Tablas dinámicas. Personalizar resultados

A partir de los datos de una tabla vamos a ver como personalizar los resultados. Se pueden obtener los porcentajes de cada datos con respecto del total de la columna, u obtener porcentajes con respecto al total de una fila. Las tablas dinámicas permiten realizar estas transformaciones de los datos mostrados con las mismas. Podemos ver una introducción a este tipo de tablas y como se trabaja con ellas en esta entrada. Ahora vamos a calcular el porcentaje que supone una cantidad dentro de la columna en la que se encuentra sobre la suma de valores de toda la columna. Comencemos.

Hallar el % de la columna
Partimos de la siguiente tabla:

Para insertar una tabla dinámica nos dirigimos al menú insertar, donde pulsamos en tabla dinámica tal como muestra la siguiente imagen:

Ahora nos preocupa elegir la ubicación de la tabla dinámica que la podemos colocar en la misma hoja de datos de la tabla a partir de la cual queremos generar la tabla dinámica. Hemos elegido una hoja de cálculo nueva.

una vez que pulsamos en aceptar ya estamos en condiciones de configurar nuestra tabla dinámica. Vamos a colocar los campos Empresa y número de empleados dentro de la tabla dinámica. El campo Empresa irá como rótulo de fila y Nº Empleados lo pondremos en el área de datos o valores. Como nos interesa saber el % de cada cantidad de trabajadores de cada empresa sobre el total de trabajadores colocaremos dos veces el campo en la zona de valores. Los campos quedan así:

Configuración del campo Nº Empleados

Sólo nos queda cambiar la configuración del segundo elemento que hemos llevado al área de valores. Pulsaremos sobre él con el botón derecho y seleccionamos Configuración de campo valor...

En Resumir por dejamos activada la suma y hacemos clic en la pestaña Mostrar valores como. En la misma desplegamos el menú y seleccionamos % de la columna y pulsamos en aceptar:

El resultado es el que esperamos, tenemos en una columna el número de empleados, y en la otra el porcentaje que representa los empleados de cada empresa sobre el total de los empleados.

Resumiendo

Con las tablas dinámicas es posible modificar la apariencia de los resultados para presentarlos como nos interesa verlos. En este caso, los datos los hemos cambiado para verlos en forma de porcentaje sobre el total de la columna. Un saludo!!

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Entradas más visitadas

Saludos!

Feliz Año a todos los lectores del blog. En primer lugar daros las gracias por seguir el blog y leer las entradas. Están hechas desde el ánimo de ayudar a entender y comprender como funcionan las aplicaciones ofimáticas más utilizadas. Con el comienzo del Nuevo Año voy a dar una lista de las entradas más visitadas, para facilitar el acceso a las mismas.

La lista de las más vistas son:

• Gráficos SmartArt
• Cerrar formulario con botón en Access 2007
• Crear un panel de control en Access
• Formato ejes coordenadas en gráficos
• Tablas rápidas en Word 2007
• Separar texto en varias columnas

¡Que os sea de utilidad! Y de nuevo gracias por seguirme. Feliz Año 2012.

Como filtrar en Excel

En una entrada anterior mostramos como utilizar los filtros avanzados. Para completar un poco más este tema vamos a ver como copiar en otro lugar de la hoja aquellos registros que tienen un campo vacío o justo lo contrario, que nos muestren sólo los registros que tienen datos guardados en un campo (campos no vacíos).

Obtener todos los registros que tienen un campo vacío (fecha compra)

Partimos de la siguiente tabla:

Como se observa en la misma, algunos registros en la tabla no tienen el dato de la fecha de compra. Mediante un filtro avanzado vamos a obtener todos los registros sin fecha. En primer lugar vamos a colocar los criterios para obtener todos los registros vacíos. El criterio lo escribiremos de la siguiente forma:

Escribimos esa comilla sencilla y el signo igual. No hay que teclear más. Pulsamos en intro y ya tenemos el criterio escrito. El rango de criterios es G3:G4. Ahora ya podemos crear el filtro.

Nos colocamos dentro de la tabla y vamos a Datos /Avanzadas:

Ahora tenemos la ventana Filtro avanzado donde marcaremos el rango de criterios y donde copiaremos el resultado del filtro:

El rango de la lista lo ha reconocido. Ahora en rango de criterios seleccionaremos las celdas G3:G4 y lo copiaremos en otro lugar marcando la acción Copiar a otro lugar. A continuación marcaremos en Copiar a la celda donde aparecerán los registros que no tienen la fecha.

Los registros que nos interesan obtener aparecerán a partir de la celda A15:

Obtener todos los registros que tienen el dato de fecha compra

Ahora vamos a modificar el criterio para obtener lo contrario. Queremos obtener sólo los registros de los que disponemos su fecha de compra. El criterio será:

En G4 tenemos que escribir <>. Pulsamos intro y repetimos el proceso ya descrito en el caso anterior. Copiaremos el resultado a partir de la celda A22:

Hacemos clic en Aceptar, y el resultado es:

Con esta entrada se pretende completar un poco más la relación de criterios que podemos usar en un filtro avanzado. Ahora podemos localizar registros con campos vacíos y registros con campos no vacíos.

Crear un catálogo o lista de direcciones en word

Para crear un catálogo usaremos el asistente de combinar correspondencia. Con respecto a la creación de cartas, elegiremos algunas opciones diferentes que nos muestra el asistente. Veámoslo con un ejemplo:

Abrimos Word y en primer lugar tenemos que crear una tabla.

Tendrá una fila con el número de columnas que nos interese. Aquí lo vamos a hacer con 4 columnas. Por tanto tendremos una tabla de una fila y cuatro columnas:

A continuación iniciamos el asistente de combinar correspondencia. Hacemos:

Herramientas à Cartas y correspondencia à Combinar correspondencia.

Nos centramos en el panel de tareas, la sección Seleccione el tipo de documento. Marcamos la última opción, Lista de direcciones.

Hemos completado el primer paso. Pulsamos en Siguiente: Inicie el documento.

En el paso 2 no hace falta tocar nada, pues usaremos el documento actual.

Vamos al paso 3 con Siguiente: Seleccione los destinatarios. En este caso podemos partir de una lista existente, o podemos escribir una lista nueva o seleccionar los contactos de Outlook. Para este ejemplo, vamos a coger Utilizar una lista existente. En el enlace Examinar seleccionamos la base de datos que contiene las direcciones que nos interesa colocar en el catálogo

Hacemos doble clic sobre la base de datos y se abre la ventana Seleccionar tabla. En la misma seleccionamos la tabla o consulta que contiene las direcciones que queremos copiar. Con aceptar tenemos los datos de origen necesarios para completar el catálogo.

En esta ventana podemos ordenar los registros por dirección ciudad o cualquier otro campo con un clic en el que nos interese. Lo dejamos como está y pulsamos en aceptar. Vamos al paso 4 del asistente. Ahora colocamos el cursor en la primera celda de la tabla e introducimos el primer campo, NombreCompañía, en la siguiente NombreContacto, después Dirección y Ciudad. Pulsamos en cada caso el enlace Más elementos:

Se abre una ventana, en la que hacemos doble clic en el campo a insertar y cerramos la ventana con el botón Cerrar.

Hacemos esto en cada celda, el resultado será:

En el paso siguiente se muestra la primera dirección:

En este paso podemos ver los registros, e incluso excluir alguno sino queremos que aparezcan en la lista.

Una vez que estamos de acuerdo con las direcciones podemos completar el asistente en el último paso, donde activaremos el enlace En nuevo documento

Se muestra la ventana:

Solo queda pulsar en Aceptar para ver el resultado:

Para mejorar el resultado a esta tabla podemos añadir una fila por arriba donde podemos colocar los títulos de cada columna. Os preguntareis porque no lo hemos hecho antes. La razón es que, en ese caso, los títulos se repetirían cada dos filas, lo que hace que desistamos de ello. Lo hacemos ahora.

Seleccionamos la primera fila y con el botón derecho seleccionamos insertar fila. Aparece una nueva fila encima. Ponemos los distintos títulos:

Si la lista ocupa varias páginas, podemos hacer que se repita la primera fila al comienzo de cada hoja. Botón derecho en la primera fila y seleccionamos propiedades de la tabla:

En la ventana hacemos clic en la pestaña fila y marcamos la casilla de verificación Repetir como fila de encabezado en cada página:

Pulsamos en aceptar y ya tenemos el catálogo o lista de direcciones. Al principio de cada página tenemos el encabezado que hemos colocado en la primera fila:

Cómo hablar en público

En esta entrada quiero comentar un poco algunos sitios que nos dan directrices de como realizar buenas exposiciones. PowerPoint es uno de los programas más usados para realizar exposiciones. Para exponer temas, explicar lecciones, vender un producto o idea, todos los que exponemos a un público utilizamos este programa u otros, como Impress. Para que una presentación sea motivadora y exitosa el ponente ha de ser capaz de atraer la atención del público.
Si queremos conseguirlo, podemos encontrar un conjunto de indicaciones que nos serviran como modelo. En este sentido, El blog para aprender inglés, ha publicado un post recientemente en el que se habla de lo que hay que hacer para conseguir que nuestra primera exposición en inglés sea interesante y evitemos en los posible el miedo a hablar. Da consejos que Steve Jobs (Apple) aplica a sus presentaciones. El siguiente vídeo da consejos para entrenarnos y conseguir que las exposiciones sean seguidas con interés. Está en inglés, pero lo podemos seguir bastante bien con rotulos que destacan las ideas principales, lo podemos ver aquí:

Carles Caño en su blog PresentArte, también nos da consejos para conseguir presentaciones efectivas, Diseñar una buena presentación sugiere pautas que permiten enfocar con éxito la preparación de la exposición.

Resumiendo, existen en Internet páginas, blogs, etc. que dan medios para conseguir hablar en público con eficacia. No tenemos más que ponernos a la faena y seguir esos buenos consejos.

Informes en Access: Secciones

Cuando diseñamos un informe usando el asistente obtenemos un resultado bastante completo del mismo. Tiene título, sumas de pagos, promedios de precios, fecha, número de página, etc. Pero ¿sabemos cómo se colocan para que nos suministren la información que interesa?

Cada informe se divide en secciones. Por defecto tenemos las siguientes:

• Encabezado de informe
• Encabezado de página
• Detalle
• Píe de página
• Pie de informe

Si en el informe establecemos algún agrupamiento en base a un campo, entonces podemos tener más secciones:

• Encabezado del campo
• Pie del campo.

En las secciones que tenemos por defecto se colocan los distintos controles que dan lugar al informe. Los contenidos de cada sección son:

 El encabezado de informe se reserva para poner información que aparece sólo al comienzo de la primera página del informe. En el resto de las páginas de ese informe no mostrará ese contenido.

El encabezado de página almacena lo que queremos que se vea al comienzo de cada página de informe, por ejemplo, los nombres de los campos mostrados (Nombre, apellidos, Precio, Total, etc.)

El detalle se emplea para mostrar el contenido de los campos usados, nombre, precio, total, etc. También se puede usar para colocar un cuadro de texto que permita obtener un determinado dato, como unir varios campos en uno solo, o que realice alguna operación matemática.

El píe de página se reserva para mostrar la fecha actual, con el formato que nos interese (fecha corta, fecha larga...) y para colocar el número de página.

En el pie de informe colocamos cuadros de texto que nos permita obtener el número total de productos, la suma total de las facturas de cada pedido, etc. Se mostrará al final del informe, en la última hoja.

Si realizamos agrupamientos en base a un campo, lo que coloquemos en su encabezado se mostrará cada vez que comienza un nuevo elemento del campo, es decir, si agrupamos por ciudad a los clientes, cada cambio de ciudad se verá el contenido del encabezado de ciudad, El pie de ciudad nos servirá para poner la información que hemos puesto en el pie de informe. Pero ahora los datos serán sólo los relativos a la ciudad correspondiente, total de ventas de una ciudad, promedio de precios en esa ciudad, etc. La vista diseño de un informe muestra las secciones que tiene:

En el ejemplo de la imagen, no tenemos nada en la sección Encabezado de página. Tenemos un encabezado de grupo: Encabezado Ciudad. No tenemos pie ciudad. Si queremos tenerlo para poner algo en el mismo pulsaremos en el botón Ordenar y agrupar:

Esto abrirá la ventana ordenar y agrupar donde podemos mostrar u ocultar las secciones pie y encabezado de cada agrupamiento:

Para que el agrupamiento por ciudades tenga la sección pie de ciudad visible, cambiaremos el valor de la propiedad Pie de grupo a Sí. Automáticamente aparece la sección y ya podemos cerrar la ventana Ordenar y agrupar. En cambio, para ocultar el el encabezado se modifica el valor de la propiedad Encabezado del grupo a No, entonces ya no tenemos esa sección visible.

Hemos visto un resumen de las distintas secciones que tiene un informe, y de que podemos colocar en cada una de ellas.