Formularios: Suma continua

En nuestro anterior post hablamos de como hacer una suma continua en un informe. Ahora vamos a ver lo mismo pero en un formulario. Construiremos una paso a paso. Esto nos permite mostrar, registro a registro, el acumulado de una cantidad almacenada en un campo de tipo Número. Comencemos.

Tenemos una tabla con los siguientes registros:

Ahora, lo que nos interesa hacer es un formulario que nos diga la suma de las cantidades almacenadas en el campo cantidad desde el primer registro hasta el registro que estamos visualizando. Creamos un formulario que visualice los campos de nuestra tabla y vamos a vista diseño.

En la sección detalle, debajo de cantidad añadimos un cuadro de texto. En su etiqueta escribimos Cantidad acumulada. Vamos a modificar el nombre del cuadro de texto de ID. Abrimos las propiedades del cuadro de texto y escribimos en la propiedad Nombre IDf (identificador en el formulario):

Volvemos al cuadro de texto de Cantidad acumulada. Botón derecho, propiedades y nos dirigimos a la propiedad Origen del control donde escribiremos la siguiente expresión:

=Dsuma([Cantidad];"Tabla1";"[ID]<=[IDf]")

Nos está indicando que sumemos los valores del campo cantidad de la tabla tabla1 pero sólo de aquellos registros en los que su id sea menor o igual al id (idf) del registro del formulario que estamos visualizando. Por ejemplo. la suma acumulada del campo cantidad en el tercer registro será:

Es decir, la suma de las cantidades de los registros 1, 2 y 3 es 23. Es lo que buscábamos, la suma continua en formularios.

Suma continua en informes

Cuando elaboramos un informe en Access mostramos datos de varios campos. Algunos pueden ser de tipo numérico. También podemos establecer algún agrupamiento de acuerdo con los datos de un campo.

Veamos como:

De la base de datos ejemplo de Access, Neptuno, creamos un informe basado en la tabla productos. Bajamos los campos IdProveedor, Nombre producto y unidades en existencia. El informe recién creado puede tener esta apariencia:

Para cada producto se muestran las unidades que tenemos en el almacén. Si nos interesa ver las unidades sumadas teniendo en cuenta las anteriores cantidades, habrá que modificar la propiedad suma continua del control unidades en existencia (cantidades que deseamos sumar). De esa forma, para el té la cantidad que debe aparecer será la suma de las cantidades 17 y 39, para el sirope la cantidad que aparece es la suma de 17, 39 y 13, y así sucesivamente.

Access nos ofrece dos posibilidades de hacer la suma. En vista diseño, hacemos clic con el botón derecho en el cuadro de texto UnidadesEnExistencia. Pinchamos en la pestaña Datos. Ahora pinchamos en la propiedad Suma continua, para conseguir que se despliegue el menú. Si seleccionamos Sobre todo (en la propiedad suma continua) entonces la suma la aplicará a lo largo del todo informe, hasta el último producto. En éste, tendremos la suma total de las cantidades almacenadas en el campo UnidadesEnExistencia. Pero si escogemos Sobre grupo entonces la suma continua se hará para proveedor por separado.

En este caso hemos escogido la opción Sobre todo, el resultado es:

Pero si escogemos Sobre grupo tendremos otra situación. Para cada  cambio de proveedor las sumas se reinicializan, el último producto de cada proveedor da la suma de unidades en existencia total del proveedor correspondiente. Tenemos entonces:

Si nos damos cuenta, con el segundo proveedor, la suma no tiene en cuenta las cantidades del primer proveedor, empezando la suma de nuevo. Eso pasa con todos los proveedores.

Resumiendo, la propiedad suma continua nos permite ver información que no tenemos guardada, de forma explicita, en una tabla y que la hacemos visible, modificando sus valores. Recordad que se aplica en el campo que contiene los valores.

PowerPoint: las teclas B y N

Como comenta Carles Caño en la entrada La mejor diapositiva de PowerPoint de su blog PresentArte el orador es el centro de la exposición de un tema. PowerPoint es un medio, recurso que permite al orador ir exponiendo las distintas ideas. Por ello, el orador no puede digamos, dejarse "comer" por la presentación de PowerPoint. Debe utilizar su presentación para que le sirva de apoyo. Incluso en un momento dado, para atraer la atención sobre él puede ocultar la presentación sin más que pulsar la tecla N (pantalla Negra).

Cuando quiera volver a mostrar las diapositivas solo tiene que pulsar la tecla B (de Blanco).

Así, puede seguir la presentación como antes. Algunos autores como Dave Paradi consideran la mejor diapositiva a la que está en negro, ya que la atención del público se dirige en exclusiva al ponente, núcleo de la presentación: "La mejor diapositiva es una diapositiva en negro, donde no aparece nada en pantalla".

Pon tus imágenes en la galería

En cualquier presentación colocamos imágenes para hacerla más atractiva. Office tiene una galería de imágenes. Pero muchas veces añadimos otras a la presentación. Si queremos que éstas estén a nuestra disposición en cualquier momento para hacer otra presentación, las podemos añadir a la galería tranquilamente. Veamos como.

Por ejemplo, vamos añadir a la galería la siguiente imagen:

En el menú Insertar elegimos Imagen/Imágenes prediseñadas...

Aparece el panel de tareas que nos va permitir seleccionar la imagen que queremos colocar en una diapositiva. Pero esto ahora no interesa. El siguiente paso es hacer clic en Organizar clips... dentro del panel de tareas, abajo. Se abre la siguiente ventana:

Pulsamos en el botón Más adelante para que se cierre la ventana Agregar clips a la galería. Ahora copiamos la imagen a colocar y la pegamos en el panel de la derecha. En el panel izquierdo tenemos una serie de carpetas. ahí podemos decidir en que galería de colecciones se coloca la imagen. Seleccionamos una, por ejemplo, clips sin clasificar, y pegamos la imagen con Edición / Copiar:

La última de la imagen es la que hemos añadido. Ahora cerramos la ventana sin más. La imagen ya está en la galería. Vamos a comprobarlo. En imágenes prediseñadas pulsamos en el botón buscar (dejamos vacío el cuadro de buscar) y aparecen una serie de imágenes entre las que está la imagen que acabamos de insertar:

Ahí está, la última de las mostradas. Ahora podemos disponer de ella cuando nos guste para las siguientes presentaciones. No tenemos necesidad de buscarla en otros sitios.

Formas de ejecutar una macro en Excel

Vamos a ver algunas formas que tenemos para ejecutar una macro creada:

1ª Forma

Para ejecutar una macro sólo utilizamos una combinación de teclas. Cuando empezamos a crear cualquier macro vamos a Herramientas / Macro / Grabar nueva macro y aparece en pantalla la siguiente imagen:

Esta ventana nos da permiso para modificar el nombre de la macro, que por defecto es Macro1. Tenemos, además, un método abreviado para ejecutar la macro con la tecla de control CTRL. Colocamos un carácter, y podemos pulsar en aceptar. A continuación ejecutamos los pasos que queremos grabar. Detenemos la grabación. A partir de ahí, cada vez que deseamos que se ejecute la macro solo hay que pulsar la tecla CTRL y la tecla que hayamos elegido antes. Por ejemplo, puede ser CTRL+Ñ. Hay que tener un poco de cuidado para elegir la tecla, ya que algunas teclas estar reservadas para guardar (CTRL+G) o imprimir (CTRL+P) una hoja en combinación con la tecla CTRL.

2ª Forma

Otra manara sería hacerlo así: con la macro creada vamos a Herramientas / Macro / Macros...

Se abre una ventana con la relación de macros que hemos grabado hasta el momento.

Como vemos, tenemos en nuestro libro de cálculo dos macros, macro1 y macro2. Si seleccionamos macro2 solo hay que pulsar en el botón ejecutar para que esa macro muestre el resultado de todas sus acciones. Pulsamos en el botón ejecutar y vemos su resultado:

3ª Forma

Mediante una barra de herramientas. Ha sido una publicada en una entrada reciente. Con la macro grabada vamos a Herramientas /Personalizar y dentro de la pestaña Barra de Herramientas pulsamos en el botón Nueva. Damos nombre a la barra de herramientas, por ejemplo Mis macros, y vamos a la pestaña Comandos de Personalizar. En categorías se selecciona macros y en en el panel derecho arrastramos la imagen del sol (Personalizar botón) a la nueva barra de herramientas. Cerramos la ventana personalizar. Sólo queda asignar el botón a la macro creada.

Hacemos clic en el botón recién incorporado. Se abre la  ventana Asignar macro donde seleccionamos el nombre de la macro que hemos creado y pulsamos en aceptar. Esta es la forma que tenemos para asignar botones a una macro en cualquier barra de herramientas. Ahora ya podemos pulsar en el botón para que se ejecuten todas las instrucciones que componen la macro.  

4ª Forma

Mediante un botón de comando. En primer lugar tenemos que visualizar la barra de herramientas Formularios. Vamos al menú Ver /Barras de herramientas y en el menú que se despliega elegimos Formularios:

Ahora hacemos clic en el botón de Formularios:

Y sobre la hoja pinchamos y arrastramos el ratón para generar el botón. Al soltar el ratón aparece también la ventana Asignar macro para seleccionar la macro que nos interesa que se ejecute con ese botón.

Ahora seleccionamos macro1 y pulsamos en Aceptar. Podemos modificar el nombre del botón, pulsamos en el botón, borramos el nombre por defecto y escribimos Macro1:

Y pulsamos fuera del mismo. Volvemos a ir al botón, el cual se convierte en una mano y pulsamos. Tenemos ahora el resultado del mismo:

Crear una nueva barra de herramientas

Resulta un proceso sencillo. En pocos pasos podemos crear una barra de herramientas totalmente personalizada de acuerdo a nuestras necesidades. Vamos a ver los pasos que hay que hacer para crearla.

En primer lugar crearemos dos macros que guardaremos. A continuación le asignaremos botones que colocaremos en la nueva barra.

Para grabar una macro seguiremos los pasos que nos indica la siguiente imagen:

Se abre la ventana Grabar macro que nos pide el nombre que le damos a la macro. Le damos el nombre de MostrarMensaje. Recordamos que el nombre de una macro no puede tener espacios. Pulsamos en aceptar.

A partir de ahora todas las acciones que realizamos quedarán grabadas en la macro. Nos colocamos en la celda D4 y escribimos el texto Saludos a todos.

Para detener la grabación pulsamos en el primer botón de la barra de herramientas Detener macro:

 Ya tenemos una macro. Ahora la vamos a pasar como un botón a una nueva barra de herramientas. Para crearla vamos a Herramientas / Personalizar. Y pulsamos en el botón Nueva.

 En la ventana que aparece, daremos nombre a la nueva barra de herramientas, la podemos llamar Mis funciones:

Al pulsar en el botón aceptar aparece en pantalla la nueva barra, muy pequeña y sin botones. Ahora sólo queda darle contenido, añadir botones que ejecuten macros o funciones incorporadas por Excel. En nuestro caso vamos a colocar un botón que nos permita ejecutar la macro que acabamos de crear.

Aspecto de la nueva barra de herramientas:

El título de la barra no se ve al completo debido a que no hay botones. Para añadir un botón debemos ir a Herramientas /Personalizar, hacemos clic en la pestaña Comandos, y ahora arrastramos los elementos que compongan nuestra barra de herramientas. Para añadir la macro, en el panel de categorías elegimos macros y en el segundo panel tenemos Personalizar botón. Lo arrastramos a nuestra barra de herramientas.

Cerramos la ventana Personalizar.

 

Ahora hay que asociar al botón a nuestra macro. Hacemos clic en el botón recién incorporado. Se abre la  ventana Asignar macro donde seleccionamos MostrarMensaje y pulsamos en aceptar. Esta es la forma que tenemos para asignar botones a una macro en cualquier barra de herramientas. Ahora ya podemos pulsar en el botón para que se ejecuten todas las instrucciones que componen la macro. En este caso, que aparezca la frase Saludos a todos y con un formato determinado. Por supuesto, podemos colocar más botones a la barra de herramientas, pero siempre a través de la ventana Personalizar. También podemos modificar la imagen del botón. Es interesante pues así podemos dar a cada macro un botón con una imagen diferente al de otras macros.

Validación de datos con Excel

Cuando se rellenan datos en un formulario, podemos limitar los datos que podemos introducir en el mismo. Este ejemplo pretende ilustrar el proceso con el que se limitan los valores a validar.

Supongamos que tenemos en una hoja de cálculo el siguiente formulario:

Para introducir el dato de Ciudad, podemos limitar a determinadas localidades la entrada de datos, no permitiendo introducir ninguna otra localidad. Activamos la celda B13. Vamos a poner un mensaje de entrada. Entramos en Datos / Validación...

Seleccionamos la pestaña Mensaje entrante de la siguiente forma:

Además dejamos marcada la opción Mostrar mensaje al seleccionar la celda. A continuación, configuramos los datos:

En Permitir seleccionamos Lista. Y en Origen escribimos las ciudades que nos interesan, y separandolas con el signo punto y coma. Sólo nos queda pulsar en aceptar. 

Para comprobar que funciona, nos colocamos en la celda B13 que hace que se visualice el mensaje entrante:

Para introducir la ciudad, la escribimos o la seleccionamos del menú que aparece al pulsar la flecha:

Hacemos clic en la ciudad que nos interesa, y ya está introducida en la celda.

Si introducimos cualquier ciudad que no esté comprendida en las ciudades que hemos introducido en configuración, no admitirá el dato, mostrándonos el siguiente mensaje:

De esta forma ya hemos configurado una celda para que admita sólo determinados datos, y de una forma sencilla siguiendo unos pocos pasos. También podemos personalizar el mensaje de error, de la misma manera que lo hemos hecho con el mensaje entrante, eligiendo título y mensaje que nos interesa (pestaña mensaje error):

Así, sustituimos el mensaje anterior, para datos no válidos, por otro más personalizado con un título y mensaje más acorde.
Hemos visto una forma que nos ayuda a controlar los datos que introducimos en una hoja de cálculo. Es una herramienta muy interesante; sobre todo para introducir datos para la administración u otros organismos oficiales.