias consultas que son iguales pero cambiando solo el valor de los criterios, entonces Access permite realizar todo el conjunto de consultas en una sola. Se hace a través de las consultas paramétricas. Éstas cada vez que se ejecutan nos va pedir que demos valor a los criterios dentro de la consulta. En cada ejecución de la consulta podemos modificar el valor de los criterios. Es decir, establecemos el valor de los criterios en cada ejecución de la consulta. Por lo tanto, irán cambiando los resultados de la consulta cada vez.

Vamos a verlo con un ejemplo. Creamos una consulta en vista diseño, en la cual vamos a trabajar con la tabla Productos, de la que nos va interesar extraer los precios de los productos comprendidos entre dos precios, que determinaremos en el momento de hacer la consulta. Bajamos a la cuadricula de diseño los campos NombreProducto y PrecioUnidad. En la fila de criterios de este último campo ponemos el criterio siguiente:

Entre [Precio más bajo] y [Precio más alto]

Así, en cada ejecución Access pedirá ambos precios. Para que nos pida esos valores, usamos los corchetes, que encierran la pregunta para establecer el criterio. Como queremos dos datos, usamos los corchetes dos veces, para que nos pida ambos precios. El diseño de la consulta queda como sigue:

Ejecutamos la consulta, y Access nos pide el precio más bajo de la siguiente forma:

Escribimos el precio más bajo que nos interesa y pulsamos en aceptar. A continuación aparece la otra ventana donde tecleamos el precio más alto y pulsaremos en aceptar:

El resultado serán los productos comprendidos entre los dos precios introducidos:

En otro momento volvemos a ejecutar la consulta, pero cambiando los precios que nos pide para obtener otros productos.

El precio más bajo que introducimos ahora es:

Y el precio más alto es:

Con lo que el resultado de la consulta queda así:

Como vemos, con una sola consulta obtenemos distintos resultados. El valor de los criterios están parametrizados, y se establecen en el momento de ejecución de la consulta. Es interesante, ya que nos permite ahorrar espacio en disco, además de diseñar solo las consultas que sean necesarias.

Consultas en Access

Vamos a intentar explicar de la mejor manera posible como se realizan determinadas peticiones de información a Access. El medio es crear un objeto de Access al que denominamos consulta.

Unir en un solo campo el contenido de los campos NombreCompañía y NombreContacto de la tabla Clientes.

En primer lugar, crearemos la consulta en vista diseño, subiremos la tabla clientes para tener disponibles los campos con los que nos interesa trabajar.

Ahora nos colocaremos en la primera columna de la cuadricula de diseño, en la mitad inferior de la vista diseño de la consulta, donde teclearemos lo siguiente:

Compañía y contacto:[NombreCompañía]&" "&[NombreContacto]

El texto que está antes de los dos puntos : va a ser el nombre que tenga el nuevo campo. Si no ponemos nada par el nombre, Access por defecto lo nombrará como Expr1.

Después escribiremos el nombre del primer campo que queremos unir. Importante, los nombres de los campos siempre irán encerrados entre corchetes. Para unirlo o pegarlo a otro elemento se usa el carácter &, por lo tanto, lo ponemos. Como no queremos que los dos campos estén unidos sin espacio entre ellos, le añadimos un espacio, que se incorpora encerrándolo entre comillas. Así se hará con cualquier carácter que queramos añadir.

Para colocar el segundo campo colocaremos el segundo & y escribimos el nombre del segundo campo entre corchetes. Podemos unir en un solo campo, el número de elementos que nos interese. Hay que tener cuidado que cada vez que coloquemos un nuevo campo o carácter, no hay que olvidarse de escribir el &. Este símbolo sirve y actúa como unión entre los campos y caracteres que queremos colocar en el nuevo campo. En la consulta la expresión se verá así:

Ahora ya solo nos queda ejecutar la consulta, y para ver el resultado de la misma, pulsaremos en el primer icono de la barra de herramientas (Vista). El resultado que nos mostrará la consulta será el siguiente:

Esto era lo que nos pedía la consulta.

Listar la descripción de las categorías de alimentos que no sean bebidas

En esta consulta tenemos que visualizar todas las categorías excepto una. En una consulta, en vista diseño, subiremos la tabla de categoría, bajaremos el campo NombreCatergoría y colocaremos el cursor en la fila de criterios. Para negar algo en primer lugar escribiremos Negado y después se teclea la categoría que queremos que no aparezca, en este caso bebidas. Por tanto, la vista diseño de la consulta será:

En el resultado vemos que aparecen todas las categorías excepto la que hemos negado, bebidas: