miércoles, 4 de mayo de 2011

Access: propiedades de los campos de las tablas

En general, sobre todo en campos de tipo texto nos podemos encontrar con distintas propiedades que van a permitir configurar el campo como a nosotros nos interesa. En la vista diseño de una tabla, mitad inferior de la pantalla están las propiedades del campo seleccionado en la parte superior de la pantalla:


Tamaño del campo
Esta propiedad establece el número máximo de caracteres que podemos introducir en el campo. El valor de la imagen nos muestra que como mucho se pueden introducir 40 caracteres, si intentamos introducir más Access no lo permite. Para poder introducir más tenemos que aumentar el valor. En campos de tipo texto el máximo de caracteres que permite Access es hasta los 255 caracteres. En campos de tipo memo el máximo está en los 65536 caracteres.
Formato
Podemos hacer que los caracteres de un campo aparezcan todos en mayúsculas o minúsculas. Si queremos que aparezcan en mayúsculas simplemente, en esta propiedad tecleamos el carácter >, y para minúsculas teclearemos el carácter <.
Máscara de entrada
En esta propiedad podemos introducir una máscara para conseguir que en un campo estemos obligados a introducir 2,  3 o 4 caracteres o los que nos interesen. También nos permiten hacer que un carácter determinado sea número o letra. Por ejemplo, que estén en mayúsculas los caracteres y que aparezcan tres caracteres y dos números:
>LLL00
Las L obligan a la introducción de letras, cualquier otro carácter no es permitido. Los 0 sirven para obligar a introducir sólo números.
Título
Esta propiedad puede estar en blanco. En ese caso el campo tendrá como nombre el dato introducido en la columna campo de la vista diseño de esa tabla. En cambio, si escribimos algo en esta propiedad, cuando mostremos la tabla con los datos, se observa que el nombre del campo pasa a ser el dato introducido en esta propiedad. Hemos cambiado el título, no el nombre del campo.
Valor predeterminado
Si un campo presenta en muchos registros el mismo dato, podemos ahorrar el escribirlo y hacer que Access lo introduzca de manera automática. Apellidos, ciudades, países se prestan a introducir un apellido, ciudad o país por defecto. Lo escribimos en valor predeterminado, y siempre aparece. Para introducir otro valor, no hay problema, se borra el valor por defecto y lo escribimos.
Regla de validación y texto de validación
En un campo ciudad, por ejemplo, podemos limitar la cantidad de ciudades a introducir. Para limitar a París, Melbourne y Tokio las ciudades que podemos introducir lo haremos escribiendo en regla de validación lo siguiente:
"París" O "Melbourne" O "Tokio"

Así Access en el campo ciudad no permitirá introducir otras ciudades que no sean estas.
Texto de validación nos permite personalizar a nuestro gusto el mensaje que muestra Access si se escribe una una ciudad no permitida por la regla de validación.
Podemos usar operadores >;  <;  =>;  =<; <>,  o expresiones como Negado, Es Nulo, Negado Es Nulo, Entre y  .
Indexado
Permite que Access establezca como índice a un campo para acelerar búsquedas. Los campos clave siempre están indexados
Permitir longitud cero
En esta entrada hablamos de permitir longitud cero y de la propiedad requerido (obligamos a que un campo introduzca datos, información).

martes, 3 de mayo de 2011

Consultas resumen: Criterios o condiciones

Siguiendo al anterior post sobre consultas de resumen, en esta entrada vamos a incluir condiciones en los campos. Pero debemos hacerlo con cuidado, ya que los resultados podrían no ser los esperados. Podemos hacer que los criterios se apliquen antes de realizar el resumen o después de realizar dicho resumen. Vamos a ello.

Criterios después del resumen

Realizar este tipo de consulta es muy sencillo, sólo tenemos que colocar el criterio del campo que interesa limitar en la fila de criterios y ejecutar la consulta. Los resultados que muestran son los registros del resumen efectuado que lo cumplen.
Por ejemplo, de la tabla de Pedidos de la base de datos Neptuno, que viene con Access, vamos a extraer los cargos cuya suma cumpla una determinada condición, supongamos que 25 euros.  Creamos la consulta en la que subimos sólo la tabla Pedidos:


De la tabla bajamos los campos cargo y fecha de pedido:


 ahora ejecutamos la consulta para ver el resultado que muestra:


esto nos dice que el resultado ha dado un total de 480 registros correspondientes a las 480 fechas en las que existen pedidos registrados. A continuación, vamos a establecer la condición sobre el campo Cargo, en la fila de criterios del campo Cargo ponemos la condición, tal como se muestra:

Ejecutamos la consulta:


Como vemos, ahora el número de registros es de 366, es decir, de los 480 registros, sólo 366 cumplen que la suma de cargo es superior a 25 euros. Observando la tabla vemos que en ese campo todas sus cantidades son superiores a 25. En esta consulta, el criterio se ha aplicado después de hacer la consulta resumen.

Criterios antes del resumen

Ahora vamos a aplicar el mismo criterio o condición de forma diferente.  En este caso, el criterio se aplica antes de que se ejecute la consulta.


En este caso, Access selecciona primero aquellos registros cuyo cargo sea superior a 25 euros y sobre ese resultado aplica la suma de cargos agrupados por fechas de pedidos, como vemos el número de registros es distinto:


El número de registros que obtenemos ahora es 359, menor al anterior resultado. Si nos damos cuenta, en el primer caso se hacía la consulta sin importar que valor tuviera el campo Cargo, en cambio ahora si que tiene en cuenta su valor, solo se aplica la consulta solo en aquellos registros cuyo valor de cargo superen 25.
En una consulta resumen tenemos que tener un poco de cuidado a la hora de aplicar los criterios para poder obtener los resultados que nos interesan.

miércoles, 30 de marzo de 2011

Consultas resumen en Access

Las consultas más comunes en una base de datos se limitan a extraer la información contenida en la misma. Pero si usamos las consultas resumen, podemos obtener información añadida. A partir de los datos podemos obtener mas datos, como la cantidad de registros contenidos, el valor de la suma de un campo numérico, etc. Para poder ver como se pueden aplicar criterios podemos consultar a esta entrada.
Para crear una consulta de este tipo, creamos una consulta en vista diseño, subimos la tabla que contiene la información que nos interesa, y bajamos a la cuadricula de diseño QBE, por ejemplo, un campo de tipo numérico que podría ser el sueldo de unos empleados.
El siguiente paso es pulsar en la tecla de totales,

apareciendo en la cuadricula de diseño una nueva fila Total:

Cuando bajamos un campo a la cuadricula, por defecto aparece el término Agrupar por.


Ahí pulsamos y se despliega un menú donde seleccionamos Promedio. Solo nos queda ejecutar la consulta. El resultado es un único valor, el promedio de todos los sueldos que contiene el campo Sueldo. Si además tenemos otro campo, categorías de trabajadores y lo bajamos a la cuadricula de diseño, y dejamos el valor por defecto, Agrupar por, en la fila total, entonces el promedio de sueldo que hemos obtenido antes, se va a descomponer por cada cada categoría de trabajadores que tengamos, es decir, va a sacar el promedio de sueldo de los trabajadores de cada categoría de empleados por separado. El número de registros que vamos a tener ahora es el número de categorías que tengamos en la tabla. Cada uno muestra el promedio de sueldos de los empleados de la categoría de empleo correspondiente. Así de sencillo es hacer una consulta de resumen en Access.

viernes, 11 de marzo de 2011

Atajos de Windows

En esta ocasión nos vamos a centrar en un atajo de windows concreto. Estamos hablando de como abrir rápidiamente la ventana Personalizar.

Dicha ventana nos permite visualizar todas las barras de herramientas, ocultarlas, visualizar las que están ocultas, etc. Además, también permite crear otras barras de herramientas con las funciones que realmente le interesan a cada usuario, y que nos va a hacer el trabajo más cómodo. En la pestaña comandos podemos seleccionar un comando y colocarlo en una barra de herramientas, sólo hay que arrastrarlo a la barra de herramientas que más interese. Del mismo modo nos permite quitar comandos de una barra de herramientas simplemente arrastrándolo fuera de la barra de herramientas.

Normalmente, para poder activar esta ventana vamos al menú Herramientas y con el menú totalemente desplegado pinchamos en Personalizar:

Una manera de conseguir lo mismo es hacer doble clic sobre el fondo donde se ubican las barras de herramientas, obteniendo el mismo resultado, la ventana personalizar en pantalla, lista para ser utilizada. Como vemos, es un atajo de windows muy sencillo, y que nos da acceso a utilidades de una forma más rápida.

martes, 22 de febrero de 2011

Formularios: Suma continua

En nuestro anterior post hablamos de como hacer una suma continua en un informe. Ahora vamos a ver lo mismo pero en un formulario. Construiremos una paso a paso. Esto nos permite mostrar, registro a registro, el acumulado de una cantidad almacenada en un campo de tipo Número. Comencemos.

Tenemos una tabla con los siguientes registros:

Ahora, lo que nos interesa hacer es un formulario que nos diga la suma de las cantidades almacenadas en el campo cantidad desde el primer registro hasta el registro que estamos visualizando. Creamos un formulario que visualice los campos de nuestra tabla y vamos a vista diseño.
En la sección detalle, debajo de cantidad añadimos un cuadro de texto. En su etiqueta escribimos Cantidad acumulada. Vamos a modificar el nombre del cuadro de texto de ID. Abrimos las propiedades del cuadro de texto y escribimos en la propiedad Nombre IDf (identificador en el formulario):

Volvemos al cuadro de texto de Cantidad acumulada. Botón derecho, propiedades y nos dirigimos a la propiedad Origen del control donde escribiremos la siguiente expresión:

=Dsuma([Cantidad];"Tabla1";"[ID]<=[IDf]")


Nos está indicando que sumemos los valores del campo cantidad de la tabla tabla1 pero sólo de aquellos registros en los que su id sea menor o igual al id (idf) del registro del formulario que estamos visualizando. Por ejemplo. la suma acumulada del campo cantidad en el tercer registro será:




Es decir, la suma de las cantidades de los registros 1, 2 y 3 es 23. Es lo que buscábamos, la suma continua en formularios.


viernes, 11 de febrero de 2011

Suma continua en informes

Cuando elaboramos un informe en Access mostramos datos de varios campos. Algunos pueden ser de tipo numérico. También podemos establecer algún agrupamiento de acuerdo con los datos de un campo.

Veamos como:

De la base de datos ejemplo de Access, Neptuno, creamos un informe basado en la tabla productos. Bajamos los campos IdProveedor, Nombre producto y unidades en existencia. El informe recién creado puede tener esta apariencia:

Para cada producto se muestran las unidades que tenemos en el almacén. Si nos interesa ver las unidades sumadas teniendo en cuenta las anteriores cantidades, habrá que modificar la propiedad suma continua del control unidades en existencia (cantidades que deseamos sumar). De esa forma, para el té la cantidad que debe aparecer será la suma de las cantidades 17 y 39, para el sirope la cantidad que aparece es la suma de 17, 39 y 13, y así sucesivamente.
Access nos ofrece dos posibilidades de hacer la suma. En vista diseño, hacemos clic con el botón derecho en el cuadro de texto UnidadesEnExistencia. Pinchamos en la pestaña Datos. Ahora pinchamos en la propiedad Suma continua, para conseguir que se despliegue el menú. Si seleccionamos Sobre todo (en la propiedad suma continua) entonces la suma la aplicará a lo largo del todo informe, hasta el último producto. En éste, tendremos la suma total de las cantidades almacenadas en el campo UnidadesEnExistencia. Pero si escogemos Sobre grupo entonces la suma continua se hará para proveedor por separado.

En este caso hemos escogido la opción Sobre todo, el resultado es:
Pero si escogemos Sobre grupo tendremos otra situación. Para cada  cambio de proveedor las sumas se reinicializan, el último producto de cada proveedor da la suma de unidades en existencia total del proveedor correspondiente. Tenemos entonces:

Si nos damos cuenta, con el segundo proveedor, la suma no tiene en cuenta las cantidades del primer proveedor, empezando la suma de nuevo. Eso pasa con todos los proveedores.

Resumiendo, la propiedad suma continua nos permite ver información que no tenemos guardada, de forma explicita, en una tabla y que la hacemos visible, modificando sus valores. Recordad que se aplica en el campo que contiene los valores.


jueves, 3 de febrero de 2011

PowerPoint: las teclas B y N

Como comenta Carles Caño en la entrada La mejor diapositiva de PowerPoint de su blog PresentArte el orador es el centro de la exposición de un tema. PowerPoint es un medio, recurso que permite al orador ir exponiendo las distintas ideas. Por ello, el orador no puede digamos, dejarse "comer" por la presentación de PowerPoint. Debe utilizar su presentación para que le sirva de apoyo. Incluso en un momento dado, para atraer la atención sobre él puede ocultar la presentación sin más que pulsar la tecla N (pantalla Negra).


Cuando quiera volver a mostrar las diapositivas solo tiene que pulsar la tecla B (de Blanco).

Así, puede seguir la presentación como antes. Algunos autores como Dave Paradi consideran la mejor diapositiva a la que está en negro, ya que la atención del público se dirige en exclusiva al ponente, núcleo de la presentación: "La mejor diapositiva es una diapositiva en negro, donde no aparece nada en pantalla".

Actualizar tablas en Excel

En el siguiente ejercicio vamos a ver como actualizar tablas en excel. Nos centraremos en modificar unos precios con código VBA. Modificare...