jueves, 10 de febrero de 2011

Suma continua en informes

Cuando elaboramos un informe en Access mostramos datos de varios campos. Algunos pueden ser de tipo numérico. También podemos establecer algún agrupamiento de acuerdo con los datos de un campo.

Veamos como:

De la base de datos ejemplo de Access, Neptuno, creamos un informe basado en la tabla productos. Bajamos los campos IdProveedor, Nombre producto y unidades en existencia. El informe recién creado puede tener esta apariencia:

Para cada producto se muestran las unidades que tenemos en el almacén. Si nos interesa ver las unidades sumadas teniendo en cuenta las anteriores cantidades, habrá que modificar la propiedad suma continua del control unidades en existencia (cantidades que deseamos sumar). De esa forma, para el té la cantidad que debe aparecer será la suma de las cantidades 17 y 39, para el sirope la cantidad que aparece es la suma de 17, 39 y 13, y así sucesivamente.
Access nos ofrece dos posibilidades de hacer la suma. En vista diseño, hacemos clic con el botón derecho en el cuadro de texto UnidadesEnExistencia. Pinchamos en la pestaña Datos. Ahora pinchamos en la propiedad Suma continua, para conseguir que se despliegue el menú. Si seleccionamos Sobre todo (en la propiedad suma continua) entonces la suma la aplicará a lo largo del todo informe, hasta el último producto. En éste, tendremos la suma total de las cantidades almacenadas en el campo UnidadesEnExistencia. Pero si escogemos Sobre grupo entonces la suma continua se hará para proveedor por separado.

En este caso hemos escogido la opción Sobre todo, el resultado es:
Pero si escogemos Sobre grupo tendremos otra situación. Para cada  cambio de proveedor las sumas se reinicializan, el último producto de cada proveedor da la suma de unidades en existencia total del proveedor correspondiente. Tenemos entonces:

Si nos damos cuenta, con el segundo proveedor, la suma no tiene en cuenta las cantidades del primer proveedor, empezando la suma de nuevo. Eso pasa con todos los proveedores.

Resumiendo, la propiedad suma continua nos permite ver información que no tenemos guardada, de forma explicita, en una tabla y que la hacemos visible, modificando sus valores. Recordad que se aplica en el campo que contiene los valores.


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