lunes, 5 de diciembre de 2011

Como filtrar en Excel

En una entrada anterior mostramos como utilizar los filtros avanzados. Para completar un poco más este tema vamos a ver como copiar en otro lugar de la hoja aquellos registros que tienen un campo vacío o justo lo contrario, que nos muestren sólo los registros que tienen datos guardados en un campo (campos no vacíos).

Obtener todos los registros que tienen un campo vacío (fecha compra)

Partimos de la siguiente tabla:


Como se observa en la misma, algunos registros en la tabla no tienen el dato de la fecha de compra. Mediante un filtro avanzado vamos a obtener todos los registros sin fecha. En primer lugar vamos a colocar los criterios para obtener todos los registros vacíos. El criterio lo escribiremos de la siguiente forma:

Escribimos esa comilla sencilla y el signo igual. No hay que teclear más. Pulsamos en intro y ya tenemos el criterio escrito. El rango de criterios es G3:G4. Ahora ya podemos crear el filtro.

Nos colocamos dentro de la tabla y vamos a Datos /Avanzadas:


Ahora tenemos la ventana Filtro avanzado donde marcaremos el rango de criterios y donde copiaremos el resultado del filtro:

El rango de la lista lo ha reconocido. Ahora en rango de criterios seleccionaremos las celdas G3:G4 y lo copiaremos en otro lugar marcando la acción Copiar a otro lugar. A continuación marcaremos en Copiar a la celda donde aparecerán los registros que no tienen la fecha.


Los registros que nos interesan obtener aparecerán a partir de la celda A15:


Obtener todos los registros que tienen el dato de fecha compra

Ahora vamos a modificar el criterio para obtener lo contrario. Queremos obtener sólo los registros de los que disponemos su fecha de compra. El criterio será:


En G4 tenemos que escribir <>. Pulsamos intro y repetimos el proceso ya descrito en el caso anterior. Copiaremos el resultado a partir de la celda A22:


Hacemos clic en Aceptar, y el resultado es:



Con esta entrada se pretende completar un poco más la relación de criterios que podemos usar en un filtro avanzado. Ahora podemos localizar registros con campos vacíos y registros con campos no vacíos.

miércoles, 26 de octubre de 2011

Crear un catálogo o lista de direcciones en word


Para crear un catálogo usaremos el asistente de combinar correspondencia. Con respecto a la creación de cartas, elegiremos algunas opciones diferentes que nos muestra el asistente. Veámoslo con un ejemplo:
Abrimos Word y en primer lugar tenemos que crear una tabla.

Tendrá una fila con el número de columnas que nos interese. Aquí lo vamos a hacer con 4 columnas. Por tanto tendremos una tabla de una fila y cuatro columnas:


A continuación iniciamos el asistente de combinar correspondencia. Hacemos:
Herramientas à Cartas y correspondencia à Combinar correspondencia.

Nos centramos en el panel de tareas, la sección Seleccione el tipo de documento. Marcamos la última opción, Lista de direcciones.
Hemos completado el primer paso. Pulsamos en Siguiente: Inicie el documento.

En el paso 2 no hace falta tocar nada, pues usaremos el documento actual.

Vamos al paso 3 con Siguiente: Seleccione los destinatarios. En este caso podemos partir de una lista existente, o podemos escribir una lista nueva o seleccionar los contactos de Outlook. Para este ejemplo, vamos a coger Utilizar una lista existente. En el enlace Examinar seleccionamos la base de datos que contiene las direcciones que nos interesa colocar en el catálogo

Hacemos doble clic sobre la base de datos y se abre la ventana Seleccionar tabla. En la misma seleccionamos la tabla o consulta que contiene las direcciones que queremos copiar. Con aceptar tenemos los datos de origen necesarios para completar el catálogo.


En esta ventana podemos ordenar los registros por dirección ciudad o cualquier otro campo con un clic en el que nos interese. Lo dejamos como está y pulsamos en aceptar. Vamos al paso 4 del asistente. Ahora colocamos el cursor en la primera celda de la tabla e introducimos el primer campo, NombreCompañía, en la siguiente NombreContacto, después Dirección y Ciudad. Pulsamos en cada caso el enlace Más elementos:

Se abre una ventana, en la que hacemos doble clic en el campo a insertar y cerramos la ventana con el botón Cerrar.

Hacemos esto en cada celda, el resultado será:
En el paso siguiente se muestra la primera dirección:

En este paso podemos ver los registros, e incluso excluir alguno sino queremos que aparezcan en la lista.
Una vez que estamos de acuerdo con las direcciones podemos completar el asistente en el último paso, donde activaremos el enlace En nuevo documento
Se muestra la ventana:

Solo queda pulsar en Aceptar para ver el resultado:

Para mejorar el resultado a esta tabla podemos añadir una fila por arriba donde podemos colocar los títulos de cada columna. Os preguntareis porque no lo hemos hecho antes. La razón es que, en ese caso, los títulos se repetirían cada dos filas, lo que hace que desistamos de ello. Lo hacemos ahora.
Seleccionamos la primera fila y con el botón derecho seleccionamos insertar fila. Aparece una nueva fila encima. Ponemos los distintos títulos:
Si la lista ocupa varias páginas, podemos hacer que se repita la primera fila al comienzo de cada hoja. Botón derecho en la primera fila y seleccionamos propiedades de la tabla:

En la ventana hacemos clic en la pestaña fila y marcamos la casilla de verificación Repetir como fila de encabezado en cada página:


Pulsamos en aceptar y ya tenemos el catálogo o lista de direcciones. Al principio de cada página tenemos el encabezado que hemos colocado en la primera fila:

viernes, 17 de junio de 2011

Cómo hablar en público

En esta entrada quiero comentar un poco algunos sitios que nos dan directrices de como realizar buenas exposiciones. PowerPoint es uno de los programas más usados para realizar exposiciones. Para exponer temas, explicar lecciones, vender un producto o idea, todos los que exponemos a un público utilizamos este programa u otros, como Impress. Para que una presentación sea motivadora y exitosa el ponente ha de ser capaz de atraer la atención del público.
Si queremos conseguirlo, podemos encontrar un conjunto de indicaciones que nos serviran como modelo. En este sentido, El blog para aprender inglés, ha publicado un post recientemente en el que se habla de lo que hay que hacer para conseguir que nuestra primera exposición en inglés sea interesante y evitemos en los posible el miedo a hablar. Da consejos que Steve Jobs (Apple) aplica a sus presentaciones. El siguiente vídeo da consejos para entrenarnos y conseguir que las exposiciones sean seguidas con interés. Está en inglés, pero lo podemos seguir bastante bien con rotulos que destacan las ideas principales, lo podemos ver aquí:



Carles Caño en su blog PresentArte, también nos da consejos para conseguir presentaciones efectivas, Diseñar una buena presentación sugiere pautas que permiten enfocar con éxito la preparación de la exposición.

Resumiendo, existen en Internet páginas, blogs, etc. que dan medios para conseguir hablar en público con eficacia. No tenemos más que ponernos a la faena y seguir esos buenos consejos.

lunes, 13 de junio de 2011

Informes en Access: Secciones

Cuando diseñamos un informe usando el asistente obtenemos un resultado bastante completo del mismo. Tiene título, sumas de pagos, promedios de precios, fecha, número de página, etc. Pero ¿sabemos cómo se colocan para que nos suministren la información que interesa?

Cada informe se divide en secciones. Por defecto tenemos las siguientes:
  • Encabezado de informe
  • Encabezado de página
  • Detalle
  • Píe de página
  • Pie de informe

Si en el informe establecemos algún agrupamiento en base a un campo, entonces podemos tener más secciones:
  • Encabezado del campo
  • Pie del campo.

En las secciones que tenemos por defecto se colocan los distintos controles que dan lugar al informe. Los contenidos de cada sección son:

 El encabezado de informe se reserva para poner información que aparece sólo al comienzo de la primera página del informe. En el resto de las páginas de ese informe no mostrará ese contenido.
El encabezado de página almacena lo que queremos que se vea al comienzo de cada página de informe, por ejemplo, los nombres de los campos mostrados (Nombre, apellidos, Precio, Total, etc.)
El detalle se emplea para mostrar el contenido de los campos usados, nombre, precio, total, etc. También se puede usar para colocar un cuadro de texto que permita obtener un determinado dato, como unir varios campos en uno solo, o que realice alguna operación matemática.
El píe de página se reserva para mostrar la fecha actual, con el formato que nos interese (fecha corta, fecha larga...) y para colocar el número de página.
En el pie de informe colocamos cuadros de texto que nos permita obtener el número total de productos, la suma total de las facturas de cada pedido, etc. Se mostrará al final del informe, en la última hoja.

Si realizamos agrupamientos en base a un campo, lo que coloquemos en su encabezado se mostrará cada vez que comienza un nuevo elemento del campo, es decir, si agrupamos por ciudad a los clientes, cada cambio de ciudad se verá el contenido del encabezado de ciudad, El pie de ciudad nos servirá para poner la información que hemos puesto en el pie de informe. Pero ahora los datos serán sólo los relativos a la ciudad correspondiente, total de ventas de una ciudad, promedio de precios en esa ciudad, etc. La vista diseño de un informe muestra las secciones que tiene:


En el ejemplo de la imagen, no tenemos nada en la sección Encabezado de página. Tenemos un encabezado de grupo: Encabezado Ciudad. No tenemos pie ciudad. Si queremos tenerlo para poner algo en el mismo pulsaremos en el botón Ordenar y agrupar:


Esto abrirá la ventana ordenar y agrupar donde podemos mostrar u ocultar las secciones pie y encabezado de cada agrupamiento:


Para que el agrupamiento por ciudades tenga la sección pie de ciudad visible, cambiaremos el valor de la propiedad Pie de grupo a Sí. Automáticamente aparece la sección y ya podemos cerrar la ventana Ordenar y agrupar. En cambio, para ocultar el el encabezado se modifica el valor de la propiedad Encabezado del grupo a No, entonces ya no tenemos esa sección visible.

Hemos visto un resumen de las distintas secciones que tiene un informe, y de que podemos colocar en cada una de ellas. 

miércoles, 8 de junio de 2011

Formularios en Access: Grupo de opciones

El grupo de opciones es un elemento de la barra de herramientas que tienen los formularios. Se puede crear con un asistente. Las opciones son excluyentes entre sí, es decir, no pueden existir dos o más opciones marcadas, cuando marcamos una, la marcada anteriormente deja de estar activada.
Cada opción lleva asociado un valor numérico que será almacenado en un campo de una tabla. En el momento de marcar una opción, su valor numérico se almacena automáticamente en el campo. Vamos a ver como se crea un grupo de opciones.
Asociaremos el grupo de opciones a un campo de tipo Sí/No, el campo fumador de la tabla de empleados. Además podemos incluir con el grupo de opciones quien fuma de una forma mucho más rápida a través del formulario. Al ser un campo Sí/No los valores numéricos asociados a ambas opciones son:

                                          -1
                                No          0

En primer lugar vamos a crear un formulario de los empleados en vista diseño. Colocamos los campos Nombre, Apellidos, Dirección, Código Postal y ciudad en el formulario. Y vamos con el grupo de opciones, nos aseguramos de que el botón asistente para controles esté activado.
Ahora no dirigimos a la barra de herramientas y pinchamos en el botón grupo de opciones:

Llevamos el ratón y al formulario y pinchamos arrastrando el ratón, en cuanto soltamos el mismo, saltará el asistente, que nos pedirá en primer lugar las etiquetas que aparecerán en el grupo. Escribiremos fumador y no fumador:


Pulsamos en siguiente, que nos pedirá la opción predeterminada. Dejamos la opción por defecto y pasamos a la siguiente ventana, que nos pedirá los valores para cada opción, por defecto nos dará 1 para la primera, 2 para la segunda y así sucesivamente:

En nuestro ejemplo debemos modificar los valores tal como hemos comentado ya. Nos quedará así:


Ahora ya podemos seguir. A continuación vamos a decir al asistente en que campo se debe almacenar el valor de la opción que se eliga:


Seleccionamos el campo Fumador. Ya queda poco. Pulsamos en el botón siguiente para configurar el aspecto del control. Elegiremos el tipo de controles y el estilo que nos interesa:


En el siguiente paso nos pedirá el título para el grupo, escribimos Fumador, y pulamos en finalizar. El grupo de opciones ya lo tenemos configurado en su totalidad.



Y su aspecto en el formulario será:


Ahora para marcar que un empleado es fumador pinchamos en fumador, el valor -1 se almacena en el campo fumador del empleado marcado como fumador.

Con un grupo de opciones podemos marcar cada opción con un simple clic haciendo esta tarea muy sencilla, haciendo que su valor se almacene en el campo correspondiente (en este caso fumador).

lunes, 6 de junio de 2011

Insertar un video en blogger

Un elemento muy interesante en cualquier blog es el vídeo. Vamos a ver como podemos insertar vídeo en una entrada que acompañe a la exposición de un tema.

Resulta sencillo y en pocos pasos podemos hacerlo sin ninguna dificultad. En primer lugar vamos a la página de YouTube. Buscamos el vídeo que nos interesa, paramos su ejecución y copiamos el código.
En este caso voy a subir un vídeo curioso de como pueden multiplicar los ingenieros (la realidad, lo hacen con calculadoras, como el resto..).
Cuando el vídeo se está visualizando, podemos pinchar sobre él con el botón derecho, y seleccionamos la opción copiar código de inserción:


Después volvemos a blogger y hacemos clic en la pestaña Edición de HTML.


Ahora sólo resta pegar el código donde nos interesa:

El código queda insertado y ya tenemos el vídeo. Ahora solo resta publicar la entrada para poder visionar el vídeo con toda tranquilidad:


Espero que les guste.

miércoles, 4 de mayo de 2011

Access: propiedades de los campos de las tablas

En general, sobre todo en campos de tipo texto nos podemos encontrar con distintas propiedades que van a permitir configurar el campo como a nosotros nos interesa. En la vista diseño de una tabla, mitad inferior de la pantalla están las propiedades del campo seleccionado en la parte superior de la pantalla:


Tamaño del campo
Esta propiedad establece el número máximo de caracteres que podemos introducir en el campo. El valor de la imagen nos muestra que como mucho se pueden introducir 40 caracteres, si intentamos introducir más Access no lo permite. Para poder introducir más tenemos que aumentar el valor. En campos de tipo texto el máximo de caracteres que permite Access es hasta los 255 caracteres. En campos de tipo memo el máximo está en los 65536 caracteres.
Formato
Podemos hacer que los caracteres de un campo aparezcan todos en mayúsculas o minúsculas. Si queremos que aparezcan en mayúsculas simplemente, en esta propiedad tecleamos el carácter >, y para minúsculas teclearemos el carácter <.
Máscara de entrada
En esta propiedad podemos introducir una máscara para conseguir que en un campo estemos obligados a introducir 2,  3 o 4 caracteres o los que nos interesen. También nos permiten hacer que un carácter determinado sea número o letra. Por ejemplo, que estén en mayúsculas los caracteres y que aparezcan tres caracteres y dos números:
>LLL00
Las L obligan a la introducción de letras, cualquier otro carácter no es permitido. Los 0 sirven para obligar a introducir sólo números.
Título
Esta propiedad puede estar en blanco. En ese caso el campo tendrá como nombre el dato introducido en la columna campo de la vista diseño de esa tabla. En cambio, si escribimos algo en esta propiedad, cuando mostremos la tabla con los datos, se observa que el nombre del campo pasa a ser el dato introducido en esta propiedad. Hemos cambiado el título, no el nombre del campo.
Valor predeterminado
Si un campo presenta en muchos registros el mismo dato, podemos ahorrar el escribirlo y hacer que Access lo introduzca de manera automática. Apellidos, ciudades, países se prestan a introducir un apellido, ciudad o país por defecto. Lo escribimos en valor predeterminado, y siempre aparece. Para introducir otro valor, no hay problema, se borra el valor por defecto y lo escribimos.
Regla de validación y texto de validación
En un campo ciudad, por ejemplo, podemos limitar la cantidad de ciudades a introducir. Para limitar a París, Melbourne y Tokio las ciudades que podemos introducir lo haremos escribiendo en regla de validación lo siguiente:
"París" O "Melbourne" O "Tokio"

Así Access en el campo ciudad no permitirá introducir otras ciudades que no sean estas.
Texto de validación nos permite personalizar a nuestro gusto el mensaje que muestra Access si se escribe una una ciudad no permitida por la regla de validación.
Podemos usar operadores >;  <;  =>;  =<; <>,  o expresiones como Negado, Es Nulo, Negado Es Nulo, Entre y  .
Indexado
Permite que Access establezca como índice a un campo para acelerar búsquedas. Los campos clave siempre están indexados
Permitir longitud cero
En esta entrada hablamos de permitir longitud cero y de la propiedad requerido (obligamos a que un campo introduzca datos, información).

martes, 3 de mayo de 2011

Consultas resumen: Criterios o condiciones

Siguiendo al anterior post sobre consultas de resumen, en esta entrada vamos a incluir condiciones en los campos. Pero debemos hacerlo con cuidado, ya que los resultados podrían no ser los esperados. Podemos hacer que los criterios se apliquen antes de realizar el resumen o después de realizar dicho resumen. Vamos a ello.

Criterios después del resumen

Realizar este tipo de consulta es muy sencillo, sólo tenemos que colocar el criterio del campo que interesa limitar en la fila de criterios y ejecutar la consulta. Los resultados que muestran son los registros del resumen efectuado que lo cumplen.
Por ejemplo, de la tabla de Pedidos de la base de datos Neptuno, que viene con Access, vamos a extraer los cargos cuya suma cumpla una determinada condición, supongamos que 25 euros.  Creamos la consulta en la que subimos sólo la tabla Pedidos:


De la tabla bajamos los campos cargo y fecha de pedido:


 ahora ejecutamos la consulta para ver el resultado que muestra:


esto nos dice que el resultado ha dado un total de 480 registros correspondientes a las 480 fechas en las que existen pedidos registrados. A continuación, vamos a establecer la condición sobre el campo Cargo, en la fila de criterios del campo Cargo ponemos la condición, tal como se muestra:

Ejecutamos la consulta:


Como vemos, ahora el número de registros es de 366, es decir, de los 480 registros, sólo 366 cumplen que la suma de cargo es superior a 25 euros. Observando la tabla vemos que en ese campo todas sus cantidades son superiores a 25. En esta consulta, el criterio se ha aplicado después de hacer la consulta resumen.

Criterios antes del resumen

Ahora vamos a aplicar el mismo criterio o condición de forma diferente.  En este caso, el criterio se aplica antes de que se ejecute la consulta.


En este caso, Access selecciona primero aquellos registros cuyo cargo sea superior a 25 euros y sobre ese resultado aplica la suma de cargos agrupados por fechas de pedidos, como vemos el número de registros es distinto:


El número de registros que obtenemos ahora es 359, menor al anterior resultado. Si nos damos cuenta, en el primer caso se hacía la consulta sin importar que valor tuviera el campo Cargo, en cambio ahora si que tiene en cuenta su valor, solo se aplica la consulta solo en aquellos registros cuyo valor de cargo superen 25.
En una consulta resumen tenemos que tener un poco de cuidado a la hora de aplicar los criterios para poder obtener los resultados que nos interesan.

miércoles, 30 de marzo de 2011

Consultas resumen en Access

Las consultas más comunes en una base de datos se limitan a extraer la información contenida en la misma. Pero si usamos las consultas resumen, podemos obtener información añadida. A partir de los datos podemos obtener mas datos, como la cantidad de registros contenidos, el valor de la suma de un campo numérico, etc. Para poder ver como se pueden aplicar criterios podemos consultar a esta entrada.
Para crear una consulta de este tipo, creamos una consulta en vista diseño, subimos la tabla que contiene la información que nos interesa, y bajamos a la cuadricula de diseño QBE, por ejemplo, un campo de tipo numérico que podría ser el sueldo de unos empleados.
El siguiente paso es pulsar en la tecla de totales,

apareciendo en la cuadricula de diseño una nueva fila Total:

Cuando bajamos un campo a la cuadricula, por defecto aparece el término Agrupar por.


Ahí pulsamos y se despliega un menú donde seleccionamos Promedio. Solo nos queda ejecutar la consulta. El resultado es un único valor, el promedio de todos los sueldos que contiene el campo Sueldo. Si además tenemos otro campo, categorías de trabajadores y lo bajamos a la cuadricula de diseño, y dejamos el valor por defecto, Agrupar por, en la fila total, entonces el promedio de sueldo que hemos obtenido antes, se va a descomponer por cada cada categoría de trabajadores que tengamos, es decir, va a sacar el promedio de sueldo de los trabajadores de cada categoría de empleados por separado. El número de registros que vamos a tener ahora es el número de categorías que tengamos en la tabla. Cada uno muestra el promedio de sueldos de los empleados de la categoría de empleo correspondiente. Así de sencillo es hacer una consulta de resumen en Access.