Función concatenar

Hoy nos centramos en una función de excel que nos permite unir en una sola celda el contenido de más de una celda. Dicho de otro modo, podemos colocar en una sola celda el contenido de varias celdas. La función que nos permite hacer esto es la función concatenar, en la versión en inglés de excel se corresponde con concatenate.

Vamos a verlo con un ejemplo. Lo vamos a hacer con una lista. Uniremos el contenido de una columna con el contenido de otra columna. En una entrada anterior, vimos lo contrario, distribuir en varias celdas el contenido de una celda. Los datos son:

Nos colocamos en otra celda (misma fila que fibras naturales, dos columnas a la derecha) donde introducimos concatenar:

Como podemos unir las celdas que nos interesen, solo tenemos que ir seleccionando cada celda, que serán los distintos argumentos de la función. Como deseamos que las cadenas estén separadas por un espacio en blanco, también lo podemos insertar, se hace poniéndolo entre comillas. La forma de hacerlo es como lo muestra la siguiente imagen:

El resultado es el que se muestra a continuación:

Copiamos la formula hacia abajo para obtener el resto de las uniones del principio:

Que es el resultado que estábamos buscando.

Separar texto en varias columnas

En ciertas ocasiones podemos tener una lista de nombres en los que tenemos nombre y apellidos juntos en una misma celda. Nos puede interesar tener nombre y apellidos separados en celdas distintas. Vamos a ver los pasos para separar nombre y apellidos. Al final, tendremos en una columna con todos los apellidos y la columna siguiente con todos los nombres.

Supongamos que tenemos la siguiente lista de nombres:

Queremos conseguir que todos los nombres estén ubicados en la siguiente columna. En primer lugar seleccionamos las celdas que contienen estos datos. Después vamos al menú datos y seleccionamos la opción Texto en columnas...

Observamos que salta el asistente convertir texto en columnas. Tiene tres pasos, en el primer paso tenemos que informar que tipo de datos queremos convertir en columnas. De acuerdo con nuestros datos tenemos una coma después de los apellidos, dejamos la opción Delimitados. Así en el siguiente paso marcaremos la coma como el lugar donde establecer la separación entre apellidos y nombre. También podríamos haber elegido el espacio en blanco.

Pulsamos en el botón siguiente para ir al paso 2. Marcamos la casilla de verificación coma y desmarcamos tabulación (casilla que estaba marcada por defecto).

Pulsamos en el botón siguiente que nos lleva al último paso. En esta ventana observamos ya como nos va a quedar nuestra lista. Pulsamos en el botón finalizar para salir del asistente.

Ahora ya podemos ver que los nombres han sido trasladados a la siguiente columna.

Si entre el nombre y el apellido hubiera un espacio en el paso 2 del asistente hubiéramos marcado la casilla espacio, el resto de los pasos serían lo mismo.

Macros. Evitar el parpadeo

Cuando grabamos una macro, puede ocurrir que durante su ejecución se produzcan parpadeos. Esto provoca que la macro se ejecuta más lentamente además de que su ejecución resulta molesta. Ocurre que la pantalla continuamente se está refrescando con la ejecución de cada instrucción que compone la macro.

Cuando grabamos una macro con la grabadora de macros, Excel graba absolutamente todo, incluyendo el golpeo por error de una tecla. En estas macros, se produce digamos, una ineficiencia, a parte de que parece que es una macro un poco basta, poco refinada. Esto hace a la macro un poco más pesada y abierta a esos parpadeos molestos.

Para evitarlo, vamos a hacer que la propiedad Application.ScreenUpdating tenga el valor FALSE, de modo que durante la ejecución de la macro no se produzcan esos parpadeos.

En primer lugar, seguiremos los siguientes pasos: Herramientas / Macro / Macros. Seleccionamos la macro que nos interesa, y pincharemos en el botón Modificar. Tecleamos lo siguiente:

'

'

'Macro a modificar

'

Sub Macro1()

Application.ScreenUpdating=False

Código de macro1

Application.ScreenUpdating=True

End Sub

Como vemos, al final del código hemos vuelto a activar Application.ScreenUpdating a true, aunque normalmente Excel lo hace automáticamente al término de la ejecución de la macro.

Función repetir de Excel

Esta entrada pretende mostrar como trabaja la función repetir. Lo que hace es mostrar el número de veces que deseemos la cadena de texto que le indiquemos. Repetir tiene dos argumentos:

1. Texto
2. núm_de_veces

como vemos en la figura:

El valor del argumento texto será la cadena de texto a repetir, que irá encerrada entre comillas. Núm_de_veces contendrá el valor numérico que dará las veces repetido el texto. Por ejemplo, en el siguiente ejemplo queremos que la cadena de texto CD se repita 3 veces. La fórmula y los argumentos serán como muestra la siguiente imagen:

El resultado en la celda será el que sigue, aparece tres veces la cadena CD:

Ahora lo hacemos con un solo carácter, A, dándonos:

Ahora lo vamos a aplicar a otro ejemplo un poco más elaborado. Supongamos que tenemos la cantidad de horas de media que duermen los alumnos de 1º de Bachillerato del Colegio A. Haremos una especie de gráfico que nos represente todas la medias mediante la repetición del carácter Z. Introducimos la función repetir en la celda E4 de la siguiente forma:

Con lo que tenemos el nº de horas que duerme por término medio el grupo 1º A.

Copiamos la fórmula de E4 tres veces para tener todos los grupos:

De esta forma, observamos que el carácter Z nos marca de una manera mas visual que grupo duerme más horas. Si nos interesa, podemos modificar el formato del rango E4:E7 para destacar esto un poco más, por ejemplo, en negrita.

Como repetir un elemento de una lista

Cuando introducimos una lista en Excel, en ciertas ocasiones se crea dicha lista con elementos que pueden aparecer varias veces. Los podemos introducir como siempre, a mano, pero también podemos buscar ayudas que nos permitan colocar los elementos más rápidamente para acabar antes.

Veamoslo con un ejemplo. En la siguiente imagen hay una relación de frutas en una columna, y tenemos que seguir completando la lista de frutas, en la que algunas de ellas pueden aparecer repetidas.

Ahora, por ejemplo, queremos volver a introducir naranjas. Vamos a ver como lo hacemos sin necesidad de escribir el término. Activaremos la celda que está debajo de manzanas y pulsaremos las teclas ALT y la flecha que apunta hacia abajo :

Como vemos, debajo de dicha celda aparece la lista de elementos ya escritos en nuestra lista. Solo nos queda seleccionar el elemento que queremos que vuelva a aparecer con el ratón. En este caso hemos seleccionado naranjas:

Con esto, naranjas vuelve a parecer en nuestra lista:

Podemos seguir introduciendo elementos de manera tradicional. En cualquier momento podemos volver a repetir un elemento de la lista. al pulsar de nuevo la combinación de teclas, alt y flecha abajo la lista que aparecerá ahora será más numerosa, por haber introducido más elementos en la misma. Gracias a ello podemos completar la lista en menor tiempo.

Calculadora de Word

Con esta entrada se quiere mostrar que el procesador de textos Microsoft contiene una calculadora, que nos permitirá realizar cálculos.

Por ejemplo, si queremos realizar un cálculo, seguiremos una serie de pasos. Supongamos que queremos hacer una multiplicación, la escribimos:

En primer lugar, iremos al menú Herramientas donde seleccionamos la opción Personalizar..

De esta forma se abre la ventana Personalizar. Consta de dos paneles, Categorías y Comandos, donde elegiremos respectivamente Herramientas y Herramientas Calcular:

Ahora queda solo arrastrar Herramientas Calcular a cualquier barra de herramientas. Pinchamos en Herramientas Calcular en comandos y lo arrastramos a una barra de herramientas presente como Formato o Estandar. Una vez colocado soltamos el ratón y la visualización del mismo será:

Cerramos la ventana Personalizar con el botón Cerrar. Ahora ya estamos en condiciones de realizar cualquier cálculo. Para calcular la multiplicación del principio de este post, la seleccionamos y pulsamos en el botón Herramientas Calcular recién insertado. El resultado aparece en la barra de estado tal como muestra la imagen:

Al poco rato la información desaparece de la barra de estado. Como también se copia el resultado en el portapapeles, podremos colocarlo donde nos interese. Hacemos clic con el ratón para ubicar el cursor y pulsaremos CTRL + V, como hemos hecho en este ejemplo. Se ha situado el resultado a continuación de la fórmula que hemos calculado:

A partir de ahora podemos usar esta utilidad todas las veces que nos interese, con cualquier fórmula que nos interese calcular.

Ajuste perfecto de varios elementos de dibujo

Cuando estamos trabajando en Word muchas veces es necesario insertar imágenes o generar nuestras propias imágenes con el uso de los elementos que nos da la barra de herramientas Dibujo. Durante la creación de las mismas nos podemos encontrar con que no podemos alinear o unir perfectamente dos dibujos inicialmente separados. En esta entrada vamos a intentar aclarar un poco que es lo que podemos hacer cuando se presenta esta situación.

Supongamos que hemos insertado una circunferencia y una línea curva como las que vemos:

Nuestra idea es juntar ambas figuras de manera que la curva sea tangente a la circunferencia. Pinchamos en la curva y la llevamos con cuidado a la circunferencia, entonces observamos que no podemos acercarla más. Si seguimos acercando nos pasaremos y lo que aparece es que la curva cruza la línea de la circunferencia. Esto no interesa.

Esto sucede porque los dibujos se colocan ajustándose a una cuadricula que tiene el documento. Cualquier desplazamiento de una figura geométrica o elemento de dibujo se coloca siempre por defecto siguiendo a la cuadricula interna del documento. ¿Qué podemos hacer? Simplemente vamos a desactivar dicha cuadricula para poder colocar una figura como nos interesa. Por tanto vamos a la barra de herramientas de Dibujo, ubicada normalmente por encima de la barra de tareas, y seleccionamos la opción cuadricula:

De esta forma tenemos delante la ventana Cuadrícula de dibujo. Dentro de la misma tenemos la sección Ajustar donde desactivaremos la casilla de verificación Objetos a la cuadrícula. Solo nos queda pulsar el botón Aceptar:

Ahora podemos seleccionar un objeto y desplazarlo libremente por el documento, y nos va permitir unir con mas precisión nuestra circunferencia y nuestra curva:

Existe otra forma de hacerlo. Si no queremos estar continuamente desactivando y activando la casilla de verificación objetos a la cuadrícula, también podemos desplazar un objeto de dibujo seleccionándolo primero y moverlo a otro lugar con la tecla de control ctrl y con las teclas de dirección del teclado. De esta forma hemos desplazado la curva hacia la izquierda para que quede tangente a la circunferencia como vemos en la imagen:

Resumiendo, se puede mover libremente un dibujo desactivando la casilla objetos a la cuadrícula y también se puede desplazar un objeto con las teclas CTRL y teclas de dirección del teclado. Confío en que a partir de ahora puedan realizar o crear sus imágenes con mayor precisión.