miércoles, 22 de julio de 2009

Filtro Avanzado en Excel

Excel posee herramientas que nos permiten trabajar como si fuera una base de datos. Evidentemente no presenta el potencial de Access pero nos puede permitir obtener aquellos registros o filas de la base de datos que nos pueda interesar.

En esta entrada tenemos un listado de datos de los productos de la base de datos Neptuno (base de datos ejemplo de Access), desde la que obtendremos aquellos registros que cumplan determinadas condiciones.

Dichas condicones podemos establecerlas de dos formas, mediante autofiltro o con filtro avanzado. Lo vamos a hacer por este último camino.

En primer lugar debemos copiar los criterios a aplicar en un lugar fuera de la lista de datos

Para ello, copiaremos el nombre del campo o campos sobre los que vamos a establecer los criterios de selección. En la imagen vemos que se ha establecido un criterio sobre el campo idproveedor y como criterio hemos puesto 14. Significa que queremos obtener los registros de todos los productos que hayan sido suminstrados por el proveedor 14.
Al copiar el nombre de los campos sobre los que establecemos los criterios hay que hacerlo con cuidado, copiando o escribiéndolos de la misma forma que aparecen en la lista de datos.
Después ya podemos comenzar a aplicar el filtro avanzado.
En primer lugar activamos cualquier celda que esté dentro del listado de productos, así Excel la puede reconocer inmediatemente. A continuación vamos al menú datos donde elegimos la opción Filtro Filtro Avanzado como vemos en la figura:
Al aplicar esta opción se abre la ventana Filtro avanzado donde observamos que el rango de la lista de productos aparece en "Rango de la lista":
Colocamos el curso en Rango de criterios y seleccionamos el criterio que hemos copiado anteriormente, con lo cual el rango correspondiente pasa a estar como se observa en la siguiente imagen:

Ahora ya podriamos dar al botón Aceptar y obtendriamos el resultado del filtro, pero vamos a dar un paso más. Marcamos la opción Copiar a otro lugar. La casilla Copiar a: se activa. Esto nos permite seleccionar una celda, a partir de la cual se van a copiar aquellos registros que cumplan los criterios que hemos seleccionado anteriormente:
Pulsamos en el botón Aceptar y nos aparece el resultado a partir de la celda A86:
Lo tenemos en otro lugar y si el resultado tiene bastantes registros podemos aplicar otro filtro avanzado sobre él al objeto de focalizar la búsqueda de registros.
En posteriores entradas seguiremos trabajando con los criterios que podemos usar en un filtro avanzado y que resultados producen.

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