Para crear un catálogo usaremos el
asistente de combinar correspondencia. Con respecto a la creación de cartas,
elegiremos algunas opciones diferentes que nos muestra el asistente. Veámoslo
con un ejemplo:
Abrimos Word y en primer lugar tenemos que
crear una tabla.
Tendrá una fila con el número de columnas
que nos interese. Aquí lo vamos a hacer con 4 columnas. Por tanto tendremos una tabla de una fila y cuatro columnas:
A continuación iniciamos el asistente de
combinar correspondencia. Hacemos:
Herramientas à Cartas y
correspondencia à
Combinar correspondencia.
Nos centramos en el panel de tareas, la
sección Seleccione el tipo de documento. Marcamos la última opción, Lista de
direcciones.
Hemos completado el primer paso. Pulsamos
en Siguiente: Inicie el documento.
En el paso 2 no hace falta tocar nada, pues
usaremos el documento actual.
Vamos al paso 3 con Siguiente: Seleccione
los destinatarios. En este caso podemos partir de una lista existente, o
podemos escribir una lista nueva o seleccionar los contactos de Outlook. Para
este ejemplo, vamos a coger Utilizar una lista existente. En el enlace Examinar
seleccionamos la base de datos que contiene las direcciones que nos interesa
colocar en el catálogo
Hacemos doble clic sobre la base de datos y
se abre la ventana Seleccionar tabla. En la misma seleccionamos la tabla o
consulta que contiene las direcciones que queremos copiar. Con aceptar tenemos
los datos de origen necesarios para completar el catálogo.
En esta ventana podemos ordenar los
registros por dirección ciudad o cualquier otro campo con un clic en el que nos
interese. Lo dejamos como está y pulsamos en aceptar. Vamos al paso 4 del
asistente. Ahora colocamos el cursor en la primera celda de la tabla e
introducimos el primer campo, NombreCompañía, en la siguiente NombreContacto,
después Dirección y Ciudad. Pulsamos en cada caso el enlace Más elementos:
Se abre una ventana, en la que hacemos
doble clic en el campo a insertar y cerramos la ventana con el botón Cerrar.
Hacemos esto en cada celda, el resultado
será:
En este paso podemos ver los registros, e
incluso excluir alguno sino queremos que aparezcan en la lista.
Una vez que estamos de acuerdo con las
direcciones podemos completar el asistente en el último paso, donde activaremos
el enlace En nuevo documento
Para mejorar el resultado a esta tabla
podemos añadir una fila por arriba donde podemos colocar los títulos de cada
columna. Os preguntareis porque no lo hemos hecho antes. La razón es que, en
ese caso, los títulos se repetirían cada dos filas, lo que hace que desistamos
de ello. Lo hacemos ahora.
Seleccionamos la primera fila y con el
botón derecho seleccionamos insertar fila. Aparece una nueva fila encima.
Ponemos los distintos títulos:
Si la lista ocupa varias páginas, podemos
hacer que se repita la primera fila al comienzo de cada hoja. Botón derecho en
la primera fila y seleccionamos propiedades de la tabla:
En la ventana hacemos clic en la pestaña
fila y marcamos la casilla de verificación Repetir como fila de encabezado en
cada página:
Pulsamos en aceptar y ya tenemos el
catálogo o lista de direcciones. Al principio de cada página tenemos el
encabezado que hemos colocado en la primera fila:
