Eliminar elementos repetidos en Excel 2007

Dada la amplitud de una hoja de cálculo, podemos introducir muchos datos. Creamos largas listas, con las que trabajamos. En estas listas los elementos introducidos pueden repetirse o no, dependiendo de nuestras necesidades.

En ciertas ocasiones puede interesar que los elementos que introducimos no se repitan. Si queremos asegurarnos de que no hay elementos repetidos, usaremos una nueva herramienta que viene incorporada en la versión 2007. Nos permite eliminar los elementos repetidos, y se denomina quitar duplicados. Se encuentra en la cinta Datos, sección Herramientas de datos:

El primer paso es tener una lista con datos. Vamos a crearla y nos vamos a preocupar de introducir datos repetidos a propósito. Por ejemplo:

Ahora tenemos la lista con varios elementos repetidos (producto 2, producto 6, etc). Lo que vamos a hacer ahora es eliminar esos elementos repetidos, para tener la lista sin repeticiones. El primer paso es seleccionar toda la lista.

Y después basta con hacer un clic en Quitar duplicados:

Aparece una ventana que nos pregunta cual es la lista, como ya está seleccionada y no hemos seleccionado encabezados, pulsamos en el botón aceptar:

El resultado es inmediato, la misma lista pero sin elementos repetidos:

Como se observa, ya no tenemos ningún producto que aparece más de una vez. Además, también aparece un cuadro de dialogo que nos informa de los elementos repetidos que han sido eliminados de la lista:

También nos proporciona el número de datos que permanecen en la lista.

Cerrar formulario con botón en Access 2007

Para cerrar cualquier ventana nada tan sencillo como hacer clic la X de la esquina superior dcha. de una ventana. Con este post, se mostrará otra forma de cerrar una ventana de un formulario de otra forma. Crearemos un botón de comando que al pulsarlo cierre el formulario que contiene el propio botón.

Creamos un formulario en blanco, lo único que vamos a colocar es el botón que permita cerrarlo. Por defecto el nombre que le da Access es Formulario1. Ahora colocamos el botón en el mismo. Para añadir elementos al formulario, tenemos que verlo en vista diseño. Para ello pulsamos con el botón derecho en la pestaña del formulario.

  

donde seleccionamos Vista diseño. Ahora es el momento de colocar el botón. En primer lugar nos aseguramos de que el botón Asistente de controles está activado. En caso contrario, lo activamos con un clic.

De esta forma, al colocar el botón saltará el asistente del botón de comando.

Al acabar de colocar el botón, el asistente para botones de comando aparece:

En categorías elegimos Operaciones con formularios, y en acciones seleccionamos Cerrar formulario.

Pulsamos en Siguiente y solo queda poner un texto en el botón o poner una imagen. Para el ejemplo vamos a seleccionar Texto: Cerrar formulario. Ahora pulsamos en el botón Finalizar. La imagen que queda del botón es:

Ahora ya podemos dejar la vista diseño y comprobar que funciona el botón. Volvemos a Vista formulario con el botón derecho en la pestaña del formulario. Después pulsamos en el botón para que cierre el formulario. Como no hemos guardado nada nos preguntará primero si deseamos guardar los cambios (nuevo botón, formulario...). Pulsamos en Si.

Aparece otra ventana que nos pide que le demos un nombre al nuevo formulario. Pulsamos en Aceptar directamente y el formulario queda guardado y cerrado.

La pestaña del formulario desaparece.

El proceso que hemos visto es muy similar en la versión Access 2003. El asistente de control de botones es el mismo.

La función pago

Dentro de las funciones financieras, nos permiten realizar cálculos de tipo económico, que podemos usar con Excel, tenemos la función pago. Cuando solicitamos un crédito en un banco, debemos ir pagándolo con mensualidades, anualidades... Pago nos calcula esas cantidades.

Pago tiene cinco argumentos. Los dos últimos son opcionales. Hacen referencia a si vamos a hacer el pago al principio o final de cada periodo, y el otro es si con el crédito vamos a financiar o no todo el capital prestado.

Supongamos que deseamos financiar 25000 €, a una tasa anual del 5,25% en 6 años.

Vamos a hallar la cantidad mensual que hay que pasar al banco en estas condiciones. Tecleamos la función donde queremos tener el resultado.

Como deseamos hacer el cálculo mensual, la tasa debe ser también mensual. La tasa la dividimos entre doce pues el dato que tenemos es anual. El argumento nper es el número de pagos que vamos a realizar en los 6 años. El dato será multiplicar el número de años por 12 meses. Tenemos ya así calculado el número de pagos total. Va hace referencia al capital que financiamos. Por tanto, escribimos la función con sus argumentos:

Pulsamos en aceptar, y tenemos el dato que buscamos:

Se observa que el resultado aparece en rojo, esto es así por que es un pago, salida de dinero, y Excel lo coloca en rojo. Si queremos que sea positivo y que no esté en rojo, solo hay que introducir el argumento capital (el tercero Va) con un signo menos -. Editamos la fórmula y colocamos el signo menos:

Así, el resultado será positivo:

Si se desea devolver el dinero por anualidades, un solo pago cada año, para el mismo préstamo, el cálculo del mismo será así:

El resultado es:

Con una función sencilla podemos aproximarnos un poco a los pagos que hacemos a los bancos, hipotecas, coches o vacaciones que deseamos financiar. Nos va a dar una idea de lo que vamos a pagar mientras dure el préstamo.

Gráficos SmartArt

En Excel 2007, y también en PowerPoint aparece un nuevo elemento. Pretende que los usuarios puedan comunicar información de forma visual. Podemos crear gráficos SmartArt para mostrar listas o procesos o insertar un organigrama. En esta entrada vamos a ver como crear un gráfico SmartArt en PowerPoint 2007.

En una diapositiva de una presentación (o archivo) de PowerPoint insertaremos el nuevo gráfico. Pulsamos en la pestaña Insertar y después en SmartArt:

Aparece la ventana Elegir un gráfico SmartArt. Contiene tres zonas. En la primera podemos elegir el tipo de SmartArt que queremos construir. En la segunda zona seleccionamos el que nos interesa con un simple clic. Y en la última zona aparece una descripción más detallada del elemento seleccionado en la segunda zona.

Pulsamos en aceptar y ya podemos introducir la información que nos interesa. Seleccionamos antes el gráfico Lista de bloques verticales antes de aceptar. El resultado que nos muestra es el siguiente:

Para rellenar no tenemos más que escribir en el panel que aparece a la izquierda. Cada vez que escribimos un nuevo elemento se va agregando al gráfico. El título lo colocamos en el cuadro de la diapositiva dando un clic. Si deseamos añadir una nueva sección en el último elemento pulsamos en intro y después pulsamos en la tecla tabulador (debajo de la tecla del uno) con la tecla shift (flecha hacia arriba) pulsada.

Trabajando con estos elementos podemos obtener algo como:

El resultado final aparece simplemente pulsando fuera:

Como vemos, este SmartArt ha permitido construir una lista resumen de los distintos elementos que nos podemos encontrar en Excel.

Como introducir información y recibir respuesta en Excel

Vamos a trabajar un poco con código en Excel de forma que nos pida información, y de acuerdo con esa información recibiremos una respuesta. En código VBA usaremos dos elementos:

• InputBox
• MsgBox

Cuando ejecutemos la macro que contiene inputbox, aparece un cuadro de dialogo pidiendo datos. Con msgbox ejecutándose muestra una ventana con unos datos. Vamos a crear una macro que nos pida unos datos y de acuerdo con ellos nos dará una respuesta.

Pinchamos en Programador y después en Visual Basic:

Como muestra la imagen, también podemos pulsar la combinación de teclas Alt+F11 para poder introducir el código de la macro. Introducimos un nuevo módulo con Insertar / Módulo. Ahora vamos a introducir un módulo con los elementos de los que hablamos. Escribiremos:

Sub introducir_datos()

  Dim Autor As String
  Dim titulo As String
  Dim Mensaje As String
  autor = InputBox("Introducir autor:", "Datos del libro")
  titulo = InputBox("Introducir Título:", "Datos del libro")
  Mensaje = "Bienvenido, el título es: " & titulo & " y el autor es: " & autor
  MsgBox Mensaje
End Sub

Con dim definimos 3 variables, autor, titulo y mensaje. Con cada inputbox pedimos al usuario de Excel que introduzca datos, el primero le pide el autor del libro, y el segundo el título del libro. Los datos se almacenan en las variables autor y titulo respectivamente. Ahora solo queda visualizar los datos. Unimos en primer lugar las variables titulo y autor en la variable mensaje con el símbolo & e incluyendo texto entrecomillado. Ahora msgbox muestra la variable mensaje al completo.

Cerramos la ventana de VBA. Vamos ahora a insertar un botón que ejecute la macro. pinchamos en la cinta del programador en insertar:

y seleccionamos el botón de los controles de formulario (el primer botón). Encima de las celdas arrastramos el ratón pinchando para ubicar el botón:

Aparece automáticamente la ventana:

Donde solo tenemos que seleccionar la macro que se ejecutará al pinchar en el botón. Como solo hay una macro la seleccionamos y pinchamos en aceptar. También podemos cambiar el nombre del botón. Hacemos un clic al comienzo del texto y ponemos el nuevo nombre y hacemos clic en una celda cualquiera que da como resultado el botón:

Ya solo queda ver el resultado, hacemos un clic en el botón aparece el siguiente resultado donde introduciremos el primer dato:

al pulsar en aceptar, aparece el otro cuadro de dialogo pidiendo el título del libro, que lo escribimos:

Por último, al pulsar en aceptar aparece el cuadro de dialogo que genera msgbox mostrando el resultado que buscamos:

Hemos visto como crear una macro que nos pide datos, y después visualiza información con ayuda de dos comandos inputbox, para dar información a Excel, y con msgbox muestra información almacenada en una variable.

Además hemos asociado a la macro a un botón que permite ejecutar la macro con un simple clic.

Truco para añadir texto en Word 2007

Cuando interesa colocar texto rápidamente en un documento, sin importarnos su contenido, podemos usar un pequeño truco. Consiste en escribir lo siguiente seguido de un enter:

=rand()

De esta forma, aparecen de forma automática tres párrafos. El resultado se muestra a continuación:

Si con esto, no nos parece suficiente, podemos hacer que aparezcan, por ejemplo, 8 párrafos, en ese caso deberemos escribir:

=rand(8)

Es decir, entre paréntesis ponemos el número de párrafos que nos interesan que aparezcan. Podemos llenar una o varias hojas en función de los párrafos que deseemos. El contenido, es repetir los 3 primeros párrafos una y otra vez hasta completar el número de párrafos asignados.

Así podemos llenar hojas rápidamente, marcando simplemente el número de párrafos que interesa que aparezcan.

Contabilizar solo determinados elementos

En más de una ocasión tendremos la necesidad de sumar determinadas cantidades. La función suma nos permite obtener el resultado de adicionar esas cantidades que nos interesen. En este post vamos un poco más adelante. Vamos a plantearnos una situación en la que interesa sumar es solo determinadas cantidades en función de si se verifica o no determinado criterio.

Nos vamos a ayudar de una función de Excel llamada sumar.si. Su sintaxis es la siguiente:

Tenemos tres argumentos:

1. El primero es rango, contiene las celdas que deben cumplir el criterio para que se pueda sumar.
2. El segundo es criterio, es el elemento que marca la condición que deben verificar las celdas que participarán en la suma.
3. El tercero es el rango_suma que marca las celdas que contienen los datos correspondientes a los de rango que se han de sumar si su correspondiente de rango cumple con el criterio.

Como rango_suma va entre paréntesis, significa que es un argumento prescindible, es decir, es un argumento que puede no aparecer, en ese caso, el argumento rango también será el rango_suma (serán valores numéricos, por supuesto).

Partimos de los siguientes datos:

Tenemos las ventas de varias oficinas de varios países. Ahora nos interesa ver las ventas de cada país. Por lo tanto, vamos a sumar solo las cantidades de cada país para obtener el total por países. Para colocar los resultados vamos a colocarlos así.

En primer lugar nos ubicamos en la celda G4, lugar donde tenemos que hallar la suma de ventas de todas las ciudades de Francia. Escribiremos el signo igual e introducimos sus argumentos de la siguiente forma:

El primer argumento corresponde al rango A2:A15 que contiene el nombre de los países. El segundo argumento hace referencia a la celda F4, que contiene el nombre del país Francia. También podíamos haber escrito como 2º argumento a "Francia". También así se obtiene el mismo resultado. El tercer argumento hace referencia a las celdas que hay que sumar. En este rango solo se sumarán aquellas que correspondan a ciudades francesas. El resto de cantidades no las tiene en cuenta en la suma.

Observando los argumentos de la función, el primero y el tercero están fijados con la tecla de función F4 que fija las referencias a las celdas, y al arrastrar la fórmula, los argumentos no son modificados.

Al teclear el paréntesis de cierre pulsamos la tecla Intro, y se muestra el resultado:

Para obtener el resultado de los demás países solo tenemos que copiar la fórmula. Nos colocamos, otra vez, en G4, y copiamos la fórmula contenida. Solo hacemos doble clic en la esquina inferior derecha de la celda y automáticamente obtenemos los resultados de todos los países.

 

La suma de las columnas Ventas de la primera imagen y la columna de Ventas totales de la tabla final son y deben ser lo mismo. En el segundo caso hemos agrupado las cantidades iniciales de las oficinas por países. Esto también podemos hacerlo usando tablas dinamícas. En posts anteriores hemos hablado de dichas tablas.

Sumar.si es una función que siempre podemos hacer uso de la misma. Es útil y va a sumar cantidades de acuerdo con determinados criterios.