Una base de datos se encarga de guardar información
relevante de una organización.
Funciones de una
base de datos:
- Añadir información
- Modificar datos
- Eliminar datos
- Extraer la información que nos interesa
- Etc.
Access es una base de datos relacional ya que la información
se guarda en tablas, y las mismas están relacionadas. Access se compone de los
siguientes objetos:
Tablas Lugar destinado a guardar la información.
Consultas nos permiten extraer
información relevante.
Formularios Objetos que permiten una
visualización más atractiva que la de las tablas. Permiten añadir datos a la
base de datos.
Informes Se emplean para imprimir de
una forma más atractiva la información contenida en la base.
Macros Nos permiten imprimir de forma
eficiente los datos, elaborar facturas, etc.
Tablas de datos
En una tabla guardamos los datos de un cliente, de un
proveedor o de un producto. En el caso de los clientes, por ejemplo, cada fila
contiene los datos de un cliente. Cada fila de una tabla se llama registro.
Cada registro está compuesto de unidades de información llamadas campos. Si
vemos una tabla de Access, las columnas son campos y las filas registros.
Para identificar un registro de los demás, Access hace de un
campo su clave principal. Su valor no se puede repetir dentro de una tabla. Además,
puede servir o usarse para establecer las relaciones de esa tabla con otras. En
otra entrada hablamos de como se crean las relaciones entre las tablas.
Consultas
Cuando creamos una consulta esperamos obtener los datos que
nos interesan contenidos en las tablas. Podemos utilizar criterios para buscar
información relevante para nosotros. Todos los objetos de Access tienen la
vista diseño donde decidimos lo que queremos como sea el objeto. En las
consultas, en vista diseño, podemos establecer criterios para extraer la
información que sólo nos interese. La vista diseño tiene esta apariencia:
En la parte superior aparecen las tablas de las que
extraemos los datos. En la parte inferior, rejilla de diseño, bajamos los
campos que nos interesa mostrar en la consulta. Podemos limitar los datos a
mostrar estableciendo criterios. Cada criterio afecta a un campo. Podemos poner
todos los criterios que nos interesen.
Si colocamos varios criterios en la misma fila, los
registros resultado del a consulta cumplen todos esos criterios. Si los
colocamos en filas distintas, los registros que salgan pueden cumplir alguno de
los criterios, pero no tienen necesidad de cumplir todos. Por ello, en el
último caso, normalmente, la consulta devuelve más registros. Vemos como
funciona un poco esto:
1.
Criterios
en la misma fila:
El resultado:
2.
Criterios
en filas distintas:
Resultado:
En este caso, cada registro (fila) cumple, al menos uno de
los criterios, que sea de Londres o que la compañía sea Eastern Connection. En el primer caso
sólo sale un registro pues hemos pedido que cumplan los dos criterios (hemos
puesto éstos en la misma fila). Normalmente, con criterios colocados en filas distintas dan como resultado un número mayor de registros (menos exigencia, basta cumplir uno de los criterios que hemos puesto).
Este tipo de consultas son de selección de datos. Además existen consultas de acción y son de cuatro tipos:
- Consulta
de creación de tablas (Para crear
nuevas tablas)
- Consulta
de eliminación (Nos permiten
eliminar registros)
- Consulta
de datos anexados (Añadimos
registros a una tabla)
- Consulta
de actualización (Modifican los
datos de un campo de una tabla con un nuevo valor)
Formularios
Nos permiten ver los datos con otra disposición. Ahora vemos
los datos de un registro en los llamados cuadros de texto, existen etiquetas, y
podemos ver imágenes almacenadas en las tablas. Podemos colocar botones que nos
permiten ejecutar macros, para abrir una tabla o consulta o un informe. Además
podemos hacer con estos botones que se cierre el formulario donde estamos o
salir incluso de Access. En
esta entrada explicamos como se pueden crear formularios.
Informes
Los informes nos permiten imprimir los datos de una tabla o
consulta. También podemos establecer agrupaciones de los datos en función del
valor de uno o varios campos. También nos permite sacar totales por grupos.
Macros
Nos permiten llevar a buen término acciones de una forma
rápida y eficaz. Con una macro automatizamos la ejecución de varias tareas. Para
ejecutar una macro podemos crear botones en un formulario, de forma que si
damos un simple clic la macro se ejecutará inmediatamente.
Con una macro podemos abrir tablas o consultas, cerrar un
formulario o salir de Access.
Resumiendo un poco, Access consta de distintos objetos. Cada uno cumple una función específica, de forma coordinada lo que permite una óptima gestión y administración de los datos que podemos guardar en una base de datos
