Access: propiedades de los campos de las tablas

En general, sobre todo en campos de tipo texto nos podemos encontrar con distintas propiedades que van a permitir configurar el campo como a nosotros nos interesa. En la vista diseño de una tabla, mitad inferior de la pantalla están las propiedades del campo seleccionado en la parte superior de la pantalla:

Tamaño del campo

Esta propiedad establece el número máximo de caracteres que podemos introducir en el campo. El valor de la imagen nos muestra que como mucho se pueden introducir 40 caracteres, si intentamos introducir más Access no lo permite. Para poder introducir más tenemos que aumentar el valor. En campos de tipo texto el máximo de caracteres que permite Access es hasta los 255 caracteres. En campos de tipo memo el máximo está en los 65536 caracteres.

Formato

Podemos hacer que los caracteres de un campo aparezcan todos en mayúsculas o minúsculas. Si queremos que aparezcan en mayúsculas simplemente, en esta propiedad tecleamos el carácter >, y para minúsculas teclearemos el carácter <.

Máscara de entrada

En esta propiedad podemos introducir una máscara para conseguir que en un campo estemos obligados a introducir 2,  3 o 4 caracteres o los que nos interesen. También nos permiten hacer que un carácter determinado sea número o letra. Por ejemplo, que estén en mayúsculas los caracteres y que aparezcan tres caracteres y dos números:

>LLL00

Las L obligan a la introducción de letras, cualquier otro carácter no es permitido. Los 0 sirven para obligar a introducir sólo números.

Título

Esta propiedad puede estar en blanco. En ese caso el campo tendrá como nombre el dato introducido en la columna campo de la vista diseño de esa tabla. En cambio, si escribimos algo en esta propiedad, cuando mostremos la tabla con los datos, se observa que el nombre del campo pasa a ser el dato introducido en esta propiedad. Hemos cambiado el título, no el nombre del campo.

Valor predeterminado

Si un campo presenta en muchos registros el mismo dato, podemos ahorrar el escribirlo y hacer que Access lo introduzca de manera automática. Apellidos, ciudades, países se prestan a introducir un apellido, ciudad o país por defecto. Lo escribimos en valor predeterminado, y siempre aparece. Para introducir otro valor, no hay problema, se borra el valor por defecto y lo escribimos.

Regla de validación y texto de validación

En un campo ciudad, por ejemplo, podemos limitar la cantidad de ciudades a introducir. Para limitar a París, Melbourne y Tokio las ciudades que podemos introducir lo haremos escribiendo en regla de validación lo siguiente:

"París" O "Melbourne" O "Tokio"

Así Access en el campo ciudad no permitirá introducir otras ciudades que no sean estas.

Texto de validación nos permite personalizar a nuestro gusto el mensaje que muestra Access si se escribe una una ciudad no permitida por la regla de validación.

Podemos usar operadores >;  <;  =>;  =<; <>,  o expresiones como Negado, Es Nulo, Negado Es Nulo, Entre y  .

Indexado

Permite que Access establezca como índice a un campo para acelerar búsquedas. Los campos clave siempre están indexados

Permitir longitud cero

En esta entrada hablamos de permitir longitud cero y de la propiedad requerido (obligamos a que un campo introduzca datos, información).

Consultas resumen: Criterios o condiciones

Siguiendo al anterior post sobre consultas de resumen, en esta entrada vamos a incluir condiciones en los campos. Pero debemos hacerlo con cuidado, ya que los resultados podrían no ser los esperados. Podemos hacer que los criterios se apliquen antes de realizar el resumen o después de realizar dicho resumen. Vamos a ello.

Criterios después del resumen

Realizar este tipo de consulta es muy sencillo, sólo tenemos que colocar el criterio del campo que interesa limitar en la fila de criterios y ejecutar la consulta. Los resultados que muestran son los registros del resumen efectuado que lo cumplen.

Por ejemplo, de la tabla de Pedidos de la base de datos Neptuno, que viene con Access, vamos a extraer los cargos cuya suma cumpla una determinada condición, supongamos que 25 euros.  Creamos la consulta en la que subimos sólo la tabla Pedidos:

De la tabla bajamos los campos cargo y fecha de pedido:

 ahora ejecutamos la consulta para ver el resultado que muestra:

esto nos dice que el resultado ha dado un total de 480 registros correspondientes a las 480 fechas en las que existen pedidos registrados. A continuación, vamos a establecer la condición sobre el campo Cargo, en la fila de criterios del campo Cargo ponemos la condición, tal como se muestra:

Ejecutamos la consulta:

Como vemos, ahora el número de registros es de 366, es decir, de los 480 registros, sólo 366 cumplen que la suma de cargo es superior a 25 euros. Observando la tabla vemos que en ese campo todas sus cantidades son superiores a 25. En esta consulta, el criterio se ha aplicado después de hacer la consulta resumen.

Criterios antes del resumen

Ahora vamos a aplicar el mismo criterio o condición de forma diferente.  En este caso, el criterio se aplica antes de que se ejecute la consulta.

En este caso, Access selecciona primero aquellos registros cuyo cargo sea superior a 25 euros y sobre ese resultado aplica la suma de cargos agrupados por fechas de pedidos, como vemos el número de registros es distinto:

El número de registros que obtenemos ahora es 359, menor al anterior resultado. Si nos damos cuenta, en el primer caso se hacía la consulta sin importar que valor tuviera el campo Cargo, en cambio ahora si que tiene en cuenta su valor, solo se aplica la consulta solo en aquellos registros cuyo valor de cargo superen 25.

En una consulta resumen tenemos que tener un poco de cuidado a la hora de aplicar los criterios para poder obtener los resultados que nos interesan.