Formularios: Suma continua

En nuestro anterior post hablamos de como hacer una suma continua en un informe. Ahora vamos a ver lo mismo pero en un formulario. Construiremos una paso a paso. Esto nos permite mostrar, registro a registro, el acumulado de una cantidad almacenada en un campo de tipo Número. Comencemos.

Tenemos una tabla con los siguientes registros:

Ahora, lo que nos interesa hacer es un formulario que nos diga la suma de las cantidades almacenadas en el campo cantidad desde el primer registro hasta el registro que estamos visualizando. Creamos un formulario que visualice los campos de nuestra tabla y vamos a vista diseño.

En la sección detalle, debajo de cantidad añadimos un cuadro de texto. En su etiqueta escribimos Cantidad acumulada. Vamos a modificar el nombre del cuadro de texto de ID. Abrimos las propiedades del cuadro de texto y escribimos en la propiedad Nombre IDf (identificador en el formulario):

Volvemos al cuadro de texto de Cantidad acumulada. Botón derecho, propiedades y nos dirigimos a la propiedad Origen del control donde escribiremos la siguiente expresión:

=Dsuma([Cantidad];"Tabla1";"[ID]<=[IDf]")

Nos está indicando que sumemos los valores del campo cantidad de la tabla tabla1 pero sólo de aquellos registros en los que su id sea menor o igual al id (idf) del registro del formulario que estamos visualizando. Por ejemplo. la suma acumulada del campo cantidad en el tercer registro será:

Es decir, la suma de las cantidades de los registros 1, 2 y 3 es 23. Es lo que buscábamos, la suma continua en formularios.

Suma continua en informes

Cuando elaboramos un informe en Access mostramos datos de varios campos. Algunos pueden ser de tipo numérico. También podemos establecer algún agrupamiento de acuerdo con los datos de un campo.

Veamos como:

De la base de datos ejemplo de Access, Neptuno, creamos un informe basado en la tabla productos. Bajamos los campos IdProveedor, Nombre producto y unidades en existencia. El informe recién creado puede tener esta apariencia:

Para cada producto se muestran las unidades que tenemos en el almacén. Si nos interesa ver las unidades sumadas teniendo en cuenta las anteriores cantidades, habrá que modificar la propiedad suma continua del control unidades en existencia (cantidades que deseamos sumar). De esa forma, para el té la cantidad que debe aparecer será la suma de las cantidades 17 y 39, para el sirope la cantidad que aparece es la suma de 17, 39 y 13, y así sucesivamente.

Access nos ofrece dos posibilidades de hacer la suma. En vista diseño, hacemos clic con el botón derecho en el cuadro de texto UnidadesEnExistencia. Pinchamos en la pestaña Datos. Ahora pinchamos en la propiedad Suma continua, para conseguir que se despliegue el menú. Si seleccionamos Sobre todo (en la propiedad suma continua) entonces la suma la aplicará a lo largo del todo informe, hasta el último producto. En éste, tendremos la suma total de las cantidades almacenadas en el campo UnidadesEnExistencia. Pero si escogemos Sobre grupo entonces la suma continua se hará para proveedor por separado.

En este caso hemos escogido la opción Sobre todo, el resultado es:

Pero si escogemos Sobre grupo tendremos otra situación. Para cada  cambio de proveedor las sumas se reinicializan, el último producto de cada proveedor da la suma de unidades en existencia total del proveedor correspondiente. Tenemos entonces:

Si nos damos cuenta, con el segundo proveedor, la suma no tiene en cuenta las cantidades del primer proveedor, empezando la suma de nuevo. Eso pasa con todos los proveedores.

Resumiendo, la propiedad suma continua nos permite ver información que no tenemos guardada, de forma explicita, en una tabla y que la hacemos visible, modificando sus valores. Recordad que se aplica en el campo que contiene los valores.

PowerPoint: las teclas B y N

Como comenta Carles Caño en la entrada La mejor diapositiva de PowerPoint de su blog PresentArte el orador es el centro de la exposición de un tema. PowerPoint es un medio, recurso que permite al orador ir exponiendo las distintas ideas. Por ello, el orador no puede digamos, dejarse "comer" por la presentación de PowerPoint. Debe utilizar su presentación para que le sirva de apoyo. Incluso en un momento dado, para atraer la atención sobre él puede ocultar la presentación sin más que pulsar la tecla N (pantalla Negra).

Cuando quiera volver a mostrar las diapositivas solo tiene que pulsar la tecla B (de Blanco).

Así, puede seguir la presentación como antes. Algunos autores como Dave Paradi consideran la mejor diapositiva a la que está en negro, ya que la atención del público se dirige en exclusiva al ponente, núcleo de la presentación: "La mejor diapositiva es una diapositiva en negro, donde no aparece nada en pantalla".