sábado, 21 de noviembre de 2009

Permitir longitud cero

Cuando creamos nuevas tablas en Access, normalmente se realiza a través de la vista diseño de la tabla. Para modificar algo también accedemos a dicha vista. En esta entrada vamos a comentar un par de propiedades de la misma. Nos referimos a Permitir longitud cero y a Requerido.

Permitir longitud cero

Permitir longitud cero admite dos posibles valores, Sí y No. Si está con valor significa que podemos introducir una cadena de longitud cero en el campo. Esta cadena se puede puede representar como "" sin nada dentro de las comillas. Con el valor No no se admitiría esta cadena.

Requerido

La propiedad Requerido indica que ese campo no se puede dejar en blanco, sin datos. Todos los campos pertenecientes a la clave principal de una tabla tienen la obligación de poseer datos, no pueden estar vacíos. El resto de campos no tienen, en principio, esa obligación. Pero si la propiedad Requerido de un campo está a , significa que no podemos dejar de introducir datos en ese campo. Necesariamente introduciremos información para cumplir con la exigencia de esta propiedad.

Sin embargo, puede ocurrir que, en ciertas ocasiones, no tenemos el dato para ese campo y resulta que con Requerido activado, Access nos obliga a introducir información en el mismo. ¿Qué podemos hacer? Si la propiedad permitir longitud cero está activada (valor Sí), que hacemos es pulsar la barra espaciadora, y de esta forma podemos pasar a otro campo sin problemas. Más tarde, con la información en nuestras manos, introducimos el dato sin problemas.

En definitiva, ambas propiedades están relacionadas. Con permitir longitud cero y requerido a sí podemos dejar la introducción de datos para más tarde. Si tuviésemos requerido a si y permitir longitud cero a no, entonces Access no permite introducir una cadena de longitud cero en el campo, y estaremos obligados a introducir información, dar a la barra espaciadora no se permite.

lunes, 9 de noviembre de 2009

Relación de varios a varios

Vamos a seguir trabajando el tema de las relaciones entre tablas. Después de ver las relaciones uno a varios y uno a uno, ahora toca ver la relación varios a varios. En este tipo de relación un registro o fila de una tabla puede estar relacionado con varios registros o filas de la segunda tabla. Por el otro lado, un registro de la segunda tabla puede estar relacionado con una o varias filas de la primera tabla.


Con esta entrada vamos a ver el proceso de construcción de una relación de varios a varios entre dos tablas. Hemos construido una base de datos llamada atletismo. Creamos dos tablas, una a la que denominamos Pruebas. Esta es su vista diseño:




La otra tabla, Atletas, contiene los datos de los atletas que compiten en las distintas pruebas:





Para poder establecer la relación entre ambas tablas, Access necesita otra tabla. Servirá para poder establecer una relación de varios a varios. La tabla intermedia para este caso la llamaremos Marcas, donde guardaremos los tiempos, distancias, saltos obtenidos en las distintas pruebas por los atletas:






En esta tabla, como vemos, hemos llevado una copia de las claves principales de las tablas pruebas y atletas. Su clave principal va a estar formada por tres campos: IdAtleta, IdPrueba y fecha. Se ha incluido fecha como parte de la clave principal, para tener en cuenta que cada atleta pueda participar en una prueba varias veces por existir series clasificatorias. Recordando, para establecer una clave principal compuesta por varios campos, es preciso seleccionar previamente esos campos y después haremos clic sobre el botón clave principal.

Ahora que tenemos las tablas necesarias vamos a construir la relación. Abrimos la ventana de relaciones, también se abre la ventana mostrar tabla. En la misma seleccionamos las tablas con las que vamos a construir la relación:

Seleccionamos las tres tablas con la tecla de control pulsada, pulsamos en agregar y cerramos esta ventana. El resultado es que la ventana Relaciones contiene las tres tablas.
A continuación, creamos las relaciones. En primer lugar, con el ratón arrastraremos el campo IdPrueba, de la tabla Pruebas, al campo IdPrueba de la tabla Marcas. Se abre la ventana Modificar las relaciones donde se observan las propiedades de la relación recién creada, como se observa en la siguiente imagen. En la misma, marcamos las propiedades de integridad referencial para evitar pérdidas accidentales de datos. Al final de la ventana vemos que esta relación de uno a varios. La razón es que una prueba puede estar relacionado con varios atletas con sus correspondientes marcas.




Repetimos este proceso entre las tablas Atletas y Marcas. Llevaremos el campo IdAtletas, de la tabla Atletas, a su copia, IdAtleta de la tabla Marcas. De esta forma queda creada otra relación de uno a varios entre Atletas y Marcas. Las propiedades de esta relación quedan visibles en la siguiente imagen:

Pulsando en el botón Crear la ventana se cierra quedando visibles las relaciones. El conjunto de las dos relaciones forman una relación de varios a varios entre las tablas Pruebas y Atletas. La siguiente imagen muestra las relaciones establecidas:



Es sencillo reconocer una tabla intermedia que permita construir una relación de varios a varios, si en la ventana Relaciones observamos una tabla cuya clave principal esté formada por varios campos, nos dará la pista de que es una tabla intermedia que forma parte de una relación de varios a varios.

Conclusión

En definitiva, para construir esta relación necesitamos una tabla adicional, Marcas, y crear dos relaciones. Las relaciones se crean entre una clave principal y su copia de la otra tabla, siendo esta la clave secundaria. El conjunto de los campos IdAtleta, IdPrueba y Fecha constituyen la clave principal de la tabla intermedia Marcas.

viernes, 6 de noviembre de 2009

Relaciones en Access: Uno a uno

Dado el desarrollo del tema dejamos para otra entrada la relación varios a varios. Aqui vamos a tratar de explicar un poco en que consiste la relacion uno a uno entre dos tablas. La relación, más común, uno a varios la vimos en una entrada anterior.

La relación de uno a uno es la relación menos común de todas. Es dificil encontrar este tipo de relación. Debido a que es escasa su presencia, creo que esta entrada pretende aclarar un poco en que consiste y como se construye.

Esta relación indica una relación en la que un registro de una tabla solo puede estar relacionado con un solo registro de la tabla en el otro lado de la relación y viceversa.

Esta relación puede servir para representar, por ejemplo, cierta actividad que realizan determinados trabajadores de una empresa.

Realmente este tipo de relación se tiende a evitar introduciendo los datos de una tabla en la otra.


Vamos a ver ahora como se construye en Access una relación de uno a uno. Para ello en primer lugar creamos dos tablas: aulas y cañones. Con ellas se pretende representar la realidad de un centro educativo. En cada aula existe un cañon. La clave principal de la tabla Aulas es IdAula. La clave principal de la tabla Cañones es IdCañon.

Para construir esta relación vamos a la ventana relaciones. Se abre pinchando en el botón Relaciones . Si ambas tablas no están las incorporamos desde la ventana Mostrar tabla.
Arrastramos la clave principal Idaula al campo IdCañon. En ese momento se abre la ventana Modificar relaciones que es como la que se ve en la siguiente figura. En la misma marcamos la opción Exigir integridad referencial. No es necesario marcar las opciones de actualizar y eliminar puesto que los campos que intervienen en la nueva relación son clave principal de sus respectivas tablas.


Al relacionar de esta forma ambas tablas, la ventana de la relacion recién creada muestra nos dice que tipo de relación es, lo podemos observar en la parte final de la misma.
A contnuación pulsamos en el botón aceptar, la ventana se cierra y se muestra la nueva relación en la ventana Relaciones tal como vemos en la siguiente imagen:

Los unos en negrita que aparecen nos indican como están relacionadas ambas tablas. Ahora podremos saber en que aula está cada cañon.
Resumiendo, podemos decir que este tipo de relación es la menos habitual. Por eso es interesante mostrar como se construye este tipo de relación. Entre dos tablas que tienen este tipo de relación un registro o fila de una de ellas está relacionado con un solo registro o fila de la tabla. En el otro sentido ocurre exactamente lo mismo.