viernes, 24 de diciembre de 2010

Validación de datos con Excel

Cuando se rellenan datos en un formulario, podemos limitar los datos que podemos introducir en el mismo. Este ejemplo pretende ilustrar el proceso con el que se limitan los valores a validar.
Supongamos que tenemos en una hoja de cálculo el siguiente formulario:

Para introducir el dato de Ciudad, podemos limitar a determinadas localidades la entrada de datos, no permitiendo introducir ninguna otra localidad. Activamos la celda B13. Vamos a poner un mensaje de entrada. Entramos en Datos / Validación...



Seleccionamos la pestaña Mensaje entrante de la siguiente forma:


Además dejamos marcada la opción Mostrar mensaje al seleccionar la celda. A continuación, configuramos los datos:


En Permitir seleccionamos Lista. Y en Origen escribimos las ciudades que nos interesan, y separandolas con el signo punto y coma. Sólo nos queda pulsar en aceptar. 
Para comprobar que funciona, nos colocamos en la celda B13 que hace que se visualice el mensaje entrante:

Para introducir la ciudad, la escribimos o la seleccionamos del menú que aparece al pulsar la flecha:


Hacemos clic en la ciudad que nos interesa, y ya está introducida en la celda.

Si introducimos cualquier ciudad que no esté comprendida en las ciudades que hemos introducido en configuración, no admitirá el dato, mostrándonos el siguiente mensaje:


De esta forma ya hemos configurado una celda para que admita sólo determinados datos, y de una forma sencilla siguiendo unos pocos pasos. También podemos personalizar el mensaje de error, de la misma manera que lo hemos hecho con el mensaje entrante, eligiendo título y mensaje que nos interesa (pestaña mensaje error):

Así, sustituimos el mensaje anterior, para datos no válidos, por otro más personalizado con un título y mensaje más acorde.
Hemos visto una forma que nos ayuda a controlar los datos que introducimos en una hoja de cálculo. Es una herramienta muy interesante; sobre todo para introducir datos para la administración u otros organismos oficiales.

No hay comentarios:

Publicar un comentario