Criterios en un filtro avanzado de Excel

Como comentamos en una entrada anterior, vamos a hablar sobre como se pueden establecer criterios con un filtro avanzado de Excel.

En primer lugar, los criterios se colocan en celdas fuera de la lista. La primera fila contiene el nombre de los campos sobre los que se establecen los criterios o reglas que deben cumplir los registros que apareceran como resultado del filtro.

Las filas siguientes contienen los criterios que podemos establecer:

En el ejemplo se muestran distintos tipos de criterios que podemos establecer. Si queremos establecer un criterio sobre un campo determinado, se colocará en la columna en la que esté ese nombre de campo. En la tabla anterior el criterio >34 se establece sobre el campo IdCliente, C* va a afectar a los datos ubicados en el campo Nombre.

Tipos de criterios

Varias condiciones en una sola columna

En este caso pondremos cada criterio debajo uno del otro debajo del título del campo. Por ejemplo:

Nombre

Carlos

Javier

Sonia

El resultado serán todos los registros que tengan en el campo Nombre a Carlos o Javier o Sonia.

Condiciones en varias columnas

En este caso lo que ocurre es que los registros o filas que deben obtenerse deben cumplir todos los criterios marcados en cada fila. Si dos criterios están colocados en dos columnas diferentes, y además, están en filas distintas, el resultado serán las filas que cumplan al menos uno de los dos criterios

En el caso de la imagen se obtienen los registros cuyo nombre sea Carlos junto con los registros que la ciudad sea Madrid. Por supuesto uno o varios registros pueden cumplir ambas condicones, pero en este caso no es obligatorio. Ahora si ponemos los criterios de la siguiente forma:

Como vemos, ambos criterios están ahora en la misma fila, las filas que obtengamos al aplicar este filtro serán aquellas que cumplan ambas condiciones, si alguna de las mismas no se cumple en un registro, entonces ese registro no sale en el resultado del filtro.

Operadores

Para establecer criterios en campos de tipo numérico podemos usar los operadores siguientes:

Que nos permitiran establecer rangos de valores en un campo de tipo numérico. Por ejemplo, si para el campo IdCliente ponemos un criterio como >34 estamos diciendo que necesitamos todos los clientes que tengan su número de IdCliente mayor a 34. Si es <> 34 queremos que se muestren todos los clientes excepto el que tenga como IdCliente el número 34.

Caracteres comodín

Para establecer un criterio nos podemos apoyar en los caracteres comodín, que nos van a ayudara a ampliar el rango de resultados que nos interesa obtener.

Como vemos, el carácter ? sustituye a un carácter. Por ejemplo un criterio con él puede ser:

m?ro (cadenas de texto cuyo segundo carácter puede ser una u otra letra, en este caso puede ser mero o miro o moro o muro)

Si empleamos el carácter * estamos usándolo para sustituir a mas de un carácter. Posibles usos son:

• M* (Cadenas de texto que empiezan por m)


• *z (Cadenas de texto que terminan en z)

Con el carácter tilde (~) nos faculta para buscar texto que tengan cualquiera de los 3 caracteres de la tabla anterior (? * ~). Para buscar el carácter interrogante ? el criterio sería ~?.

Si queremos filtrar los registros que tengan en un campo exactamete un texto determinado entonces podemos hacer lo siguiente. Para localizar exactamente el texto Nepal lo colocaremos de la siguiente forma:

="=Nepal"

En definitiva, tenemos varias formas de elaborar los criterios para obtener los registros que nos interesan de una lista de datos.