miércoles, 26 de octubre de 2011

Crear un catálogo o lista de direcciones en word


Para crear un catálogo usaremos el asistente de combinar correspondencia. Con respecto a la creación de cartas, elegiremos algunas opciones diferentes que nos muestra el asistente. Veámoslo con un ejemplo:
Abrimos Word y en primer lugar tenemos que crear una tabla.

Tendrá una fila con el número de columnas que nos interese. Aquí lo vamos a hacer con 4 columnas. Por tanto tendremos una tabla de una fila y cuatro columnas:


A continuación iniciamos el asistente de combinar correspondencia. Hacemos:
Herramientas à Cartas y correspondencia à Combinar correspondencia.

Nos centramos en el panel de tareas, la sección Seleccione el tipo de documento. Marcamos la última opción, Lista de direcciones.
Hemos completado el primer paso. Pulsamos en Siguiente: Inicie el documento.

En el paso 2 no hace falta tocar nada, pues usaremos el documento actual.

Vamos al paso 3 con Siguiente: Seleccione los destinatarios. En este caso podemos partir de una lista existente, o podemos escribir una lista nueva o seleccionar los contactos de Outlook. Para este ejemplo, vamos a coger Utilizar una lista existente. En el enlace Examinar seleccionamos la base de datos que contiene las direcciones que nos interesa colocar en el catálogo

Hacemos doble clic sobre la base de datos y se abre la ventana Seleccionar tabla. En la misma seleccionamos la tabla o consulta que contiene las direcciones que queremos copiar. Con aceptar tenemos los datos de origen necesarios para completar el catálogo.


En esta ventana podemos ordenar los registros por dirección ciudad o cualquier otro campo con un clic en el que nos interese. Lo dejamos como está y pulsamos en aceptar. Vamos al paso 4 del asistente. Ahora colocamos el cursor en la primera celda de la tabla e introducimos el primer campo, NombreCompañía, en la siguiente NombreContacto, después Dirección y Ciudad. Pulsamos en cada caso el enlace Más elementos:

Se abre una ventana, en la que hacemos doble clic en el campo a insertar y cerramos la ventana con el botón Cerrar.

Hacemos esto en cada celda, el resultado será:
En el paso siguiente se muestra la primera dirección:

En este paso podemos ver los registros, e incluso excluir alguno sino queremos que aparezcan en la lista.
Una vez que estamos de acuerdo con las direcciones podemos completar el asistente en el último paso, donde activaremos el enlace En nuevo documento
Se muestra la ventana:

Solo queda pulsar en Aceptar para ver el resultado:

Para mejorar el resultado a esta tabla podemos añadir una fila por arriba donde podemos colocar los títulos de cada columna. Os preguntareis porque no lo hemos hecho antes. La razón es que, en ese caso, los títulos se repetirían cada dos filas, lo que hace que desistamos de ello. Lo hacemos ahora.
Seleccionamos la primera fila y con el botón derecho seleccionamos insertar fila. Aparece una nueva fila encima. Ponemos los distintos títulos:
Si la lista ocupa varias páginas, podemos hacer que se repita la primera fila al comienzo de cada hoja. Botón derecho en la primera fila y seleccionamos propiedades de la tabla:

En la ventana hacemos clic en la pestaña fila y marcamos la casilla de verificación Repetir como fila de encabezado en cada página:


Pulsamos en aceptar y ya tenemos el catálogo o lista de direcciones. Al principio de cada página tenemos el encabezado que hemos colocado en la primera fila:

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