Función elegir de excel

Cuando utilizamos botones de opción podemos utilizar la función SI para seleccionar una acción, en el caso de tres o más opciones estamos obligados a utilizar anidamiento de funciones. Una buena alternativa  a esta situación es usar la función elegir, que no obliga a usar funciones anidadas.

Vamos ver su uso con botones de opción. Crearemos tres de ellos. En la ficha programador vamos al grupo controles. En controles de formulario pinchamos en el botón de opción.

Nuestro botón insertado es:

Siguiendo el mismo proceso añadimos dos botones más:

Para alinearlos sólo basta seleccionar uno y con las teclas CTRL y las flechas de dirección las movemos para que queden bien. El paso siguiente es asociar dichos botones a una celda. En la celda aparecerá un 1, un 2 o un 3 dependiendo del botón de opción sobre el que pinchemos. En el caso de la imagen anterior en la celda asociada a los botones sería un 2.

Para seleccionar la celda donde aparecerán los valores numéricos pulsamos con el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionamos Formato de control:

Para asociar una celda a los botones

Pulsamos, seleccionamos la pestaña Control y en Vincular con la celda seleccionamos una celda, por ejemplo E2. Pulsamos en aceptar:

Cada vez que pulsemos en un botón la celda E2 cambiará a un valor determinado. Ahora vamos a cambiar el texto de los botones. Botón derecho y modificar texto en cada uno de ellos nos permite poner los siguientes textos a los botones:

Creamos una tabla en la que calculamos el total facturado:

La suma de los subtotales nos da el total. Los botones de opción nos permiten aplicar distintos descuentos a ese total. Para calcularlo hemos utilizado la función Elegir.

La sintaxis de la función es:

Según el valor del argumento num_índice elegir devolverá uno de los argumentos restantes de la función. Si num_índice es 1, elegir devuelve valor 1, si es 2 elegir devuelve valor 2, y así sucesivamente. Estamos obligados a utilizar los dos primeros argumentos, el resto son opcionales. Excel nos permite introducir hasta 254  valores distintos (serían 255 argumentos con el índice).  Como valores podemos introducir una cadena de texto (entre comillas) o expresiones que debe calcular Excel. En nuestro ejemplo hemos configurado la función elegir del siguiente modo, teniendo en cuenta el valor de la celda E2:

Es decir, si en la celda E2 tiene un 1 aplicaremos un descuento del 5%, si es 2, el descuento aplicado será del 7,5% y con 3 en E2 el descuento asciende al 10% del total.

El valor de E2 es controlado o decidido con los botones de opción y decidimos sobre que descuento aplicamos.

No hemos anidado ninguna función dentro de elegir, en cambio, si hubiéramos usado la función si, deberíamos poner la función si como argumento del primer si usado. Con elegir hemos simplificado el calculo del total aplicando un descuento decidido con unos botones de opción.

Total con un descuento del 10%  usando elegir

Sólo nos queda un detalle, ocultar el contenido del a celda E2, para hacerlo podemos aplicar al color del texto el mismo de la celda, en este caso el color blanco. De esa forma no se ve el valor contenido de la celda, sigue ahí pero no se ve.

Temas para ebook

Saludos!

Me dirijo a los lectores del blog para saber su opinión sobre que tema les interesa más. Estoy pensando que resultaría interesante escribir un ebook sobre aquello que les pueda interesar más, y que cubra las necesidades que tienen. En vista de los posts más leídos, la creación de un panel de control, crear relaciones de tablas de Access, o la creación de tablas dinámicas con Excel, voy a proponer una lista de temas que podrían interesar. Por ejemplo:

1. Como Crear facturas con Excel
2. Como diseñar una base de datos a Access
3. Como publicar un ebook
4. Otra que no he contemplado en esta lista
5. Etc.

Por supuesto, la lista no es cerrada, lo que me interesa es conocer las inquietudes y/o necesidades de los lectores del blog. Por ello me interesa conocer vuestra opinión y así dirigir mis esfuerzos a esas necesidades. Muchas gracias por vuestra colaboración. 

Objetos de Access

Una base de datos se encarga de guardar información relevante de una organización.

Funciones de una base de datos:

1.      Añadir información
2.      Modificar datos
3.      Eliminar datos
4.      Extraer la información que nos interesa
5.           Etc.

Access es una base de datos relacional ya que la información se guarda en tablas, y las mismas están relacionadas. Access se compone de los siguientes objetos:

Tablas Lugar destinado a guardar la información.

Consultas nos permiten extraer información relevante.

Formularios Objetos que permiten una visualización más atractiva que la de las tablas. Permiten añadir datos a la base de datos.

Informes Se emplean para imprimir de una forma más atractiva la información contenida en la base.

Macros Nos permiten imprimir de forma eficiente los datos, elaborar facturas, etc.

Tablas de datos

En una tabla guardamos los datos de un cliente, de un proveedor o de un producto. En el caso de los clientes, por ejemplo, cada fila contiene los datos de un cliente. Cada fila de una tabla se llama registro. Cada registro está compuesto de unidades de información llamadas campos. Si vemos una tabla de Access, las columnas son campos y las filas registros.

Para identificar un registro de los demás, Access hace de un campo su clave principal. Su valor no se puede repetir dentro de una tabla. Además, puede servir o usarse para establecer las relaciones de esa tabla con otras. En otra entrada hablamos de como se crean las relaciones entre las tablas.

Consultas

Cuando creamos una consulta esperamos obtener los datos que nos interesan contenidos en las tablas. Podemos utilizar criterios para buscar información relevante para nosotros. Todos los objetos de Access tienen la vista diseño donde decidimos lo que queremos como sea el objeto. En las consultas, en vista diseño, podemos establecer criterios para extraer la información que sólo nos interese. La vista diseño tiene esta apariencia:

En la parte superior aparecen las tablas de las que extraemos los datos. En la parte inferior, rejilla de diseño, bajamos los campos que nos interesa mostrar en la consulta. Podemos limitar los datos a mostrar estableciendo criterios. Cada criterio afecta a un campo. Podemos poner todos los criterios que nos interesen.

Si colocamos varios criterios en la misma fila, los registros resultado del a consulta cumplen todos esos criterios. Si los colocamos en filas distintas, los registros que salgan pueden cumplir alguno de los criterios, pero no tienen necesidad de cumplir todos. Por ello, en el último caso, normalmente, la consulta devuelve más registros. Vemos como funciona un poco esto:

1.       Criterios en la misma fila:

El resultado:

2.       Criterios en filas distintas:

Resultado:

En este caso, cada registro (fila) cumple, al menos uno de los criterios, que sea de Londres o que la compañía sea Eastern Connection. En el primer caso sólo sale un registro pues hemos pedido que cumplan los dos criterios (hemos puesto éstos en la misma fila). Normalmente, con criterios colocados en filas distintas dan como resultado un número mayor de registros (menos exigencia, basta cumplir uno de los criterios que hemos puesto).

Este tipo de consultas son de selección de datos. Además existen consultas de acción y son de cuatro tipos:

1.      Consulta de creación de tablas (Para crear nuevas tablas)
2.      Consulta de eliminación (Nos permiten eliminar registros)
3.           Consulta de datos anexados (Añadimos registros a una tabla)
4.            Consulta de actualización (Modifican los datos de un campo de una tabla con un nuevo valor)

Formularios

Nos permiten ver los datos con otra disposición. Ahora vemos los datos de un registro en los llamados cuadros de texto, existen etiquetas, y podemos ver imágenes almacenadas en las tablas. Podemos colocar botones que nos permiten ejecutar macros, para abrir una tabla o consulta o un informe. Además podemos hacer con estos botones que se cierre el formulario donde estamos o salir incluso de Access. En esta entrada explicamos como se pueden crear formularios.

Informes

Los informes nos permiten imprimir los datos de una tabla o consulta. También podemos establecer agrupaciones de los datos en función del valor de uno o varios campos. También nos permite sacar totales por grupos.

Macros

Nos permiten llevar a buen término acciones de una forma rápida y eficaz. Con una macro automatizamos la ejecución de varias tareas. Para ejecutar una macro podemos crear botones en un formulario, de forma que si damos un simple clic la macro se ejecutará inmediatamente.

Con una macro podemos abrir tablas o consultas, cerrar un formulario o salir de Access.

Resumiendo un poco, Access consta de distintos objetos. Cada uno cumple una función específica, de forma coordinada lo que permite una óptima gestión y administración de los datos que podemos guardar en una base de datos

Trucos para Word

Con este post vamos a ver unos trucos para Word. Comentaremos como activar varios elementos de forma rápida e inmediata. Vamos a ver como visualizar la ventana configurar página y como activar la regla con un solo clic. En una entrada anterior hablamos de un atajo como era activar con un doble clic la ventana Personalizar  o en esta entrada en la que podemos ver como generar texto rápidamente.

Ventana configurar página

Con un solo clic vamos a ver la ventana sin acceder a ella a través de los ribbons. Con la cinta Diseño de página podemos ver el grupo Configurar página:

Si pulsamos en Margenes o en Tamaño, en el menú que despliegan podemos ver las opciones Margenes personalizados... y Más tamaños de papel... respectivamente que nos mandan a donde queremos ir, a Configurar página. Otra forma más sencilla de obtener lo mismo es haciendo doble clic en la regla (en ambas, la horizontal y la vertical). Así tenemos nuestra ventana:

Activar la regla de Word

La forma tradicional sería ir al ribbon Vista y en el grupo Mostrar u Ocultar podemos activar la regla

Se marca y se hace visible la regla. Podemos hacerlo sin ir a Vista. Si nos fijamos en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical, tenemos una pequeña imagen de una regla. Sólo tenemos que hacer un clic en la misma para activa la regla. También sirve para lo contrario, para ocultarla, también con un solo clic.

Podemos resumir que para obtener algo dentro un programa podemos hacerlo de varias formas. Es interesante conocerlas ya que nos permite realizar una acción utilizando varios métodos. Entre los mismos, podemos elegir los trucos de Word que pueden resultar más interesantes debido a su rapidez de ejecución. 

Reducir el tamaño de una imagen

En cualquier evento, actividad deportiva o un viaje hacemos fotos con nuestra cámara. Después las guardamos en un CD o en un ordenador.  A la hora de verlas nos damos cuenta que el tamaño de las mismas no tiene el tamaño adecuado a lo que nos interesa. Vamos a ver con el programa de retoque fotográfico Gimp como reducir o modificar el tamaño de una imagen para que tenga el que realmente nos interese.

La imagen con la que vamos a trabajar para modificar su tamaño es:

 

Foto hecha por Fr Antunes

Para editarla con Gimp pinchamos en la misma con el botón derecho y seleccionamos Editar con Gimp:

De esta forma ya podemos trabajar con la imagen. La  visualización de la misma con Gimp es:

Para ver el tamaño de la imagen vamos al menú imagen y seleccionamos Escalar la imagen:

El tamaño actual de la imagen aparece en la sección tamaño de imagen. Nos aparece el tamaño en pixels a lo ancho y  a lo alto de la foto.

Ahora estamos en disposición de modificar el tamaño modificando uno o dos de los parámetros que modifican el tamaño. En anchura vamos a poner 250 y en altura 200 con lo que el tamaño queda reducido. El campo Interpolación elegimos el método Cúbica. Para aceptar pulsamos en el botón Escala.

El resultado es inmediato:

Ahora ya podemos guardar la foto obtenida. Iremos al menú Archivo / Guardar como. Le llamamos barco2.jpg 

Tamaño de la imagen obtenida

Para ver el tamaño de la imagen obtenida vamos a la carpeta Mis imágenes y podemos comparar su tamaño con la imagen original, barcos.jpg

Como vemos barcos2 tiene menos Kbytes de tamaño con respecto a barcos, lo que nos permitirá cargarla, guardarla o copiarla con más rapidez en otro lugar o dispositivo de almacenamiento.

Ampliar la imagen

Tenemos la foto a un tamaño distinto, en este caso más pequeño. Con el zoom de la parte inferior de la ventana podemos ampliar el tamaño de la imagen, que nos permitirá ver la imagen con más detalle. Vamos a doblar su tamaño para verla mejor, elegimos 200%.

El resultado es:

Resumiendo, en pocos pasos podemos obtener un duplicado de una foto con un tamaño distinto. Si la reducimos, ocupara menos espacio en nuestro disco duro manteniendo una buena calidad de imagen. Es muy sencillo reducir el tamaño de una imagen.

Un saludo!!

Formularios en Access

Las tablas contienen los datos de una base de datos, las consultas nos permiten extraer información almacenada en ese conjunto de datos, y los informes son los objetos que utilizamos para imprimir facturas, o cualquier otra información. Los formularios son otros objetos de Access que nos va a permitir mostrar la información de las tablas con un formato más agradable a la vista y que nos permite visualizar los datos más rápidamente.

Con un formulario podemos editar los registros de cualquier tabla o consulta. Nos va a permitir eliminar, añadir o modificar registros. También se utilizan como interfaz entre la base de datos y el usuario.

Las imágenes que almacenamos en las tablas son visibles desde un formulario. Sólo hay trasladar el campo de la imagen al  formulario, la colocamos adecuadamente y ya la tenemos.

Para crear un formulario podemos partir de una tabla o consulta, o podemos hacerlo de forma que subamos al formulario sólo determinados campos, no estamos obligados a colocar todos los campos.

Formulario a partir de una tabla

Lo que hay que hacer es seleccionar la tabla en el panel de exploración, 

a continuación activamos la pestaña Crear, y solo nos queda pulsar en Formulario,

y ya tenemos el formulario construido. Nos aparece en modo Vista presentación. Desde Vistas (En Herramientas de presentación de formulario, en la pestaña Formato) podemos cambiar a Vista formulario o a Vista diseño si queremos cambiar el diseño del formulario.

Formulario a partir del asistente de formularios

Ahora toca construir el formulario a través de un asistente, que nos guiará paso a paso en la construcción del mismo. Tendremos que seleccionar la tabla o consulta de la que extraeremos los campos que llevaremos a nuestro formulario. Para acceder al asistente de formularios pulsaremos en el botón Más formularios, tal como muestra la imagen donde seleccionamos la opción Asistente para formularios:

En este caso, vamos a pasar campos de la tabla productos en la primera ventana,

Ahora pasamos los campos que nos interesan al panel de la derecha haciendo doble clic sobre los mismos

Pulsamos en Siguiente, y nos pregunta por la distribución que queremos para nuestro formulario. Dejamos la opción por defecto, En columnas:

A continuación toca seleccionar un estilo, marcamos oficina y después en siguiente para llegar al último paso.

Aquí nos pregunta por el nombre que queremos dar al formulario, dejamos la opción por defecto, el nombre de la tabla de la que hemos extraído los campos, Productos y pulsamos en finalizar.

El resultado lo muestra la siguiente imagen, en la que aparecen todos los campos que hemos seleccionado para nuestro formulario.

Como vemos, no es complicado crear un formulario, podemos ir paso a paso u obtenerlo de forma inmediata, con un simple clic en Formulario dentro del ribbon Crear.

Tablas dinámicas. Personalizar resultados

A partir de los datos de una tabla vamos a ver como personalizar los resultados. Se pueden obtener los porcentajes de cada datos con respecto del total de la columna, u obtener porcentajes con respecto al total de una fila. Las tablas dinámicas permiten realizar estas transformaciones de los datos mostrados con las mismas. Podemos ver una introducción a este tipo de tablas y como se trabaja con ellas en esta entrada. Ahora vamos a calcular el porcentaje que supone una cantidad dentro de la columna en la que se encuentra sobre la suma de valores de toda la columna. Comencemos.

Hallar el % de la columna
Partimos de la siguiente tabla:

Para insertar una tabla dinámica nos dirigimos al menú insertar, donde pulsamos en tabla dinámica tal como muestra la siguiente imagen:

Ahora nos preocupa elegir la ubicación de la tabla dinámica que la podemos colocar en la misma hoja de datos de la tabla a partir de la cual queremos generar la tabla dinámica. Hemos elegido una hoja de cálculo nueva.

una vez que pulsamos en aceptar ya estamos en condiciones de configurar nuestra tabla dinámica. Vamos a colocar los campos Empresa y número de empleados dentro de la tabla dinámica. El campo Empresa irá como rótulo de fila y Nº Empleados lo pondremos en el área de datos o valores. Como nos interesa saber el % de cada cantidad de trabajadores de cada empresa sobre el total de trabajadores colocaremos dos veces el campo en la zona de valores. Los campos quedan así:

Configuración del campo Nº Empleados

Sólo nos queda cambiar la configuración del segundo elemento que hemos llevado al área de valores. Pulsaremos sobre él con el botón derecho y seleccionamos Configuración de campo valor...

En Resumir por dejamos activada la suma y hacemos clic en la pestaña Mostrar valores como. En la misma desplegamos el menú y seleccionamos % de la columna y pulsamos en aceptar:

El resultado es el que esperamos, tenemos en una columna el número de empleados, y en la otra el porcentaje que representa los empleados de cada empresa sobre el total de los empleados.

Resumiendo

Con las tablas dinámicas es posible modificar la apariencia de los resultados para presentarlos como nos interesa verlos. En este caso, los datos los hemos cambiado para verlos en forma de porcentaje sobre el total de la columna. Un saludo!!