Función desref

Es una función de referencia de búsqueda de Excel. Nos va a permitir generar rangos de celdas que se puedan contraer o expandir. En este post vamos a ver como funciona la función.

Desref consta de cinco argumentos, de los cuales, el cuarto y quinto son opcionales, es decir, podemos darles valor o no, según nos convenga.

En primer lugar, vamos a usarla con los tres primeros argumentos, son los siguientes:

1. Ref
2. Filas
3. Columnas

Dejamos para otra entrada alto y ancho. El argumento ref  hace referencia a la celda origen. El segundo y tercer argumento muestra el desplazamiento en número de celdas con respecto al argumento ref. Por ejemplo, sí los argumentos filas y columnas son cero el resultado de la función dará el contenido de la celda marcada como referencia en el primer argumento. Entonces:

=desref(A1;0;0)

Si en la celda A1 tenemos el dato función desref, entonces el resultado de la función será función desref, es decir, el mismo.

Veamos más ejemplos. Partimos de los siguientes datos:

En una celda introducimos la siguiente fórmula:

El resultado será, de acuerdo con la tabla, Fotografía puesto que fotografía se encuentra una fila por debajo y una columna después de la celda referencia, A4 (fotografía está en la celda B5).

Otro ejemplo, ahora vamos a cambiar los argumentos para obtener otro resultado. Si queremos obtener el número de alumnos inscritos en el curso de botánica la función será la siguiente:

Ahora nos desplazamos 0 filas y dos columnas hacia la derecha con respecto a la celda A4.El resultado es entonces:

El manejo de la función con tres argumentos es sencillo de usar. En un próximo post tendremos en cuenta a todos los argumentos. Como avanzadilla diremos que el cuarto y quinto argumento sirven para hacer referencia a un rango con un número determinado de filas y columnas de tamaño. Esto permite definir rangos dinámicos, que se expanden automáticamente en función del número de celdas con datos.

Navegar entre paneles de control

En un post anterior comentados como crear un panel de control en Access. Ahora vamos añadir más paneles de control en la misma base de datos para tener organizada la información y tener acceso a ella mediante distintos paneles.

Partimos de la misma base de datos de ese post. Habíamos creado un panel de control, tal como vemos en la siguiente imagen:

 Ahora creamos una nueva página o panel de control. Pulsamos en el botón nueva:

con lo que aparece una ventana que nos pregunta por el nombre de la nueva página:

 Si pulsamos en el botón aceptar el resultado es una nueva página de panel de control tal como muestra el administrador de panel de control:

De esta forma cualquier panel de control que añadamos aparecerá en este administrador. Desde aquí podemos añadir o eliminar botones de cada panel o página. Ahora vamos a añadir un botón al panel principal que nos permita acceder al contenido del panel recién creado. 

Para poder ir de un panel de control a otro, vamos a crear un botón en el primer panel. Primero accedemos al panel de control principal, lo seleccionamos en la lista y pulsamos en el botón modificar. Para añadir un nuevo botón pulsamos en el botón nueva, aparece una ventana que la rellenamos para que tenga el siguiente aspecto:

 Pulsamos en el botón aceptar y ya lo tenemos. Creamos ahora un nuevo botón, que nos permita salir de Access cuando lo pulsemos. Volvemos a pulsar en el botón Nueva y rellenamos los datos como sigue:

 Al seleccionar el comando Cerrar la aplicación, automáticamente desaparece el tercer menú, ya no hace falta. Después de estas acciones la ventana Modificar página del panel de control tiene el siguiente aspecto:

 

 Ahora salimos del panel de control, pulsando dos veces en cerrar. Abrimos el formulario panel de control y su aspecto es el siguiente:

 

Vamos a probar que funciona. Si pinchamos en el botón Cambio de panel debe llevarnos al segundo panel creado, pulsamos y aparece el panel buscado:

 

 Este panel aparece bastante vacío, pues en él no hemos colocado botones, podemos poner, entre otros, un botón que nos lleve de nuevo al panel principal. Los pasos para hacerlo son los mismos que acabamos de explicar.

La función buscarv

Normalmente cada negocio puede llevar un registro de sus clientes, proveedores o productos. Esa lista puede ser larga, lo que provoca que la búsqueda de algún dato en la misma se puede convertir en una tarea tediosa. Excel proporciona para estos casos una herramienta muy útil, la función buscarv. Vamos a ver como funciona y como podemos implementarla.

En primer lugar, se muestran los datos a partir de los cuales vamos a construir la función. Podemos imaginarnos una tabla con más filas y columnas, pero bastará para ver como funciona la función. Los datos a partir que vamos a necesitar son los siguientes:

Y ahora creamos las siguientes celdas, que nos ayudarán a conocer los datos que nos interesan de un producto determinado por su código:

Así introduciendo el código del producto que nos interesa obtenemos automáticamente el resto de los datos del  producto. Todos los datos están extraídos de la lista de datos inicial.

Buscarv nos pide cuatro argumentos:

• Valor buscado
• Matriz de datos
• Índice de columna
• Ordenado

En nuestro ejemplo, Valor buscado será el valor que colocamos en la celda H2. De acuerdo con ese valor, buscarv localizará el nombre o el número de unidades. Para que tenga éxito la búsqueda el dato colocado en H2 debe estar presente en la primera columna de la lista de datos inicial. Si los valores de la primera columna son numéricos, el valor buscado puede ser uno que esté entre esos valores, no es necesario que sean los mismos.

Matriz de datos representa el conjunto de celdas que contienen todos los datos con los que trabaja buscarv.

Indicador de columna es la columna (dada con valor numérico) que contiene el valor que deseamos que buscarv nos muestre como resultado.

Ordenado puede ser verdadero o falso. Hace referencia a la primera columna de la matriz de datos, si está ordenada su valor es verdadero, y si no será falso. Además, si es falso el valor buscado debe ser alguno de la primera columna, no se admite otro valor,  en este caso no devuelve datos.

Introducimos un código en la celda H2. Después nos posicionamos en la celda H3. Escribimos la función buscarv para que nos devuelva el nombre.

Como el código está en H2, hacemos clic en la celda, tecleamos; y como matriz de datos seleccionamos todas las celdas de la tabla de datos inicial. La primera fila contiene los títulos de cada columna, no la tenemos en cuenta, como vamos a copiar la fórmula para las unidades, la fecha de entrada y el precio unidad entonces fijamos su referencia a las celdas con una referencia absoluta. Lo mismo vamos a hacer con la referencia al valor buscado. Esto nos permite copiar la fórmula sin que cambien dichas referencias. Y como tercer argumento escribimos un 2 pues queremos que nos devuelva el nombre del producto. Como ordenado no ponemos nada pues vemos que están ordenados los códigos. En este caso también podemos colocar falso para obtener la referencia exacta del código del producto.

Solo queda copiar la fórmula en las celdas H4; H5 y H6. Para obtener los resultados esperados solo tenemos que cambiar el tercer argumento, indicador de columnas, por el número correspondiente a las unidades, fecha y para el precio (3, 4 y 5 respectivamente). Así completamos la columna H.

Quizás tengas que hacer algún cambio de formato para que los datos aparezcan como nos interesa, formato fecha o formato general. A partir de ahora, poner un nuevo código producto en H2, mostrará automáticamente el nombre, número de unidades, fecha de entrada y el precio unidad de ese nuevo producto. Por ejemplo, si en H2 escribimos P-6 nos quedará:

Resumiendo, podemos decir que buscarv es una buena herramienta para recuperar datos de grandes listas de datos de una forma sencilla y rápida.

Crear un panel de control en Access

Con este post pretendemos mostrar como crear un panel de control en nuestra base de datos. El panel nos va permitir gestionar la base de datos de una forma mucho más dinámica y agradable. Un panel de control es, en realidad, un formulario al que podemos ir añadiendo botones. Los botones nos permitirán abrir tablas, consultas o ejecutar macros.

El primer paso es ir a la barra de herramientas para crear el panel. Seleccionamos Utilidades de la base de datos y Administrador del panel de control:

 

Como antes no teníamos definido ningún panel de control, aparece una ventana indicándonos que no tenemos panel de control y si queremos que este sea el panel de control principal. Hay que decir, que Access nos permite colocar en una base de datos varios paneles de control. En cada panel de control podemos colocar hasta 8 botones distintos. Con varios paneles podemos desglosar la información por distintos apartados, véase tablas, consultas, informes o por ejemplo, un panel para clientes otro para proveedores y otro para administración según nos convenga.

Pulsamos en el botón Sí y se abre la ventana Administrador del panel de control donde se observa que tenemos un panel de control creado. Este administrador nos va permitir  añadir más paneles  o modificar cada panel. También podemos cerrar el administrador con el botón cerrar o marcar como panel principal un panel creado con posterioridad al que acabamos de crear.

 

 Si queremos añadir botones al panel, lo seleccionamos y pulsamos en el botón modificar. La ventana que se muestra es la siguiente:

Ahora vamos a colocar botones en el panel para que podamos trabajar con él. Pondremos dos botones, uno para ver ver los clientes de Canadá que tiene almacenados nuestra base de datos. También colocaremos la vista del formulario con la relación de empleados. Los clientes de Canadá los vemos a partir de la consulta correspondiente que hemos creado al efecto:

 

En la ventana Modificar página del panel de control pulsamos en el botón Nueva... que nos lleva a una nueva ventana:

 Hay que ir a comando, para seleccionar la acción que deseamos que se ejecute. Como no existe ningún comando que muestre el contenido de consultas, lo haremos a través de una macro (que nos abre la macro). El comando que seleccionamos es Ejecutar macro. 

Crear macro

Por tanto, vamos a crear una macro que nos abra la consulta. Vamos a Objetos, pulsamos en Macros y en Nuevo. Se abre la vista diseño de una nueva macro. Ahora nos vamos a la ventana de la base de datos y pulsamos en consultas para verlas. Con el ratón pinchamos en la consulta que queremos llevar al panel de control. Sin dejar de pulsar se arrastra a la primera línea de la columna Acción de la vista diseño. Nos queda esto:

Así, acción y sus argumentos quedan perfectamente definidos, y solo nos queda guardar la nueva macro con el nombre que deseemos (Clientes de Canadá). Volvemos al panel de control. En el administrador del panel de control, con el panel seleccionado pulsamos en el botón modificar, para poder hacer clic en el botón Nuevo para insertar un elemento que nos abra la consulta de los clientes canadienses. En comando seleccionamos Ejecutar macro y en Macro seleccionamos la macro que hemos creado ahora, Clientes de Canadá:

 Pulsamos en Aceptar y ya tenemos creado el primer botón del panel de control:

Este proceso lo podemos repetir hasta ocho veces en cada panel, como ya hemos comentado antes. Para salir de aquí pulsamos un par de veces en Cerrar (cerramos dos ventanas). Ahora vamos a formularios y hacemos doble clic en el formulario Panel de control que queda así:

que es el panel de control que deseábamos crear. Podemos añadir más botones siguiendo el mismo proceso que descrito en este post.

Estas acciones de crear el panel de control ha provocado que tengamos una nueva tabla en la base de datos llamada Switchboard Items y un nuevo formulario, ya mencionado, Panel de control:

 

Eliminar elementos repetidos en Excel 2007

Dada la amplitud de una hoja de cálculo, podemos introducir muchos datos. Creamos largas listas, con las que trabajamos. En estas listas los elementos introducidos pueden repetirse o no, dependiendo de nuestras necesidades.

En ciertas ocasiones puede interesar que los elementos que introducimos no se repitan. Si queremos asegurarnos de que no hay elementos repetidos, usaremos una nueva herramienta que viene incorporada en la versión 2007. Nos permite eliminar los elementos repetidos, y se denomina quitar duplicados. Se encuentra en la cinta Datos, sección Herramientas de datos:

El primer paso es tener una lista con datos. Vamos a crearla y nos vamos a preocupar de introducir datos repetidos a propósito. Por ejemplo:

Ahora tenemos la lista con varios elementos repetidos (producto 2, producto 6, etc). Lo que vamos a hacer ahora es eliminar esos elementos repetidos, para tener la lista sin repeticiones. El primer paso es seleccionar toda la lista.

Y después basta con hacer un clic en Quitar duplicados:

Aparece una ventana que nos pregunta cual es la lista, como ya está seleccionada y no hemos seleccionado encabezados, pulsamos en el botón aceptar:

El resultado es inmediato, la misma lista pero sin elementos repetidos:

Como se observa, ya no tenemos ningún producto que aparece más de una vez. Además, también aparece un cuadro de dialogo que nos informa de los elementos repetidos que han sido eliminados de la lista:

También nos proporciona el número de datos que permanecen en la lista.

Cerrar formulario con botón en Access 2007

Para cerrar cualquier ventana nada tan sencillo como hacer clic la X de la esquina superior dcha. de una ventana. Con este post, se mostrará otra forma de cerrar una ventana de un formulario de otra forma. Crearemos un botón de comando que al pulsarlo cierre el formulario que contiene el propio botón.

Creamos un formulario en blanco, lo único que vamos a colocar es el botón que permita cerrarlo. Por defecto el nombre que le da Access es Formulario1. Ahora colocamos el botón en el mismo. Para añadir elementos al formulario, tenemos que verlo en vista diseño. Para ello pulsamos con el botón derecho en la pestaña del formulario.

  

donde seleccionamos Vista diseño. Ahora es el momento de colocar el botón. En primer lugar nos aseguramos de que el botón Asistente de controles está activado. En caso contrario, lo activamos con un clic.

De esta forma, al colocar el botón saltará el asistente del botón de comando.

Al acabar de colocar el botón, el asistente para botones de comando aparece:

En categorías elegimos Operaciones con formularios, y en acciones seleccionamos Cerrar formulario.

Pulsamos en Siguiente y solo queda poner un texto en el botón o poner una imagen. Para el ejemplo vamos a seleccionar Texto: Cerrar formulario. Ahora pulsamos en el botón Finalizar. La imagen que queda del botón es:

Ahora ya podemos dejar la vista diseño y comprobar que funciona el botón. Volvemos a Vista formulario con el botón derecho en la pestaña del formulario. Después pulsamos en el botón para que cierre el formulario. Como no hemos guardado nada nos preguntará primero si deseamos guardar los cambios (nuevo botón, formulario...). Pulsamos en Si.

Aparece otra ventana que nos pide que le demos un nombre al nuevo formulario. Pulsamos en Aceptar directamente y el formulario queda guardado y cerrado.

La pestaña del formulario desaparece.

El proceso que hemos visto es muy similar en la versión Access 2003. El asistente de control de botones es el mismo.