miércoles, 9 de enero de 2013

Función elegir de excel

Cuando utilizamos botones de opción podemos utilizar la función SI para seleccionar una acción, en el caso de tres o más opciones estamos obligados a utilizar anidamiento de funciones. Una buena alternativa  a esta situación es usar la función elegir, que no obliga a usar funciones anidadas.

Vamos ver su uso con botones de opción. Crearemos tres de ellos. En la ficha programador vamos al grupo controles. En controles de formulario pinchamos en el botón de opción.

Nuestro botón insertado es:

Siguiendo el mismo proceso añadimos dos botones más:


Para alinearlos sólo basta seleccionar uno y con las teclas CTRL y las flechas de dirección las movemos para que queden bien. El paso siguiente es asociar dichos botones a una celda. En la celda aparecerá un 1, un 2 o un 3 dependiendo del botón de opción sobre el que pinchemos. En el caso de la imagen anterior en la celda asociada a los botones sería un 2.
Para seleccionar la celda donde aparecerán los valores numéricos pulsamos con el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionamos Formato de control:
Para asociar una celda a los botones
Pulsamos, seleccionamos la pestaña Control y en Vincular con la celda seleccionamos una celda, por ejemplo E2. Pulsamos en aceptar:


Cada vez que pulsemos en un botón la celda E2 cambiará a un valor determinado. Ahora vamos a cambiar el texto de los botones. Botón derecho y modificar texto en cada uno de ellos nos permite poner los siguientes textos a los botones:

Creamos una tabla en la que calculamos el total facturado:


La suma de los subtotales nos da el total. Los botones de opción nos permiten aplicar distintos descuentos a ese total. Para calcularlo hemos utilizado la función Elegir.
La sintaxis de la función es:


Según el valor del argumento num_índice elegir devolverá uno de los argumentos restantes de la función. Si num_índice es 1, elegir devuelve valor 1, si es 2 elegir devuelve valor 2, y así sucesivamente. Estamos obligados a utilizar los dos primeros argumentos, el resto son opcionales. Excel nos permite introducir hasta 254  valores distintos (serían 255 argumentos con el índice).  Como valores podemos introducir una cadena de texto (entre comillas) o expresiones que debe calcular Excel. En nuestro ejemplo hemos configurado la función elegir del siguiente modo, teniendo en cuenta el valor de la celda E2:

Es decir, si en la celda E2 tiene un 1 aplicaremos un descuento del 5%, si es 2, el descuento aplicado será del 7,5% y con 3 en E2 el descuento asciende al 10% del total.
El valor de E2 es controlado o decidido con los botones de opción y decidimos sobre que descuento aplicamos.
No hemos anidado ninguna función dentro de elegir, en cambio, si hubiéramos usado la función si, deberíamos poner la función si como argumento del primer si usado. Con elegir hemos simplificado el calculo del total aplicando un descuento decidido con unos botones de opción.

Total con un descuento del 10%  usando elegir

Sólo nos queda un detalle, ocultar el contenido del a celda E2, para hacerlo podemos aplicar al color del texto el mismo de la celda, en este caso el color blanco. De esa forma no se ve el valor contenido de la celda, sigue ahí pero no se ve.