Crear un panel de control en Access

Con este post pretendemos mostrar como crear un panel de control en nuestra base de datos. El panel nos va permitir gestionar la base de datos de una forma mucho más dinámica y agradable. Un panel de control es, en realidad, un formulario al que podemos ir añadiendo botones. Los botones nos permitirán abrir tablas, consultas o ejecutar macros.

El primer paso es ir a la barra de herramientas para crear el panel. Seleccionamos Utilidades de la base de datos y Administrador del panel de control:

 

Como antes no teníamos definido ningún panel de control, aparece una ventana indicándonos que no tenemos panel de control y si queremos que este sea el panel de control principal. Hay que decir, que Access nos permite colocar en una base de datos varios paneles de control. En cada panel de control podemos colocar hasta 8 botones distintos. Con varios paneles podemos desglosar la información por distintos apartados, véase tablas, consultas, informes o por ejemplo, un panel para clientes otro para proveedores y otro para administración según nos convenga.

Pulsamos en el botón Sí y se abre la ventana Administrador del panel de control donde se observa que tenemos un panel de control creado. Este administrador nos va permitir  añadir más paneles  o modificar cada panel. También podemos cerrar el administrador con el botón cerrar o marcar como panel principal un panel creado con posterioridad al que acabamos de crear.

 

 Si queremos añadir botones al panel, lo seleccionamos y pulsamos en el botón modificar. La ventana que se muestra es la siguiente:

Ahora vamos a colocar botones en el panel para que podamos trabajar con él. Pondremos dos botones, uno para ver ver los clientes de Canadá que tiene almacenados nuestra base de datos. También colocaremos la vista del formulario con la relación de empleados. Los clientes de Canadá los vemos a partir de la consulta correspondiente que hemos creado al efecto:

 

En la ventana Modificar página del panel de control pulsamos en el botón Nueva... que nos lleva a una nueva ventana:

 Hay que ir a comando, para seleccionar la acción que deseamos que se ejecute. Como no existe ningún comando que muestre el contenido de consultas, lo haremos a través de una macro (que nos abre la macro). El comando que seleccionamos es Ejecutar macro. 

Crear macro

Por tanto, vamos a crear una macro que nos abra la consulta. Vamos a Objetos, pulsamos en Macros y en Nuevo. Se abre la vista diseño de una nueva macro. Ahora nos vamos a la ventana de la base de datos y pulsamos en consultas para verlas. Con el ratón pinchamos en la consulta que queremos llevar al panel de control. Sin dejar de pulsar se arrastra a la primera línea de la columna Acción de la vista diseño. Nos queda esto:

Así, acción y sus argumentos quedan perfectamente definidos, y solo nos queda guardar la nueva macro con el nombre que deseemos (Clientes de Canadá). Volvemos al panel de control. En el administrador del panel de control, con el panel seleccionado pulsamos en el botón modificar, para poder hacer clic en el botón Nuevo para insertar un elemento que nos abra la consulta de los clientes canadienses. En comando seleccionamos Ejecutar macro y en Macro seleccionamos la macro que hemos creado ahora, Clientes de Canadá:

 Pulsamos en Aceptar y ya tenemos creado el primer botón del panel de control:

Este proceso lo podemos repetir hasta ocho veces en cada panel, como ya hemos comentado antes. Para salir de aquí pulsamos un par de veces en Cerrar (cerramos dos ventanas). Ahora vamos a formularios y hacemos doble clic en el formulario Panel de control que queda así:

que es el panel de control que deseábamos crear. Podemos añadir más botones siguiendo el mismo proceso que descrito en este post.

Estas acciones de crear el panel de control ha provocado que tengamos una nueva tabla en la base de datos llamada Switchboard Items y un nuevo formulario, ya mencionado, Panel de control:

 

Eliminar elementos repetidos en Excel 2007

Dada la amplitud de una hoja de cálculo, podemos introducir muchos datos. Creamos largas listas, con las que trabajamos. En estas listas los elementos introducidos pueden repetirse o no, dependiendo de nuestras necesidades.

En ciertas ocasiones puede interesar que los elementos que introducimos no se repitan. Si queremos asegurarnos de que no hay elementos repetidos, usaremos una nueva herramienta que viene incorporada en la versión 2007. Nos permite eliminar los elementos repetidos, y se denomina quitar duplicados. Se encuentra en la cinta Datos, sección Herramientas de datos:

El primer paso es tener una lista con datos. Vamos a crearla y nos vamos a preocupar de introducir datos repetidos a propósito. Por ejemplo:

Ahora tenemos la lista con varios elementos repetidos (producto 2, producto 6, etc). Lo que vamos a hacer ahora es eliminar esos elementos repetidos, para tener la lista sin repeticiones. El primer paso es seleccionar toda la lista.

Y después basta con hacer un clic en Quitar duplicados:

Aparece una ventana que nos pregunta cual es la lista, como ya está seleccionada y no hemos seleccionado encabezados, pulsamos en el botón aceptar:

El resultado es inmediato, la misma lista pero sin elementos repetidos:

Como se observa, ya no tenemos ningún producto que aparece más de una vez. Además, también aparece un cuadro de dialogo que nos informa de los elementos repetidos que han sido eliminados de la lista:

También nos proporciona el número de datos que permanecen en la lista.

Cerrar formulario con botón en Access 2007

Para cerrar cualquier ventana nada tan sencillo como hacer clic la X de la esquina superior dcha. de una ventana. Con este post, se mostrará otra forma de cerrar una ventana de un formulario de otra forma. Crearemos un botón de comando que al pulsarlo cierre el formulario que contiene el propio botón.

Creamos un formulario en blanco, lo único que vamos a colocar es el botón que permita cerrarlo. Por defecto el nombre que le da Access es Formulario1. Ahora colocamos el botón en el mismo. Para añadir elementos al formulario, tenemos que verlo en vista diseño. Para ello pulsamos con el botón derecho en la pestaña del formulario.

  

donde seleccionamos Vista diseño. Ahora es el momento de colocar el botón. En primer lugar nos aseguramos de que el botón Asistente de controles está activado. En caso contrario, lo activamos con un clic.

De esta forma, al colocar el botón saltará el asistente del botón de comando.

Al acabar de colocar el botón, el asistente para botones de comando aparece:

En categorías elegimos Operaciones con formularios, y en acciones seleccionamos Cerrar formulario.

Pulsamos en Siguiente y solo queda poner un texto en el botón o poner una imagen. Para el ejemplo vamos a seleccionar Texto: Cerrar formulario. Ahora pulsamos en el botón Finalizar. La imagen que queda del botón es:

Ahora ya podemos dejar la vista diseño y comprobar que funciona el botón. Volvemos a Vista formulario con el botón derecho en la pestaña del formulario. Después pulsamos en el botón para que cierre el formulario. Como no hemos guardado nada nos preguntará primero si deseamos guardar los cambios (nuevo botón, formulario...). Pulsamos en Si.

Aparece otra ventana que nos pide que le demos un nombre al nuevo formulario. Pulsamos en Aceptar directamente y el formulario queda guardado y cerrado.

La pestaña del formulario desaparece.

El proceso que hemos visto es muy similar en la versión Access 2003. El asistente de control de botones es el mismo.

La función pago

Dentro de las funciones financieras, nos permiten realizar cálculos de tipo económico, que podemos usar con Excel, tenemos la función pago. Cuando solicitamos un crédito en un banco, debemos ir pagándolo con mensualidades, anualidades... Pago nos calcula esas cantidades.

Pago tiene cinco argumentos. Los dos últimos son opcionales. Hacen referencia a si vamos a hacer el pago al principio o final de cada periodo, y el otro es si con el crédito vamos a financiar o no todo el capital prestado.

Supongamos que deseamos financiar 25000 €, a una tasa anual del 5,25% en 6 años.

Vamos a hallar la cantidad mensual que hay que pasar al banco en estas condiciones. Tecleamos la función donde queremos tener el resultado.

Como deseamos hacer el cálculo mensual, la tasa debe ser también mensual. La tasa la dividimos entre doce pues el dato que tenemos es anual. El argumento nper es el número de pagos que vamos a realizar en los 6 años. El dato será multiplicar el número de años por 12 meses. Tenemos ya así calculado el número de pagos total. Va hace referencia al capital que financiamos. Por tanto, escribimos la función con sus argumentos:

Pulsamos en aceptar, y tenemos el dato que buscamos:

Se observa que el resultado aparece en rojo, esto es así por que es un pago, salida de dinero, y Excel lo coloca en rojo. Si queremos que sea positivo y que no esté en rojo, solo hay que introducir el argumento capital (el tercero Va) con un signo menos -. Editamos la fórmula y colocamos el signo menos:

Así, el resultado será positivo:

Si se desea devolver el dinero por anualidades, un solo pago cada año, para el mismo préstamo, el cálculo del mismo será así:

El resultado es:

Con una función sencilla podemos aproximarnos un poco a los pagos que hacemos a los bancos, hipotecas, coches o vacaciones que deseamos financiar. Nos va a dar una idea de lo que vamos a pagar mientras dure el préstamo.

Gráficos SmartArt

En Excel 2007, y también en PowerPoint aparece un nuevo elemento. Pretende que los usuarios puedan comunicar información de forma visual. Podemos crear gráficos SmartArt para mostrar listas o procesos o insertar un organigrama. En esta entrada vamos a ver como crear un gráfico SmartArt en PowerPoint 2007.

En una diapositiva de una presentación (o archivo) de PowerPoint insertaremos el nuevo gráfico. Pulsamos en la pestaña Insertar y después en SmartArt:

Aparece la ventana Elegir un gráfico SmartArt. Contiene tres zonas. En la primera podemos elegir el tipo de SmartArt que queremos construir. En la segunda zona seleccionamos el que nos interesa con un simple clic. Y en la última zona aparece una descripción más detallada del elemento seleccionado en la segunda zona.

Pulsamos en aceptar y ya podemos introducir la información que nos interesa. Seleccionamos antes el gráfico Lista de bloques verticales antes de aceptar. El resultado que nos muestra es el siguiente:

Para rellenar no tenemos más que escribir en el panel que aparece a la izquierda. Cada vez que escribimos un nuevo elemento se va agregando al gráfico. El título lo colocamos en el cuadro de la diapositiva dando un clic. Si deseamos añadir una nueva sección en el último elemento pulsamos en intro y después pulsamos en la tecla tabulador (debajo de la tecla del uno) con la tecla shift (flecha hacia arriba) pulsada.

Trabajando con estos elementos podemos obtener algo como:

El resultado final aparece simplemente pulsando fuera:

Como vemos, este SmartArt ha permitido construir una lista resumen de los distintos elementos que nos podemos encontrar en Excel.

Como introducir información y recibir respuesta en Excel

Vamos a trabajar un poco con código en Excel de forma que nos pida información, y de acuerdo con esa información recibiremos una respuesta. En código VBA usaremos dos elementos:

• InputBox
• MsgBox

Cuando ejecutemos la macro que contiene inputbox, aparece un cuadro de dialogo pidiendo datos. Con msgbox ejecutándose muestra una ventana con unos datos. Vamos a crear una macro que nos pida unos datos y de acuerdo con ellos nos dará una respuesta.

Pinchamos en Programador y después en Visual Basic:

Como muestra la imagen, también podemos pulsar la combinación de teclas Alt+F11 para poder introducir el código de la macro. Introducimos un nuevo módulo con Insertar / Módulo. Ahora vamos a introducir un módulo con los elementos de los que hablamos. Escribiremos:

Sub introducir_datos()

  Dim Autor As String
  Dim titulo As String
  Dim Mensaje As String
  autor = InputBox("Introducir autor:", "Datos del libro")
  titulo = InputBox("Introducir Título:", "Datos del libro")
  Mensaje = "Bienvenido, el título es: " & titulo & " y el autor es: " & autor
  MsgBox Mensaje
End Sub

Con dim definimos 3 variables, autor, titulo y mensaje. Con cada inputbox pedimos al usuario de Excel que introduzca datos, el primero le pide el autor del libro, y el segundo el título del libro. Los datos se almacenan en las variables autor y titulo respectivamente. Ahora solo queda visualizar los datos. Unimos en primer lugar las variables titulo y autor en la variable mensaje con el símbolo & e incluyendo texto entrecomillado. Ahora msgbox muestra la variable mensaje al completo.

Cerramos la ventana de VBA. Vamos ahora a insertar un botón que ejecute la macro. pinchamos en la cinta del programador en insertar:

y seleccionamos el botón de los controles de formulario (el primer botón). Encima de las celdas arrastramos el ratón pinchando para ubicar el botón:

Aparece automáticamente la ventana:

Donde solo tenemos que seleccionar la macro que se ejecutará al pinchar en el botón. Como solo hay una macro la seleccionamos y pinchamos en aceptar. También podemos cambiar el nombre del botón. Hacemos un clic al comienzo del texto y ponemos el nuevo nombre y hacemos clic en una celda cualquiera que da como resultado el botón:

Ya solo queda ver el resultado, hacemos un clic en el botón aparece el siguiente resultado donde introduciremos el primer dato:

al pulsar en aceptar, aparece el otro cuadro de dialogo pidiendo el título del libro, que lo escribimos:

Por último, al pulsar en aceptar aparece el cuadro de dialogo que genera msgbox mostrando el resultado que buscamos:

Hemos visto como crear una macro que nos pide datos, y después visualiza información con ayuda de dos comandos inputbox, para dar información a Excel, y con msgbox muestra información almacenada en una variable.

Además hemos asociado a la macro a un botón que permite ejecutar la macro con un simple clic.