jueves, 31 de diciembre de 2009

Como crear una macro

En esta nueva entrada vamos a tratar de explicar como realizar una macro que permita automatizar un conjunto de tareas en un solo clic. Después se podrá asociar la macro a un icono o a un botón.

Para poder escribir el código de la macro, en primer lugar, vamos al menú herramientas, seleccionamos macro y a continuación pinchamos en el editor de visual basic. Lo podemos ver en la siguiente imagen:


Mediante teclado podemos hacer lo mismo con Alt+F11. En dicho editor ahora vamos al menú Insertar y seleccionamos la opción Módulo como muestra la imagen:


A continuación aparece la ventana donde podremos teclear el código de la macro. Ahora en la ventana recién aparecida teclearemos la palabra reservada sub y después el nombre de la macro, finalizando dicha línea de código con un abrir y un cerrar paréntesis. En la siguiente imagen el nombre que hemos dado a la macro es mimacro. Después de teclear los paréntesis pulsamos la tecla intro y se genera, de forma automática, una línea en blanco y el texto end sub:
A partir de ahora ya estamos en disposición de teclear el código que nos interese que ejecute está macro. Importante, todo el código debe ser introducido en la línea en blanco, la que tiene el cursor. Podemos introducir desde una sola acción hasta lo que estimemos oportuno, por largo que sea.
El módulo que hemos insertado lo podemos ver en la ventana denominada Explorador de proyectos. Aparece como módulo1 debajo de la carpeta módulos que cuelga de VBAProject(Libro1). La siguiente imagen lo muestra:
Una vez introducido todo el código que nos interesa podemos pulsar en el botón guardar (icono con la imagen de un disquete) y solo nos resta salir del Editor de Visual Basic. Pulsaremos en el botón de cerrar la ventana.
Para ejecutar la macro podemos hacerlo de varias formas (imagen, botón de comando...), pero es tema para otras entradas posteriores a esta.
!Feliz Año 2010 a todos!

miércoles, 30 de diciembre de 2009

Funciones útiles en Access: IZQ y DER

En Access, a parte de trabajar con los distintos objetos que tiene, también lo podemos complementar, haciendo la aplicación mas completa, utilizando las distintas funciones internas que tiene. En esta entrada nos vamos a detener en dos: izq y der.

En primer lugar, a modo de introducción, comentaremos que para insertar una función cualquiera en un formulario o informe, usaremos un cuadro de texto. En el mismo, o dentro de sus propiedades (doble clic sobre el cuadro de texto), seleccionaremos la propiedad origen de control donde, para colocar una función escribiremos en primer lugar el signo =, y después se teclea la función con sus correspondientes argumentos.

En el caso de izq, necesitaremos dos argumentos. Dicha función devuelve los n primeros caracteres del contenido de un campo o de una cadena de texto. El primer argumento debe decirnos a que campo se refiere la función, de donde va a obtener los caracteres, y el segundo nos marcará cuantos caracteres del comienzo del campo nos va a interesar. Veámoslo con un ejemplo:

Si queremos obtener los dos primeros caracteres del nombre de cada cliente de una base de datos con la tabla clientes, y que esta, a su vez, contiene el campo NombreCliente, teclearemos en un cuadro de texto que lo represente lo siguiente:

=izq([Nombrecliente];2)

Si queremos que nos devuelva el primer carácter entonces el segundo argumento será 1.

Con la función der ocurre exactamente lo mismo, con la diferencia que los caracteres que devuelve son los últimos del contenido del campo marcado en el primer argumento. Por tanto:

=der([Nombrecliente];3)

En este caso nos devolverá los últimos 3 caracteres de los nombres de los clientes.

Una utilidad interesante de la función izq es crear un índice alfabético de productos o de clientes, haciendo que la función nos devuelva el primer carácter para que nos sirva de título de cada letra del alfabeto.

sábado, 21 de noviembre de 2009

Permitir longitud cero

Cuando creamos nuevas tablas en Access, normalmente se realiza a través de la vista diseño de la tabla. Para modificar algo también accedemos a dicha vista. En esta entrada vamos a comentar un par de propiedades de la misma. Nos referimos a Permitir longitud cero y a Requerido.

Permitir longitud cero

Permitir longitud cero admite dos posibles valores, Sí y No. Si está con valor significa que podemos introducir una cadena de longitud cero en el campo. Esta cadena se puede puede representar como "" sin nada dentro de las comillas. Con el valor No no se admitiría esta cadena.

Requerido

La propiedad Requerido indica que ese campo no se puede dejar en blanco, sin datos. Todos los campos pertenecientes a la clave principal de una tabla tienen la obligación de poseer datos, no pueden estar vacíos. El resto de campos no tienen, en principio, esa obligación. Pero si la propiedad Requerido de un campo está a , significa que no podemos dejar de introducir datos en ese campo. Necesariamente introduciremos información para cumplir con la exigencia de esta propiedad.

Sin embargo, puede ocurrir que, en ciertas ocasiones, no tenemos el dato para ese campo y resulta que con Requerido activado, Access nos obliga a introducir información en el mismo. ¿Qué podemos hacer? Si la propiedad permitir longitud cero está activada (valor Sí), que hacemos es pulsar la barra espaciadora, y de esta forma podemos pasar a otro campo sin problemas. Más tarde, con la información en nuestras manos, introducimos el dato sin problemas.

En definitiva, ambas propiedades están relacionadas. Con permitir longitud cero y requerido a sí podemos dejar la introducción de datos para más tarde. Si tuviésemos requerido a si y permitir longitud cero a no, entonces Access no permite introducir una cadena de longitud cero en el campo, y estaremos obligados a introducir información, dar a la barra espaciadora no se permite.

lunes, 9 de noviembre de 2009

Relación de varios a varios

Vamos a seguir trabajando el tema de las relaciones entre tablas. Después de ver las relaciones uno a varios y uno a uno, ahora toca ver la relación varios a varios. En este tipo de relación un registro o fila de una tabla puede estar relacionado con varios registros o filas de la segunda tabla. Por el otro lado, un registro de la segunda tabla puede estar relacionado con una o varias filas de la primera tabla.


Con esta entrada vamos a ver el proceso de construcción de una relación de varios a varios entre dos tablas. Hemos construido una base de datos llamada atletismo. Creamos dos tablas, una a la que denominamos Pruebas. Esta es su vista diseño:




La otra tabla, Atletas, contiene los datos de los atletas que compiten en las distintas pruebas:





Para poder establecer la relación entre ambas tablas, Access necesita otra tabla. Servirá para poder establecer una relación de varios a varios. La tabla intermedia para este caso la llamaremos Marcas, donde guardaremos los tiempos, distancias, saltos obtenidos en las distintas pruebas por los atletas:






En esta tabla, como vemos, hemos llevado una copia de las claves principales de las tablas pruebas y atletas. Su clave principal va a estar formada por tres campos: IdAtleta, IdPrueba y fecha. Se ha incluido fecha como parte de la clave principal, para tener en cuenta que cada atleta pueda participar en una prueba varias veces por existir series clasificatorias. Recordando, para establecer una clave principal compuesta por varios campos, es preciso seleccionar previamente esos campos y después haremos clic sobre el botón clave principal.

Ahora que tenemos las tablas necesarias vamos a construir la relación. Abrimos la ventana de relaciones, también se abre la ventana mostrar tabla. En la misma seleccionamos las tablas con las que vamos a construir la relación:

Seleccionamos las tres tablas con la tecla de control pulsada, pulsamos en agregar y cerramos esta ventana. El resultado es que la ventana Relaciones contiene las tres tablas.
A continuación, creamos las relaciones. En primer lugar, con el ratón arrastraremos el campo IdPrueba, de la tabla Pruebas, al campo IdPrueba de la tabla Marcas. Se abre la ventana Modificar las relaciones donde se observan las propiedades de la relación recién creada, como se observa en la siguiente imagen. En la misma, marcamos las propiedades de integridad referencial para evitar pérdidas accidentales de datos. Al final de la ventana vemos que esta relación de uno a varios. La razón es que una prueba puede estar relacionado con varios atletas con sus correspondientes marcas.




Repetimos este proceso entre las tablas Atletas y Marcas. Llevaremos el campo IdAtletas, de la tabla Atletas, a su copia, IdAtleta de la tabla Marcas. De esta forma queda creada otra relación de uno a varios entre Atletas y Marcas. Las propiedades de esta relación quedan visibles en la siguiente imagen:

Pulsando en el botón Crear la ventana se cierra quedando visibles las relaciones. El conjunto de las dos relaciones forman una relación de varios a varios entre las tablas Pruebas y Atletas. La siguiente imagen muestra las relaciones establecidas:



Es sencillo reconocer una tabla intermedia que permita construir una relación de varios a varios, si en la ventana Relaciones observamos una tabla cuya clave principal esté formada por varios campos, nos dará la pista de que es una tabla intermedia que forma parte de una relación de varios a varios.

Conclusión

En definitiva, para construir esta relación necesitamos una tabla adicional, Marcas, y crear dos relaciones. Las relaciones se crean entre una clave principal y su copia de la otra tabla, siendo esta la clave secundaria. El conjunto de los campos IdAtleta, IdPrueba y Fecha constituyen la clave principal de la tabla intermedia Marcas.

viernes, 6 de noviembre de 2009

Relaciones en Access: Uno a uno

Dado el desarrollo del tema dejamos para otra entrada la relación varios a varios. Aqui vamos a tratar de explicar un poco en que consiste la relacion uno a uno entre dos tablas. La relación, más común, uno a varios la vimos en una entrada anterior.

La relación de uno a uno es la relación menos común de todas. Es dificil encontrar este tipo de relación. Debido a que es escasa su presencia, creo que esta entrada pretende aclarar un poco en que consiste y como se construye.

Esta relación indica una relación en la que un registro de una tabla solo puede estar relacionado con un solo registro de la tabla en el otro lado de la relación y viceversa.

Esta relación puede servir para representar, por ejemplo, cierta actividad que realizan determinados trabajadores de una empresa.

Realmente este tipo de relación se tiende a evitar introduciendo los datos de una tabla en la otra.


Vamos a ver ahora como se construye en Access una relación de uno a uno. Para ello en primer lugar creamos dos tablas: aulas y cañones. Con ellas se pretende representar la realidad de un centro educativo. En cada aula existe un cañon. La clave principal de la tabla Aulas es IdAula. La clave principal de la tabla Cañones es IdCañon.

Para construir esta relación vamos a la ventana relaciones. Se abre pinchando en el botón Relaciones . Si ambas tablas no están las incorporamos desde la ventana Mostrar tabla.
Arrastramos la clave principal Idaula al campo IdCañon. En ese momento se abre la ventana Modificar relaciones que es como la que se ve en la siguiente figura. En la misma marcamos la opción Exigir integridad referencial. No es necesario marcar las opciones de actualizar y eliminar puesto que los campos que intervienen en la nueva relación son clave principal de sus respectivas tablas.


Al relacionar de esta forma ambas tablas, la ventana de la relacion recién creada muestra nos dice que tipo de relación es, lo podemos observar en la parte final de la misma.
A contnuación pulsamos en el botón aceptar, la ventana se cierra y se muestra la nueva relación en la ventana Relaciones tal como vemos en la siguiente imagen:

Los unos en negrita que aparecen nos indican como están relacionadas ambas tablas. Ahora podremos saber en que aula está cada cañon.
Resumiendo, podemos decir que este tipo de relación es la menos habitual. Por eso es interesante mostrar como se construye este tipo de relación. Entre dos tablas que tienen este tipo de relación un registro o fila de una de ellas está relacionado con un solo registro o fila de la tabla. En el otro sentido ocurre exactamente lo mismo.

martes, 20 de octubre de 2009

Como dar color a un campo en una tabla de Access

Para mejorar la presentación de una tabla, podemos cambiar su aspecto a través del menú formato. Podemos modificar las propiedades del fondo, del color o de las líneas que establecen la división entre las distintas celdas que componen la tabla. No importa donde tengamos el cursor, la propiedad que se aplique afecta a toda la tabla.

Puede ocurrir, en un momento dado, que nos interese que solo un campo adquiera el color que nos interesa, pero que no afecte a los demás campos. La siguiente imagen nos muestra lo que pretendemos lograr:


En esta entrada pretendemos mostrar como lograr esto. El campo NombreProducto está en azul. Vamos a ver como lograr este efecto.
En primer lugar vamos a la vista diseño de la tabla Productos. En la mitad superior seleccionamos el campo sobre el que deseamos cambiar el color. A continuación vamos a la mitad inferior y nos posicionamos en la propidedad formato. Para establecer el color se abren corchetes y se escribe el color. Se cierra el corchete quedando el nombre del color dentro. Solo nos queda asociar el color a las mayúsculas o minúsculas. En este caso optamos para el contenido del campo NombreProducto aparezca en mayúsculas. Por tanto, ponemos el símbolo > antes del primer corchete como se ve en la imagen:




Guardamos estos cambios y pinchamos en el botón vista Hoja de datos. El resultado es:

Si quisiéramos que el primer carácter de los datos de NombreProducto esté en mayúsculas y el resto de caracteres estén en minúsculas la propiedad de formato deberá ser así:

El resultado que producirá será la primera imagen de esta entrada. Si ponemos solo el color entre corchetes no producirá ningún efecto sobre el campo:

Recordamos que el color aplicado debe acompañarse siempre sobre poner el campo en mayúsculas o minúsculas.

miércoles, 7 de octubre de 2009

Concepto de base de datos

En la sociedad que vivimos la información juega un papel primordial. Resulta interesante que dicha información esté ordenada, disponible.

Normalmente las empresas gestionan gran cantidad de información. Para una correcta utilización de sus recursos, hay que obtener y gestionar sus datos rápida y eficientemente. En estos tiempos, hacerlo a mano, resulta claramente ineficiente y pueden cometerse errores con cierta frecuencia debido a la gran cantidad de datos que nos puede tocar procesar.

Ese volumen de datos los podemos gestionar con un software adecuado, que permita añadir, eliminar o modificar la información guardada. La gestión de datos es llevada a cabo de lo que denominamos Sistema de Gestión de Base de Datos, también conocido por sus iniciales, SGBD.

Dicho gestor hace de base de datos (contiene los datos), y además es el programa o software que nos gestionará los datos de la base de forma adecuada.

El SGBD más conocido y utilizado es Microsoft Access.

Características de Access:

  • Es relacional
  • Es persistente
  • Es estructurado
Cuando se dice que es relacional, estamos diciendo que los datos se distribuyen en tablas, y que éstas están relacionadas. La persistencia nos habla de que los datos se almacenan en archivos y por tanto, los tenemos perfectamente guardados. Al ser un sistema gestor relacional nos indica que los datos se almacenan en distintas tablas relacionadas, y en éstas, los datos se distribuyen en distintos registros. La información está estructurada.

Podemos recordar que una base de datos relacional trata de representar una realidad determinada. Los datos almacenados se distribuyen en distintas tablas, y para obtener la información que nos interesa de esa base de datos se usa el sistema gestor, Access.

miércoles, 30 de septiembre de 2009

Otra forma de crear pies y encabezados de página

Cuando trabajamos con un procesador de textos la forma habitual de generar distintos pies de página en un documento es insertar saltos de sección. Así, en cada sección se podrán colocar encabezados o pies de página diferentes. En este post vamos a ver otra forma de hacerlo. No vamos a usar ningún salto de sección. Nos apoyaremos en el uso de campos.

Vamos a partir de un documento que contiene 3 páginas cuya vista preliminar es la siguiente (puede ser cualquier texto, no vamos centrarnos en esto):


En este ejemplo vamos a colocar un pie de página para las dos primeras páginas y otro distinto para la última página. Iremos al menú Ver y seleccionaremos Encabezado y píe de página. Se mostrará el encabezado como un cuadro rayado y además aparece el menú Encabezado y pie de página:



En el menú pulsamos en el botón Cambiar entre encabezado y pie para que el cursor quede situado en el pie de página. Ahora pulsamos la combinación de teclas Ctrl + F9 con lo que aparacer un par de llaves como muestra la imagen:

Dentro de las llaves escribiremos If:


A continuación volvemos a pulsar Ctrl + F9 apareciendo nuevas llaves:



Colocamos el cursor dentro de estas llaves donde escribiremos numpages, que contiene el número de páginas que tiene el documento. Podemos usar operadores en la expresión if y teclearemos el símbolo >. Volvemos a pulsar Ctrl + F9 y en las nuevas llaves escribimos page que contiene el valor de la página actual. Así hemos establecido una condición lógica que devolverá verdadero o falso dependiendo en cada página del valor de la misma.

Esta condición nos dice que pasará algo si la página es cualquiera que no sea la última, y pasará otra cosa si es la última.

Si se verifica la condición queremos que aparezca en el pie de página la frase Continua en la siguiente página. Dentro de la expresión la tecleamos sin olvidarnos de escribirla entre comillas. Para el pie de la última página deseamos tener la frase Última página también escrita entre comillas. La imagen siguiente trata de aclararlo:


Toda la expresión que acabamos de escribir sigue la estructura condición valor_si_ verdadero valor_si_falso. Si la condición se cumple aparecerá la frase que hemos escrito en primer lugar, y en caso contrario aparecerá la frase escrita en segundo lugar.

Yendo al menú Insertar Campo y en el cuadro nombres de campo seleccionamos if observamos la estructura que hemos comentado:

Para comprobar todo esto salimos del pie de página haciendo doble clic en el texto del documento. A continuación pulsamos la combinación de teclas ALT + F9. De esta forma se muestran las frases que hemos escrito al final de la estructura del if.

Para las primeras páginas tenemos el siguiente pie:


La página que no cumple la condición que hemos establecido presentará un pie distinto:


sábado, 29 de agosto de 2009

Relacionar tablas en Access (II)

En este post se pretende aclarar un poco más la relación de uno a varios explicado en una entrada anterior.


En dicha entrada comentábamos que un registro de la tabla Proveedores puede estar relacionado con varios registros de la tabla productos pero un registro de la tabla productos solo puede estar relacionado con un registro de la tabla proveedores.


Visualmente se observa en la siguiente imagen:


Como se observa, el proveedor Frutas del Norte (Idproveedor = 1) hasta ahora, ha suministrado 3 productos distintos. Lo podemos observar en las tablas por el campo Idproveedor. En productos, tenemos el campo Idproveedor que nos dice que proveedor, ya introducido en la tabla proveedores, suministra ese producto. Y de la misma forma con el resto de productos. El segundo proveedor los siguientes 3 productos y el proveedor cuyo id es 3 suministra los 3 últimos productos (ver imagen anterior).



Una vez establecida la relación entre las dos tablas, lo que no se podrá hacer es introducir un idproveedor en la tabla productos que no exista previamente en la tabla productos. La razón es que en la relación la tabla proveedores es el lado de uno y la de productos es la de el lado de varios.

lunes, 24 de agosto de 2009

Bloquear determinadas celdas en Excel

En ciertas ocasiones puede ser interesante que determinadas celdas no puedan cambiar su contenido, bien accidentalmente bien porque un usuario no habitual lo borre.

Todas las celdas por defecto están bloqueadas. Si queremos bloquear solo unas cuantas, y en las demás vamos a permitir introducir o modificar datos, lo primero que vamos a hacer es desbloquear todas las celdas.

En primer lugar seleccionamos todas las celdas de la hoja de cálculo, pulsamos en el cuadro que está encima del 1 que nos marca la primera fila (o debajo del cuadro de nombres).

Después vamos a Formato / Celdas y seleccionamos la pestaña Proteger que nos muestra la siguiente ventana:

Como hemos dicho, por defecto está marcado, se desactiva esa marca y todas las celdas dejan de estar bloqueadas.

El siguiente paso consiste en seleccionar aquellas celdas que queremos bloquear para salvar su contenido.

Volvemos a formato / celdas donde marcamos la casilla Bloqueada en la pestaña Proteger. Así las celdas que tenemos seleccionadas vuelven a estar bloqueadas. El resto de celdas no.

Por último, ya podemos proteger la hoja con contraseña o sin ella. Vamos al menú herramientas donde seleccionamos Proteger / Proteger hoja...:
Aparece la siguiente ventana:

Como vemos, podemos establecer contraseña para que nadie nos desproteja la hoja sin nuestro permiso. Ahora solo se podrán introducir datos en las celdas desbloqueadas.
Con estos pasos podemos tener las celdas que nos interesen bloqueadas.
Para desproteger las celdas volveríamos a Herramientas /Proteger y en el menú ahora se tiene la opción de desproteger la hoja.

viernes, 21 de agosto de 2009

Como relacionar tablas en Access (I)

Access es un tipo de bases de datos relacional. Esto significa que los datos se guardan en distintas tablas, y las mismas están relacionadas entre si. Existen varios tipos de relaciones entre las tablas. En este post nos vamos a centrar en el tipo de relación más habitual, de uno a varios. Además vamos a ver como se construye, que significa y que nos va permitir trabajar con varias tablas a la hora de elaborar consultas o formularios.

Existen básicamente tres tipos de relaciones entre tablas:
  • De uno a uno
  • De uno a varios
  • De varios a varios
En Access los datos se almacenan en distintas tablas. Para tener bien diseñada la base de datos debemos relacionar adecuadamente las distintas tablas que componen la base de datos.

La relación de uno a varios es la más común de las relaciones, supone el 90% de todas las relaciones que se hacen. Nos va a permitir relacionar dos tablas.

En este tipo de relación, un registro de una tabla puede estar relacionada con varios registros de otra tabla.

En cambio, un registro de la segunda tabla solo puede estar relacionado con un registro de la primera tabla. La mejor forma de entender esto mostrando un ejemplo.

Tenemos una base de datos a la que he llamado Datos. Contiene dos tablas: Proveedores y Productos. Suponemos que cada proveedor puede suministrar varios productos y que cada producto solo puede tener origen en un solo proveedor.

Eso significa que cada proveedor puede estar relacionado con varios productos. Dicho de otro modo, un registro (o fila) de la tabla Proveedores puede estar relacionado con varios registros de la tabla Productos.

Así mismo, por el otro lado, un producto solo puede estar relacionado con un proveedor, es decir, un registro de la tabla Productos solo puede estar relacionado con un registro de la tabla Proveedores.

Por tanto, la tabla Proveedores tiene una relación de uno a varios con la tabla Productos. En la relación, el lado 1 es la tabla Proveedores y el lado de varios es la tabla Productos (un proveedor puede suministrar varios productos).

Construcción de la relación en Access

Ahora vamos a ver como se implementa esta relación con la base de datos Access.
Tenemos una base de datos de Access llamada Datos. En la misma tenemos dos tablas, Proveedores y Productos.
Para crear una relación, del tipo que sea, abrimos la ventana de Relaciones donde estableceremos la relación entre productos y proveedores. Para abrirla, pinchamos con el botón derecho en el fondo blanco de la ventana de la base de datos, como se observa en la siguiente imagen:


Al hacerlo se abren dos ventanas, Relaciones y mostrar tabla.

En la ventana mostrar tabla seleccionamos con el ratón la tabla proveedores y pulsamos en el botón Agregar. Hacemos lo mismo con la tabla Productos. Ahora cerramos la ventana mostrar tabla.
Para poder establecer este tipo de relación vamos a abrir la vista diseño de la tabla Productos (es la tabla del lado de varios en la relación que estamos construyendo). Pulsamos con el botón derecho en Productos y seleccionamos Diseño de la tabla, mostrándose la vista diseño de productos:

Para poder establecer la relación con proveedores, vamos a añadir un nuevo campo en la tabla productos. Será un campo del mismo tipo que Idproveedores de la tabla proveedores, número. Después de añadir el nuevo campo la vista diseño queda así:



Cerramos la vista diseño, guardamos los cambios y volvemos a visualizar la ventana relaciones. Ahora ya podemos crear la relación. Llevaremos con el ratón idproveedores (de proveedores) al campo recién creado idproveedor de la tabla producto. Ahora se visualiza la ventana modificar la relación donde marcamos Exigir integridad referencial, Actualizar... y Eliminar...


Pulsaremos en el botón Crear y la relación ya está creada. La imagen de la nueva relación se muestra a continuación:

Cerramos la ventana relaciones guardando los cambios y ya podemos seguir trabajando en la base de datos.
En los siguientes posts veremos la relación de varios a varios y de uno a uno.

jueves, 20 de agosto de 2009

Número de elementos no repetidos en una lista

Una hoja de cálculo Excel permite introducir largas listas de elementos. En ocasiones será necesario contabilizar cuantos elementos existen en una lista sin tener en cuenta las repeticiones de los elementos. Vamos exponer a continuación como contar los elementos de una lista sin tener en cuenta las repeticiones que pudieran haber.

La función contara realizaría el contaje pero teniendo en cuenta todos los elementos. Por tanto no nos sirve para este cometido. La función que nos a servir es la función bdcontara.

Dicha función, como otras funciones de base de datos, cuenta con tres argumentos:

bdcontara(base de datos; nombre del campo; criterios)

  • Base de datos: rango de celdas que componen la base de datos
  • Nombre del campo: Argumento opcional, indica la columna que usa la función. Podemos colocar el nombre del campo entre comillas, o colocar el número del campo, sin comillas.
  • Criterios: Es el rango de celdas que contienen las condiciones para que se puedan contar.
Ahora vamos a ver que valores han de tener estos argumentos para conseguir el número de entradas no repetidas. En pirmer lugar la lista que nos va servir de base de datos (primer argumento) está colocado en la columna A:



El segundo argumento, nombre del campo, lo dejamos vacío. Y como tercer argumento vamos a hacer uso de la función contar.si. Como es una condición debe devolver o verdadero o falso. No puede devolver otra cosa.

Como vemos, hemos usado una referencia absoluta, $A$2 y otra relativa, A2. Esto nos va permitir contabilizar los distintos elementos cuando no están repetidos pero no los repetidos pues la función contar.si devuelve un valor superior a 1. El texto Condición y la función contar.si están en el rango C1:C2

En la imagen siguiente, se ve como hemos implementado estos argumentos de bdcontara en otras celdas:


Para permitir introducir más empresas, el rango de la base de datos se ha hecho bastante amplio, desde A2 hasta A100. En el momento de acabar de introducir la función y pulsar en la tecla intro, se muestra el número de entradas no repetidas:



Si añadimos una nueva empresa en la columna A la función bdcontara lo reflejará automaticamente si es nueva la empresa, o no hará nada si es una empresa que ya ha sido introducida anteriormente.

domingo, 16 de agosto de 2009

Formas de ver los nombres definidos en una hoja de cálculo

Cuando trabajamos en Excel, realizamos gran cantidad de cálculos. Para que se realicen correctamente debemos tener cuidado y atención. Una forma de ayudar en esto es definir nombres en la hoja que podemos usar como argumentos de las distintas funciones que usamos facilitando la labor de cálculo. Así no tenemos por que utilizar referencias continuamente a otras celdas.

Crear un nombre que se puede usar después como argumento de una función es sencillo. Basta en primer lugar seleccionar el rango de celdas que vamos nombrar. Ahora, encima de la columna A tenemos el cuadro de nombres. Hacemos clic en él, y escribimos el nombre que queremos dar. Dicho nombre no debe contener espacios. Por último, solo queda hacer clic en la tecla intro. Ya tenemos definido nuestro primer nombre: Datos.



De la misma forma definimos un nuevo nombre al que llamamos datos_2.

Formas de visualizar nombres

1. Cuadro de nombres

Bien, ahora vamos a ver las distintas formas de visualizar los nombres que acabamos de definir.
La primera es muy simple. Basta hacer clic en la flecha del cuadro de nombres y ya tenemos la lista de nombres definidos:




2. Pegar nombre

Otra forma es pulsar la tecla de función F3, que provoca que aparezca la ventana Pegar nombre. Pulsamos en Pegar lista y de esa forma a partir de la celda activa se pegan las referencias de los distintos nombres definidos.


La siguiente imagen nos muestra en que lugar están definidos los distintos nombres:




3. Menú Insertar

Otra forma de ver los distintos nombres es a través de menú. Elegimos Insertar / Nombre / Definir.. que nos va a mostrar la ventana Definir nombre.


La ventana Definir nombre nos muestra los distintos nombres. Seleccionando uno de los nombres, la celda Se refiere a: mostrará el rango de celdas que lo define. Sino se marca ningún nombre la celda muestra la referencia de la celda que tenemos activa en ese momento.



4. Modificar el zoom

Otra forma de hacerlo es modificar el valor del zoom. Si su valor es inferior al 40% las líneas que marcan la división entre las celdas desaparecen y además nos muestran los distintos nombres definidos previamente en la hoja. La siguiente imagen nos muestra el resultado de colocar el zoom al 39%, permitiendo visualizar los distintos nombres de la hoja: