Trucos para Word

Con este post vamos a ver unos trucos para Word. Comentaremos como activar varios elementos de forma rápida e inmediata. Vamos a ver como visualizar la ventana configurar página y como activar la regla con un solo clic. En una entrada anterior hablamos de un atajo como era activar con un doble clic la ventana Personalizar  o en esta entrada en la que podemos ver como generar texto rápidamente.

Ventana configurar página

Con un solo clic vamos a ver la ventana sin acceder a ella a través de los ribbons. Con la cinta Diseño de página podemos ver el grupo Configurar página:

Si pulsamos en Margenes o en Tamaño, en el menú que despliegan podemos ver las opciones Margenes personalizados... y Más tamaños de papel... respectivamente que nos mandan a donde queremos ir, a Configurar página. Otra forma más sencilla de obtener lo mismo es haciendo doble clic en la regla (en ambas, la horizontal y la vertical). Así tenemos nuestra ventana:

Activar la regla de Word

La forma tradicional sería ir al ribbon Vista y en el grupo Mostrar u Ocultar podemos activar la regla

Se marca y se hace visible la regla. Podemos hacerlo sin ir a Vista. Si nos fijamos en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical, tenemos una pequeña imagen de una regla. Sólo tenemos que hacer un clic en la misma para activa la regla. También sirve para lo contrario, para ocultarla, también con un solo clic.

Podemos resumir que para obtener algo dentro un programa podemos hacerlo de varias formas. Es interesante conocerlas ya que nos permite realizar una acción utilizando varios métodos. Entre los mismos, podemos elegir los trucos de Word que pueden resultar más interesantes debido a su rapidez de ejecución. 

Reducir el tamaño de una imagen

En cualquier evento, actividad deportiva o un viaje hacemos fotos con nuestra cámara. Después las guardamos en un CD o en un ordenador.  A la hora de verlas nos damos cuenta que el tamaño de las mismas no tiene el tamaño adecuado a lo que nos interesa. Vamos a ver con el programa de retoque fotográfico Gimp como reducir o modificar el tamaño de una imagen para que tenga el que realmente nos interese.

La imagen con la que vamos a trabajar para modificar su tamaño es:

 

Foto hecha por Fr Antunes

Para editarla con Gimp pinchamos en la misma con el botón derecho y seleccionamos Editar con Gimp:

De esta forma ya podemos trabajar con la imagen. La  visualización de la misma con Gimp es:

Para ver el tamaño de la imagen vamos al menú imagen y seleccionamos Escalar la imagen:

El tamaño actual de la imagen aparece en la sección tamaño de imagen. Nos aparece el tamaño en pixels a lo ancho y  a lo alto de la foto.

Ahora estamos en disposición de modificar el tamaño modificando uno o dos de los parámetros que modifican el tamaño. En anchura vamos a poner 250 y en altura 200 con lo que el tamaño queda reducido. El campo Interpolación elegimos el método Cúbica. Para aceptar pulsamos en el botón Escala.

El resultado es inmediato:

Ahora ya podemos guardar la foto obtenida. Iremos al menú Archivo / Guardar como. Le llamamos barco2.jpg 

Tamaño de la imagen obtenida

Para ver el tamaño de la imagen obtenida vamos a la carpeta Mis imágenes y podemos comparar su tamaño con la imagen original, barcos.jpg

Como vemos barcos2 tiene menos Kbytes de tamaño con respecto a barcos, lo que nos permitirá cargarla, guardarla o copiarla con más rapidez en otro lugar o dispositivo de almacenamiento.

Ampliar la imagen

Tenemos la foto a un tamaño distinto, en este caso más pequeño. Con el zoom de la parte inferior de la ventana podemos ampliar el tamaño de la imagen, que nos permitirá ver la imagen con más detalle. Vamos a doblar su tamaño para verla mejor, elegimos 200%.

El resultado es:

Resumiendo, en pocos pasos podemos obtener un duplicado de una foto con un tamaño distinto. Si la reducimos, ocupara menos espacio en nuestro disco duro manteniendo una buena calidad de imagen. Es muy sencillo reducir el tamaño de una imagen.

Un saludo!!

Formularios en Access

Las tablas contienen los datos de una base de datos, las consultas nos permiten extraer información almacenada en ese conjunto de datos, y los informes son los objetos que utilizamos para imprimir facturas, o cualquier otra información. Los formularios son otros objetos de Access que nos va a permitir mostrar la información de las tablas con un formato más agradable a la vista y que nos permite visualizar los datos más rápidamente.

Con un formulario podemos editar los registros de cualquier tabla o consulta. Nos va a permitir eliminar, añadir o modificar registros. También se utilizan como interfaz entre la base de datos y el usuario.

Las imágenes que almacenamos en las tablas son visibles desde un formulario. Sólo hay trasladar el campo de la imagen al  formulario, la colocamos adecuadamente y ya la tenemos.

Para crear un formulario podemos partir de una tabla o consulta, o podemos hacerlo de forma que subamos al formulario sólo determinados campos, no estamos obligados a colocar todos los campos.

Formulario a partir de una tabla

Lo que hay que hacer es seleccionar la tabla en el panel de exploración, 

a continuación activamos la pestaña Crear, y solo nos queda pulsar en Formulario,

y ya tenemos el formulario construido. Nos aparece en modo Vista presentación. Desde Vistas (En Herramientas de presentación de formulario, en la pestaña Formato) podemos cambiar a Vista formulario o a Vista diseño si queremos cambiar el diseño del formulario.

Formulario a partir del asistente de formularios

Ahora toca construir el formulario a través de un asistente, que nos guiará paso a paso en la construcción del mismo. Tendremos que seleccionar la tabla o consulta de la que extraeremos los campos que llevaremos a nuestro formulario. Para acceder al asistente de formularios pulsaremos en el botón Más formularios, tal como muestra la imagen donde seleccionamos la opción Asistente para formularios:

En este caso, vamos a pasar campos de la tabla productos en la primera ventana,

Ahora pasamos los campos que nos interesan al panel de la derecha haciendo doble clic sobre los mismos

Pulsamos en Siguiente, y nos pregunta por la distribución que queremos para nuestro formulario. Dejamos la opción por defecto, En columnas:

A continuación toca seleccionar un estilo, marcamos oficina y después en siguiente para llegar al último paso.

Aquí nos pregunta por el nombre que queremos dar al formulario, dejamos la opción por defecto, el nombre de la tabla de la que hemos extraído los campos, Productos y pulsamos en finalizar.

El resultado lo muestra la siguiente imagen, en la que aparecen todos los campos que hemos seleccionado para nuestro formulario.

Como vemos, no es complicado crear un formulario, podemos ir paso a paso u obtenerlo de forma inmediata, con un simple clic en Formulario dentro del ribbon Crear.

Tablas dinámicas. Personalizar resultados

A partir de los datos de una tabla vamos a ver como personalizar los resultados. Se pueden obtener los porcentajes de cada datos con respecto del total de la columna, u obtener porcentajes con respecto al total de una fila. Las tablas dinámicas permiten realizar estas transformaciones de los datos mostrados con las mismas. Podemos ver una introducción a este tipo de tablas y como se trabaja con ellas en esta entrada. Ahora vamos a calcular el porcentaje que supone una cantidad dentro de la columna en la que se encuentra sobre la suma de valores de toda la columna. Comencemos.

Hallar el % de la columna
Partimos de la siguiente tabla:

Para insertar una tabla dinámica nos dirigimos al menú insertar, donde pulsamos en tabla dinámica tal como muestra la siguiente imagen:

Ahora nos preocupa elegir la ubicación de la tabla dinámica que la podemos colocar en la misma hoja de datos de la tabla a partir de la cual queremos generar la tabla dinámica. Hemos elegido una hoja de cálculo nueva.

una vez que pulsamos en aceptar ya estamos en condiciones de configurar nuestra tabla dinámica. Vamos a colocar los campos Empresa y número de empleados dentro de la tabla dinámica. El campo Empresa irá como rótulo de fila y Nº Empleados lo pondremos en el área de datos o valores. Como nos interesa saber el % de cada cantidad de trabajadores de cada empresa sobre el total de trabajadores colocaremos dos veces el campo en la zona de valores. Los campos quedan así:

Configuración del campo Nº Empleados

Sólo nos queda cambiar la configuración del segundo elemento que hemos llevado al área de valores. Pulsaremos sobre él con el botón derecho y seleccionamos Configuración de campo valor...

En Resumir por dejamos activada la suma y hacemos clic en la pestaña Mostrar valores como. En la misma desplegamos el menú y seleccionamos % de la columna y pulsamos en aceptar:

El resultado es el que esperamos, tenemos en una columna el número de empleados, y en la otra el porcentaje que representa los empleados de cada empresa sobre el total de los empleados.

Resumiendo

Con las tablas dinámicas es posible modificar la apariencia de los resultados para presentarlos como nos interesa verlos. En este caso, los datos los hemos cambiado para verlos en forma de porcentaje sobre el total de la columna. Un saludo!!

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Entradas más visitadas

Saludos!

Feliz Año a todos los lectores del blog. En primer lugar daros las gracias por seguir el blog y leer las entradas. Están hechas desde el ánimo de ayudar a entender y comprender como funcionan las aplicaciones ofimáticas más utilizadas. Con el comienzo del Nuevo Año voy a dar una lista de las entradas más visitadas, para facilitar el acceso a las mismas.

La lista de las más vistas son:

• Gráficos SmartArt
• Cerrar formulario con botón en Access 2007
• Crear un panel de control en Access
• Formato ejes coordenadas en gráficos
• Tablas rápidas en Word 2007
• Separar texto en varias columnas

¡Que os sea de utilidad! Y de nuevo gracias por seguirme. Feliz Año 2012.

Como filtrar en Excel

En una entrada anterior mostramos como utilizar los filtros avanzados. Para completar un poco más este tema vamos a ver como copiar en otro lugar de la hoja aquellos registros que tienen un campo vacío o justo lo contrario, que nos muestren sólo los registros que tienen datos guardados en un campo (campos no vacíos).

Obtener todos los registros que tienen un campo vacío (fecha compra)

Partimos de la siguiente tabla:

Como se observa en la misma, algunos registros en la tabla no tienen el dato de la fecha de compra. Mediante un filtro avanzado vamos a obtener todos los registros sin fecha. En primer lugar vamos a colocar los criterios para obtener todos los registros vacíos. El criterio lo escribiremos de la siguiente forma:

Escribimos esa comilla sencilla y el signo igual. No hay que teclear más. Pulsamos en intro y ya tenemos el criterio escrito. El rango de criterios es G3:G4. Ahora ya podemos crear el filtro.

Nos colocamos dentro de la tabla y vamos a Datos /Avanzadas:

Ahora tenemos la ventana Filtro avanzado donde marcaremos el rango de criterios y donde copiaremos el resultado del filtro:

El rango de la lista lo ha reconocido. Ahora en rango de criterios seleccionaremos las celdas G3:G4 y lo copiaremos en otro lugar marcando la acción Copiar a otro lugar. A continuación marcaremos en Copiar a la celda donde aparecerán los registros que no tienen la fecha.

Los registros que nos interesan obtener aparecerán a partir de la celda A15:

Obtener todos los registros que tienen el dato de fecha compra

Ahora vamos a modificar el criterio para obtener lo contrario. Queremos obtener sólo los registros de los que disponemos su fecha de compra. El criterio será:

En G4 tenemos que escribir <>. Pulsamos intro y repetimos el proceso ya descrito en el caso anterior. Copiaremos el resultado a partir de la celda A22:

Hacemos clic en Aceptar, y el resultado es:

Con esta entrada se pretende completar un poco más la relación de criterios que podemos usar en un filtro avanzado. Ahora podemos localizar registros con campos vacíos y registros con campos no vacíos.