Consultas paramétricas en Access

Access nos permite extraer información almacenada de diversas formas. Puede suceder que en ciertas ocasiones pedimos unos datos a Access mediante una consulta. Más tarde volvemos a pedir información con otra consulta. Si realizamos varias consultas que son iguales pero cambiando solo el valor de los criterios, entonces Access permite realizar todo el conjunto de consultas en una sola. Se hace a través de las consultas paramétricas. Éstas cada vez que se ejecutan nos va pedir que demos valor a los criterios dentro de la consulta. En cada ejecución de la consulta podemos modificar el valor de los criterios. Es decir, establecemos el valor de los criterios en cada ejecución de la consulta. Por lo tanto, irán cambiando los resultados de la consulta cada vez.

Vamos a verlo con un ejemplo. Creamos una consulta en vista diseño, en la cual vamos a trabajar con la tabla Productos, de la que nos va interesar extraer los precios de los productos comprendidos entre dos precios, que determinaremos en el momento de hacer la consulta. Bajamos a la cuadricula de diseño los campos NombreProducto y PrecioUnidad. En la fila de criterios de este último campo ponemos el criterio siguiente:

Entre [Precio más bajo] y [Precio más alto]

Así, en cada ejecución Access pedirá ambos precios. Para que nos pida esos valores, usamos los corchetes, que encierran la pregunta para establecer el criterio. Como queremos dos datos, usamos los corchetes dos veces, para que nos pida ambos precios. El diseño de la consulta queda como sigue:

Ejecutamos la consulta, y Access nos pide el precio más bajo de la siguiente forma:

Escribimos el precio más bajo que nos interesa y pulsamos en aceptar. A continuación aparece la otra ventana donde tecleamos el precio más alto y pulsaremos en aceptar:

El resultado serán los productos comprendidos entre los dos precios introducidos:

En otro momento volvemos a ejecutar la consulta, pero cambiando los precios que nos pide para obtener otros productos.

El precio más bajo que introducimos ahora es:

Y el precio más alto es:

Con lo que el resultado de la consulta queda así:

Como vemos, con una sola consulta obtenemos distintos resultados. El valor de los criterios están parametrizados, y se establecen en el momento de ejecución de la consulta. Es interesante, ya que nos permite ahorrar espacio en disco, además de diseñar solo las consultas que sean necesarias.

Consultas en Access

Vamos a intentar explicar de la mejor manera posible como se realizan determinadas peticiones de información a Access. El medio es crear un objeto de Access al que denominamos consulta.

Unir en un solo campo el contenido de los campos NombreCompañía y NombreContacto de la tabla Clientes.

En primer lugar, crearemos la consulta en vista diseño, subiremos la tabla clientes para tener disponibles los campos con los que nos interesa trabajar.

Ahora nos colocaremos en la primera columna de la cuadricula de diseño, en la mitad inferior de la vista diseño de la consulta, donde teclearemos lo siguiente:

Compañía y contacto:[NombreCompañía]&" "&[NombreContacto]

El texto que está antes de los dos puntos : va a ser el nombre que tenga el nuevo campo. Si no ponemos nada par el nombre, Access por defecto lo nombrará como Expr1.

Después escribiremos el nombre del primer campo que queremos unir. Importante, los nombres de los campos siempre irán encerrados entre corchetes. Para unirlo o pegarlo a otro elemento se usa el carácter &, por lo tanto, lo ponemos. Como no queremos que los dos campos estén unidos sin espacio entre ellos, le añadimos un espacio, que se incorpora encerrándolo entre comillas. Así se hará con cualquier carácter que queramos añadir.

Para colocar el segundo campo colocaremos el segundo & y escribimos el nombre del segundo campo entre corchetes. Podemos unir en un solo campo, el número de elementos que nos interese. Hay que tener cuidado que cada vez que coloquemos un nuevo campo o carácter, no hay que olvidarse de escribir el &. Este símbolo sirve y actúa como unión entre los campos y caracteres que queremos colocar en el nuevo campo. En la consulta la expresión se verá así:

Ahora ya solo nos queda ejecutar la consulta, y para ver el resultado de la misma, pulsaremos en el primer icono de la barra de herramientas (Vista). El resultado que nos mostrará la consulta será el siguiente:

Esto era lo que nos pedía la consulta.

Listar la descripción de las categorías de alimentos que no sean bebidas

En esta consulta tenemos que visualizar todas las categorías excepto una. En una consulta, en vista diseño, subiremos la tabla de categoría, bajaremos el campo NombreCatergoría y colocaremos el cursor en la fila de criterios. Para negar algo en primer lugar escribiremos Negado y después se teclea la categoría que queremos que no aparezca, en este caso bebidas. Por tanto, la vista diseño de la consulta será:

En el resultado vemos que aparecen todas las categorías excepto la que hemos negado, bebidas: