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domingo, 29 de abril de 2012

Trucos para Word

Con este post vamos a ver unos trucos para Word. Comentaremos como activar varios elementos de forma rápida e inmediata. Vamos a ver como visualizar la ventana configurar página y como activar la regla con un solo clic. En una entrada anterior hablamos de un atajo como era activar con un doble clic la ventana Personalizar  o en esta entrada en la que podemos ver como generar texto rápidamente.

Ventana configurar página

Con un solo clic vamos a ver la ventana sin acceder a ella a través de los ribbons. Con la cinta Diseño de página podemos ver el grupo Configurar página:


Si pulsamos en Margenes o en Tamaño, en el menú que despliegan podemos ver las opciones Margenes personalizados... y Más tamaños de papel... respectivamente que nos mandan a donde queremos ir, a Configurar página. Otra forma más sencilla de obtener lo mismo es haciendo doble clic en la regla (en ambas, la horizontal y la vertical). Así tenemos nuestra ventana:



Activar la regla de Word

La forma tradicional sería ir al ribbon Vista y en el grupo Mostrar u Ocultar podemos activar la regla



Se marca y se hace visible la regla. Podemos hacerlo sin ir a Vista. Si nos fijamos en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical, tenemos una pequeña imagen de una regla. Sólo tenemos que hacer un clic en la misma para activa la regla. También sirve para lo contrario, para ocultarla, también con un solo clic.


Podemos resumir que para obtener algo dentro un programa podemos hacerlo de varias formas. Es interesante conocerlas ya que nos permite realizar una acción utilizando varios métodos. Entre los mismos, podemos elegir los trucos de Word que pueden resultar más interesantes debido a su rapidez de ejecución. 

miércoles, 26 de octubre de 2011

Crear un catálogo o lista de direcciones en word


Para crear un catálogo usaremos el asistente de combinar correspondencia. Con respecto a la creación de cartas, elegiremos algunas opciones diferentes que nos muestra el asistente. Veámoslo con un ejemplo:
Abrimos Word y en primer lugar tenemos que crear una tabla.

Tendrá una fila con el número de columnas que nos interese. Aquí lo vamos a hacer con 4 columnas. Por tanto tendremos una tabla de una fila y cuatro columnas:


A continuación iniciamos el asistente de combinar correspondencia. Hacemos:
Herramientas à Cartas y correspondencia à Combinar correspondencia.

Nos centramos en el panel de tareas, la sección Seleccione el tipo de documento. Marcamos la última opción, Lista de direcciones.
Hemos completado el primer paso. Pulsamos en Siguiente: Inicie el documento.

En el paso 2 no hace falta tocar nada, pues usaremos el documento actual.

Vamos al paso 3 con Siguiente: Seleccione los destinatarios. En este caso podemos partir de una lista existente, o podemos escribir una lista nueva o seleccionar los contactos de Outlook. Para este ejemplo, vamos a coger Utilizar una lista existente. En el enlace Examinar seleccionamos la base de datos que contiene las direcciones que nos interesa colocar en el catálogo

Hacemos doble clic sobre la base de datos y se abre la ventana Seleccionar tabla. En la misma seleccionamos la tabla o consulta que contiene las direcciones que queremos copiar. Con aceptar tenemos los datos de origen necesarios para completar el catálogo.


En esta ventana podemos ordenar los registros por dirección ciudad o cualquier otro campo con un clic en el que nos interese. Lo dejamos como está y pulsamos en aceptar. Vamos al paso 4 del asistente. Ahora colocamos el cursor en la primera celda de la tabla e introducimos el primer campo, NombreCompañía, en la siguiente NombreContacto, después Dirección y Ciudad. Pulsamos en cada caso el enlace Más elementos:

Se abre una ventana, en la que hacemos doble clic en el campo a insertar y cerramos la ventana con el botón Cerrar.

Hacemos esto en cada celda, el resultado será:
En el paso siguiente se muestra la primera dirección:

En este paso podemos ver los registros, e incluso excluir alguno sino queremos que aparezcan en la lista.
Una vez que estamos de acuerdo con las direcciones podemos completar el asistente en el último paso, donde activaremos el enlace En nuevo documento
Se muestra la ventana:

Solo queda pulsar en Aceptar para ver el resultado:

Para mejorar el resultado a esta tabla podemos añadir una fila por arriba donde podemos colocar los títulos de cada columna. Os preguntareis porque no lo hemos hecho antes. La razón es que, en ese caso, los títulos se repetirían cada dos filas, lo que hace que desistamos de ello. Lo hacemos ahora.
Seleccionamos la primera fila y con el botón derecho seleccionamos insertar fila. Aparece una nueva fila encima. Ponemos los distintos títulos:
Si la lista ocupa varias páginas, podemos hacer que se repita la primera fila al comienzo de cada hoja. Botón derecho en la primera fila y seleccionamos propiedades de la tabla:

En la ventana hacemos clic en la pestaña fila y marcamos la casilla de verificación Repetir como fila de encabezado en cada página:


Pulsamos en aceptar y ya tenemos el catálogo o lista de direcciones. Al principio de cada página tenemos el encabezado que hemos colocado en la primera fila:

sábado, 20 de noviembre de 2010

Tablas rápidas en Word 2007

Word 2007 incorpora una nueva característica con respecto a versiones anteriores. Hace a referencia a la posibilidad de crear una tabla rápidamente y con un formato conformado. Sólo nos tenemos que preocupar de introducir los datos dentro de la tabla. Inicialmente, Word coloca datos dentro de la misma, pero son completamente ficticios. Presentamos algunos ejemplos de tablas rápidas.

En primer lugar, para añadir a nuestro documento debemos ir a la cinta insertar. Pinchamos en tabla donde podemos acceder a las tablas rápidas.



Una vez en tablas rápidas solo queda seleccionar la que más nos interesa. Por ejemplo, seleccionando la primera opción tendremos la siguiente tabla en el documento:

Se inserta un calendario, donde podremos introducir notas recordatorías si así nos interesa. Otra tabla que se nos permite introducir es la siguiente:

Es una lista de elementos, los datos que aparecen son ficticios, y sólo queda introducir aquellos que nos interesa mostrar con la lista. Existen más modelos con distintos formatos,  lo que nos permite generar tablas con rapidez para poder introducir información sin mucha pérdida de tiempo.

viernes, 5 de noviembre de 2010

Encoger texto para imprimir en menos páginas


Cuando escribimos un texto que debemos imprimir, nos puede ocurrir que al final ocupe un poco más de una hoja. Si lo mandamos imprimir vamos a tener dos hojas, y en la segunda solo tenemos dos o tres líneas escritas. Word nos permite evitar esta circunstancia. Veamos como.

En primer lugar vamos a vista preliminar. Ahora solo tenemos que pulsar donde dice Encoger una página de Vista previa en el ribbon Vista preliminar.

Automáticamente todo el texto se reduce de forma que pueda imprimirse en una sola página. Word ha reducido el tamaño de la letra y los espacios entre los párrafos también son algo más reducidos.

Ahora ya se puede imprimir con la seguridad de que todo el documento cabe en una sola hoja.

viernes, 20 de agosto de 2010

Truco para añadir texto en Word 2007

Cuando interesa colocar texto rápidamente en un documento, sin importarnos su contenido, podemos usar un pequeño truco. Consiste en escribir lo siguiente seguido de un enter:

=rand()

De esta forma, aparecen de forma automática tres párrafos. El resultado se muestra a continuación:


Si con esto, no nos parece suficiente, podemos hacer que aparezcan, por ejemplo, 8 párrafos, en ese caso deberemos escribir:

=rand(8)

Es decir, entre paréntesis ponemos el número de párrafos que nos interesan que aparezcan. Podemos llenar una o varias hojas en función de los párrafos que deseemos. El contenido, es repetir los 3 primeros párrafos una y otra vez hasta completar el número de párrafos asignados.

Así podemos llenar hojas rápidamente, marcando simplemente el número de párrafos que interesa que aparezcan.

domingo, 21 de marzo de 2010

Calculadora de Word

Con esta entrada se quiere mostrar que el procesador de textos Microsoft contiene una calculadora, que nos permitirá realizar cálculos.

Por ejemplo, si queremos realizar un cálculo, seguiremos una serie de pasos. Supongamos que queremos hacer una multiplicación, la escribimos:
En primer lugar, iremos al menú Herramientas donde seleccionamos la opción Personalizar..


De esta forma se abre la ventana Personalizar. Consta de dos paneles, Categorías y Comandos, donde elegiremos respectivamente Herramientas y Herramientas Calcular:


Ahora queda solo arrastrar Herramientas Calcular a cualquier barra de herramientas. Pinchamos en Herramientas Calcular en comandos y lo arrastramos a una barra de herramientas presente como Formato o Estandar. Una vez colocado soltamos el ratón y la visualización del mismo será:


Cerramos la ventana Personalizar con el botón Cerrar. Ahora ya estamos en condiciones de realizar cualquier cálculo. Para calcular la multiplicación del principio de este post, la seleccionamos y pulsamos en el botón Herramientas Calcular recién insertado. El resultado aparece en la barra de estado tal como muestra la imagen:


Al poco rato la información desaparece de la barra de estado. Como también se copia el resultado en el portapapeles, podremos colocarlo donde nos interese. Hacemos clic con el ratón para ubicar el cursor y pulsaremos CTRL + V, como hemos hecho en este ejemplo. Se ha situado el resultado a continuación de la fórmula que hemos calculado:
A partir de ahora podemos usar esta utilidad todas las veces que nos interese, con cualquier fórmula que nos interese calcular.

jueves, 18 de marzo de 2010

Ajuste perfecto de varios elementos de dibujo

Cuando estamos trabajando en Word muchas veces es necesario insertar imágenes o generar nuestras propias imágenes con el uso de los elementos que nos da la barra de herramientas Dibujo. Durante la creación de las mismas nos podemos encontrar con que no podemos alinear o unir perfectamente dos dibujos inicialmente separados. En esta entrada vamos a intentar aclarar un poco que es lo que podemos hacer cuando se presenta esta situación.

Supongamos que hemos insertado una circunferencia y una línea curva como las que vemos:
Nuestra idea es juntar ambas figuras de manera que la curva sea tangente a la circunferencia. Pinchamos en la curva y la llevamos con cuidado a la circunferencia, entonces observamos que no podemos acercarla más. Si seguimos acercando nos pasaremos y lo que aparece es que la curva cruza la línea de la circunferencia. Esto no interesa.
Esto sucede porque los dibujos se colocan ajustándose a una cuadricula que tiene el documento. Cualquier desplazamiento de una figura geométrica o elemento de dibujo se coloca siempre por defecto siguiendo a la cuadricula interna del documento. ¿Qué podemos hacer? Simplemente vamos a desactivar dicha cuadricula para poder colocar una figura como nos interesa. Por tanto vamos a la barra de herramientas de Dibujo, ubicada normalmente por encima de la barra de tareas, y seleccionamos la opción cuadricula:


De esta forma tenemos delante la ventana Cuadrícula de dibujo. Dentro de la misma tenemos la sección Ajustar donde desactivaremos la casilla de verificación Objetos a la cuadrícula. Solo nos queda pulsar el botón Aceptar:

Ahora podemos seleccionar un objeto y desplazarlo libremente por el documento, y nos va permitir unir con mas precisión nuestra circunferencia y nuestra curva:
Existe otra forma de hacerlo. Si no queremos estar continuamente desactivando y activando la casilla de verificación objetos a la cuadrícula, también podemos desplazar un objeto de dibujo seleccionándolo primero y moverlo a otro lugar con la tecla de control ctrl y con las teclas de dirección del teclado. De esta forma hemos desplazado la curva hacia la izquierda para que quede tangente a la circunferencia como vemos en la imagen:
Resumiendo, se puede mover libremente un dibujo desactivando la casilla objetos a la cuadrícula y también se puede desplazar un objeto con las teclas CTRL y teclas de dirección del teclado. Confío en que a partir de ahora puedan realizar o crear sus imágenes con mayor precisión.

jueves, 18 de febrero de 2010

Desactivar el lienzo de dibujo

Cuando creamos un documento word, en ciertas ocasiones colocamos dibujos o autoformas. En el proceso de generación de una autoforma word nos coloca de forma automática un lienzo de dibujo que puede resultar molesto. Esta entrada se explica como desactivarlo, para que en el proceso de creación de cualquier autoforma no nos aparezca el lienzo.

Supongamos que queremos colocar una línea, elipse o un rectángulo, como vamos a hacer ahora. En primer lugar pinchamos en autoformas, de la barra de herramientas dibujo:


En el momento de seleccionar el rectángulo, antes de colocarlo en el documento aparece el lienzo:


Si tenemos colocado texto al lado, la aparición del lienzo puede descolocar todo un poco, con lo que resulta un poco molesto. Para evitar que ocurra esto, word nos permite desactivarlo, para que en el proceso de generación de un dibujo o autoforma no aparezca seguiremos una serie de pasos.

En primer lugar, iremos al menú Herramientas y seleccionaremos Opciones:


Nos aparece la ventana Opciones donde seleccionaremos la pestaña General:




Antes de pulsar en aceptar, solo nos queda un paso. Tenemos que desactivar la última de las opciones generales:


Una vez desactivada, ya podemos pulsar en aceptar. A partir de aquí, podemos insertar en nuestro documento autoformas, líneas, flechas o circunferencias sin que salte el lienzo.

Por supuesto, si más adelante nos interesa trabajar con el lienzo, lo podemos volver a activar, accediendo de nuevo a Herramientas / Opciones y marcando "Crear automáticamente lienzo de dibujo al insertar autoformas".

miércoles, 30 de septiembre de 2009

Otra forma de crear pies y encabezados de página

Cuando trabajamos con un procesador de textos la forma habitual de generar distintos pies de página en un documento es insertar saltos de sección. Así, en cada sección se podrán colocar encabezados o pies de página diferentes. En este post vamos a ver otra forma de hacerlo. No vamos a usar ningún salto de sección. Nos apoyaremos en el uso de campos.

Vamos a partir de un documento que contiene 3 páginas cuya vista preliminar es la siguiente (puede ser cualquier texto, no vamos centrarnos en esto):


En este ejemplo vamos a colocar un pie de página para las dos primeras páginas y otro distinto para la última página. Iremos al menú Ver y seleccionaremos Encabezado y píe de página. Se mostrará el encabezado como un cuadro rayado y además aparece el menú Encabezado y pie de página:



En el menú pulsamos en el botón Cambiar entre encabezado y pie para que el cursor quede situado en el pie de página. Ahora pulsamos la combinación de teclas Ctrl + F9 con lo que aparacer un par de llaves como muestra la imagen:

Dentro de las llaves escribiremos If:


A continuación volvemos a pulsar Ctrl + F9 apareciendo nuevas llaves:



Colocamos el cursor dentro de estas llaves donde escribiremos numpages, que contiene el número de páginas que tiene el documento. Podemos usar operadores en la expresión if y teclearemos el símbolo >. Volvemos a pulsar Ctrl + F9 y en las nuevas llaves escribimos page que contiene el valor de la página actual. Así hemos establecido una condición lógica que devolverá verdadero o falso dependiendo en cada página del valor de la misma.

Esta condición nos dice que pasará algo si la página es cualquiera que no sea la última, y pasará otra cosa si es la última.

Si se verifica la condición queremos que aparezca en el pie de página la frase Continua en la siguiente página. Dentro de la expresión la tecleamos sin olvidarnos de escribirla entre comillas. Para el pie de la última página deseamos tener la frase Última página también escrita entre comillas. La imagen siguiente trata de aclararlo:


Toda la expresión que acabamos de escribir sigue la estructura condición valor_si_ verdadero valor_si_falso. Si la condición se cumple aparecerá la frase que hemos escrito en primer lugar, y en caso contrario aparecerá la frase escrita en segundo lugar.

Yendo al menú Insertar Campo y en el cuadro nombres de campo seleccionamos if observamos la estructura que hemos comentado:

Para comprobar todo esto salimos del pie de página haciendo doble clic en el texto del documento. A continuación pulsamos la combinación de teclas ALT + F9. De esta forma se muestran las frases que hemos escrito al final de la estructura del if.

Para las primeras páginas tenemos el siguiente pie:


La página que no cumple la condición que hemos establecido presentará un pie distinto:


Actualizar tablas en Excel

En el siguiente ejercicio vamos a ver como actualizar tablas en excel. Nos centraremos en modificar unos precios con código VBA. Modificare...