Pon tus imágenes en la galería

En cualquier presentación colocamos imágenes para hacerla más atractiva. Office tiene una galería de imágenes. Pero muchas veces añadimos otras a la presentación. Si queremos que éstas estén a nuestra disposición en cualquier momento para hacer otra presentación, las podemos añadir a la galería tranquilamente. Veamos como.

Por ejemplo, vamos añadir a la galería la siguiente imagen:

En el menú Insertar elegimos Imagen/Imágenes prediseñadas...

Aparece el panel de tareas que nos va permitir seleccionar la imagen que queremos colocar en una diapositiva. Pero esto ahora no interesa. El siguiente paso es hacer clic en Organizar clips... dentro del panel de tareas, abajo. Se abre la siguiente ventana:

Pulsamos en el botón Más adelante para que se cierre la ventana Agregar clips a la galería. Ahora copiamos la imagen a colocar y la pegamos en el panel de la derecha. En el panel izquierdo tenemos una serie de carpetas. ahí podemos decidir en que galería de colecciones se coloca la imagen. Seleccionamos una, por ejemplo, clips sin clasificar, y pegamos la imagen con Edición / Copiar:

La última de la imagen es la que hemos añadido. Ahora cerramos la ventana sin más. La imagen ya está en la galería. Vamos a comprobarlo. En imágenes prediseñadas pulsamos en el botón buscar (dejamos vacío el cuadro de buscar) y aparecen una serie de imágenes entre las que está la imagen que acabamos de insertar:

Ahí está, la última de las mostradas. Ahora podemos disponer de ella cuando nos guste para las siguientes presentaciones. No tenemos necesidad de buscarla en otros sitios.

Formas de ejecutar una macro en Excel

Vamos a ver algunas formas que tenemos para ejecutar una macro creada:

1ª Forma

Para ejecutar una macro sólo utilizamos una combinación de teclas. Cuando empezamos a crear cualquier macro vamos a Herramientas / Macro / Grabar nueva macro y aparece en pantalla la siguiente imagen:

Esta ventana nos da permiso para modificar el nombre de la macro, que por defecto es Macro1. Tenemos, además, un método abreviado para ejecutar la macro con la tecla de control CTRL. Colocamos un carácter, y podemos pulsar en aceptar. A continuación ejecutamos los pasos que queremos grabar. Detenemos la grabación. A partir de ahí, cada vez que deseamos que se ejecute la macro solo hay que pulsar la tecla CTRL y la tecla que hayamos elegido antes. Por ejemplo, puede ser CTRL+Ñ. Hay que tener un poco de cuidado para elegir la tecla, ya que algunas teclas estar reservadas para guardar (CTRL+G) o imprimir (CTRL+P) una hoja en combinación con la tecla CTRL.

2ª Forma

Otra manara sería hacerlo así: con la macro creada vamos a Herramientas / Macro / Macros...

Se abre una ventana con la relación de macros que hemos grabado hasta el momento.

Como vemos, tenemos en nuestro libro de cálculo dos macros, macro1 y macro2. Si seleccionamos macro2 solo hay que pulsar en el botón ejecutar para que esa macro muestre el resultado de todas sus acciones. Pulsamos en el botón ejecutar y vemos su resultado:

3ª Forma

Mediante una barra de herramientas. Ha sido una publicada en una entrada reciente. Con la macro grabada vamos a Herramientas /Personalizar y dentro de la pestaña Barra de Herramientas pulsamos en el botón Nueva. Damos nombre a la barra de herramientas, por ejemplo Mis macros, y vamos a la pestaña Comandos de Personalizar. En categorías se selecciona macros y en en el panel derecho arrastramos la imagen del sol (Personalizar botón) a la nueva barra de herramientas. Cerramos la ventana personalizar. Sólo queda asignar el botón a la macro creada.

Hacemos clic en el botón recién incorporado. Se abre la  ventana Asignar macro donde seleccionamos el nombre de la macro que hemos creado y pulsamos en aceptar. Esta es la forma que tenemos para asignar botones a una macro en cualquier barra de herramientas. Ahora ya podemos pulsar en el botón para que se ejecuten todas las instrucciones que componen la macro.  

4ª Forma

Mediante un botón de comando. En primer lugar tenemos que visualizar la barra de herramientas Formularios. Vamos al menú Ver /Barras de herramientas y en el menú que se despliega elegimos Formularios:

Ahora hacemos clic en el botón de Formularios:

Y sobre la hoja pinchamos y arrastramos el ratón para generar el botón. Al soltar el ratón aparece también la ventana Asignar macro para seleccionar la macro que nos interesa que se ejecute con ese botón.

Ahora seleccionamos macro1 y pulsamos en Aceptar. Podemos modificar el nombre del botón, pulsamos en el botón, borramos el nombre por defecto y escribimos Macro1:

Y pulsamos fuera del mismo. Volvemos a ir al botón, el cual se convierte en una mano y pulsamos. Tenemos ahora el resultado del mismo:

Crear una nueva barra de herramientas

Resulta un proceso sencillo. En pocos pasos podemos crear una barra de herramientas totalmente personalizada de acuerdo a nuestras necesidades. Vamos a ver los pasos que hay que hacer para crearla.

En primer lugar crearemos dos macros que guardaremos. A continuación le asignaremos botones que colocaremos en la nueva barra.

Para grabar una macro seguiremos los pasos que nos indica la siguiente imagen:

Se abre la ventana Grabar macro que nos pide el nombre que le damos a la macro. Le damos el nombre de MostrarMensaje. Recordamos que el nombre de una macro no puede tener espacios. Pulsamos en aceptar.

A partir de ahora todas las acciones que realizamos quedarán grabadas en la macro. Nos colocamos en la celda D4 y escribimos el texto Saludos a todos.

Para detener la grabación pulsamos en el primer botón de la barra de herramientas Detener macro:

 Ya tenemos una macro. Ahora la vamos a pasar como un botón a una nueva barra de herramientas. Para crearla vamos a Herramientas / Personalizar. Y pulsamos en el botón Nueva.

 En la ventana que aparece, daremos nombre a la nueva barra de herramientas, la podemos llamar Mis funciones:

Al pulsar en el botón aceptar aparece en pantalla la nueva barra, muy pequeña y sin botones. Ahora sólo queda darle contenido, añadir botones que ejecuten macros o funciones incorporadas por Excel. En nuestro caso vamos a colocar un botón que nos permita ejecutar la macro que acabamos de crear.

Aspecto de la nueva barra de herramientas:

El título de la barra no se ve al completo debido a que no hay botones. Para añadir un botón debemos ir a Herramientas /Personalizar, hacemos clic en la pestaña Comandos, y ahora arrastramos los elementos que compongan nuestra barra de herramientas. Para añadir la macro, en el panel de categorías elegimos macros y en el segundo panel tenemos Personalizar botón. Lo arrastramos a nuestra barra de herramientas.

Cerramos la ventana Personalizar.

 

Ahora hay que asociar al botón a nuestra macro. Hacemos clic en el botón recién incorporado. Se abre la  ventana Asignar macro donde seleccionamos MostrarMensaje y pulsamos en aceptar. Esta es la forma que tenemos para asignar botones a una macro en cualquier barra de herramientas. Ahora ya podemos pulsar en el botón para que se ejecuten todas las instrucciones que componen la macro. En este caso, que aparezca la frase Saludos a todos y con un formato determinado. Por supuesto, podemos colocar más botones a la barra de herramientas, pero siempre a través de la ventana Personalizar. También podemos modificar la imagen del botón. Es interesante pues así podemos dar a cada macro un botón con una imagen diferente al de otras macros.

Validación de datos con Excel

Cuando se rellenan datos en un formulario, podemos limitar los datos que podemos introducir en el mismo. Este ejemplo pretende ilustrar el proceso con el que se limitan los valores a validar.

Supongamos que tenemos en una hoja de cálculo el siguiente formulario:

Para introducir el dato de Ciudad, podemos limitar a determinadas localidades la entrada de datos, no permitiendo introducir ninguna otra localidad. Activamos la celda B13. Vamos a poner un mensaje de entrada. Entramos en Datos / Validación...

Seleccionamos la pestaña Mensaje entrante de la siguiente forma:

Además dejamos marcada la opción Mostrar mensaje al seleccionar la celda. A continuación, configuramos los datos:

En Permitir seleccionamos Lista. Y en Origen escribimos las ciudades que nos interesan, y separandolas con el signo punto y coma. Sólo nos queda pulsar en aceptar. 

Para comprobar que funciona, nos colocamos en la celda B13 que hace que se visualice el mensaje entrante:

Para introducir la ciudad, la escribimos o la seleccionamos del menú que aparece al pulsar la flecha:

Hacemos clic en la ciudad que nos interesa, y ya está introducida en la celda.

Si introducimos cualquier ciudad que no esté comprendida en las ciudades que hemos introducido en configuración, no admitirá el dato, mostrándonos el siguiente mensaje:

De esta forma ya hemos configurado una celda para que admita sólo determinados datos, y de una forma sencilla siguiendo unos pocos pasos. También podemos personalizar el mensaje de error, de la misma manera que lo hemos hecho con el mensaje entrante, eligiendo título y mensaje que nos interesa (pestaña mensaje error):

Así, sustituimos el mensaje anterior, para datos no válidos, por otro más personalizado con un título y mensaje más acorde.
Hemos visto una forma que nos ayuda a controlar los datos que introducimos en una hoja de cálculo. Es una herramienta muy interesante; sobre todo para introducir datos para la administración u otros organismos oficiales.

Botones para desplazarse entre hojas

Las etiquetas de las hojas de cálculo nos permiten desplazarnos de una hoja a otra de nuestro libro de cálculo. Sí además, las nombramos ubicaremos los contenidos de cada una más rápidamente. También podríamos darles color para distinguirlas. Pero en este post vamos a hacer lo mismo de una forma diferente. Vamos a ubicar botones en las hojas para desplazarnos de una a otra.

El primer paso es habilitar el menú Cuadro de controles. Pinchamos con el botón derecho en la zona de las barras de herramientas y se despliega un menú con la relación de barras de herramientas, donde seleccionamos Cuadro de controles:

Ahora la tenemos disponible y podemos introducir botones y configurar código para que trabajen como nos interesa. Para comprobar que funcionan correctamente vamos a colocar texto en dos celdas de hojas distintas. En hoja1, en la celda D3 escribimos y damos formato al texto Hoja de ventas:

En hoja2, en la celda D3 escribimos y damos formato al texto Hoja de compras:

Ahora vamos a poner un botón de comando en la hoja1 y otro en la hoja2. Quedará solo darles el código a cada uno de ellos. En hoja1 hacemos clic en el botón de comando de la barra de herramientas Cuadro de controles:

Lo llevamos a la hoja y arrastramos el ratón para que tenga un tamaño.

Ahora hacemos doble clic sobre el botón, que activa la ventana de Microsoft Visual Basic:

La primera fila escrita nos indica que cuando se efectúa el evento clic sobre el botón se ejecutará el código escrito en medio. El código que vamos a escribir es el siguiente:

Hoja2.Activate

Como interesa que nos lleve a la hoja de compras, escribimos el nombre de la etiqueta, Hoja2 y después del punto seleccionamos la acción que queremos que ocurra con la hoja2, activarla, de esta manera se hará activa y será la que veamos.

Modificamos la propiedad Caption del botón para que tenga otro texto, distinto al inicial. Haremos clic con el botón derecho sobre el botón

Aparece la ventana de propiedades donde daremos el nuevo nombre al botón:

En Caption escribimos Ir a compras. Repetiremos las mismas acciones para insertar otro botón en la hoja2 para volver la Hoja1 (hoja de ventas). Imagen de ambos botones:

El código del segundo botón será:

Hoja1.Activate

Sólo nos queda salir del modo diseño para poder operar con los botones. Pinchamos en el botón Salir modo diseño:

Desaparecen los puntos de control de los botones y ya podemos pulsar en ellos para desplazarnos entre  ambas hojas de cálculo.

Tablas rápidas en Word 2007

Word 2007 incorpora una nueva característica con respecto a versiones anteriores. Hace a referencia a la posibilidad de crear una tabla rápidamente y con un formato conformado. Sólo nos tenemos que preocupar de introducir los datos dentro de la tabla. Inicialmente, Word coloca datos dentro de la misma, pero son completamente ficticios. Presentamos algunos ejemplos de tablas rápidas.

En primer lugar, para añadir a nuestro documento debemos ir a la cinta insertar. Pinchamos en tabla donde podemos acceder a las tablas rápidas.

Una vez en tablas rápidas solo queda seleccionar la que más nos interesa. Por ejemplo, seleccionando la primera opción tendremos la siguiente tabla en el documento:

Se inserta un calendario, donde podremos introducir notas recordatorías si así nos interesa. Otra tabla que se nos permite introducir es la siguiente:

Es una lista de elementos, los datos que aparecen son ficticios, y sólo queda introducir aquellos que nos interesa mostrar con la lista. Existen más modelos con distintos formatos,  lo que nos permite generar tablas con rapidez para poder introducir información sin mucha pérdida de tiempo.

Algunas propiedades de los objetos de Access

Cuando trabajamos en formularios de Access tenemos la posibilidad de insertar distintos elementos. Se puede citar a los cuadros de texto, etiquetas, botones de comando o cuadros de listas. Todos tienen asociadas determinadas propiedades sobre las que podemos actuar para obtener el comportamiento que interese.

Gracias a esas propiedades, cualquier evento que ocurra puede hacer que una propiedad determinada cambie. Por ejemplo, cargar un formulario o hacer clic en un botón, son eventos que se dan con frecuencia.

Access permite al usuario generar código que se ejecuta cuando suceda determinado evento. A continuación ponemos un procedimiento de evento:

                Sub Mensaje_click ()

                 Msgbox "Este es el mensaje que ves por pulsar el botón"

              End Sub

Todos los procedimientos tienen una línea inicial que comienza con el termino Sub y terminan por la línea End Sub. En medio tenemos el código que se ejecuta cada vez que hacemos clic en el botón Mensaje. Este código nos mostrará el mensaje Este es el mensaje que ves por pulsar en el botón (evento hacer clic).  Provocamos la ejecución del código que insertamos.

Esto permite alterar las propiedades de los distintos objetos de un formulario. Algunas propiedades son las siguientes:

Activate

Para desactivar un cuadro de texto ponemos su propiedad Activate a false:

boton1.activate=False

Visible

Para ocultar un cuadro de texto ponemos su propiedad Visible a false:

Boton1.Visible=False

Para trabajar con las propiedades del formulario en el que estamos, usamos el término Me. Si queremos ocultar el formulario podemos escribir:

Me.visible=False

y para que se pueda ver podemos hacer:

Me.visible=True

Como vemos, el uso y conocimiento de ciertas propiedades de botones o etiquetas nos permite mejorar las prestaciones de un formulario. Así podemos modificar propiedades para que el formulario trabaje como al usuario realmente le interesa.