Truco para añadir texto en Word 2007

Cuando interesa colocar texto rápidamente en un documento, sin importarnos su contenido, podemos usar un pequeño truco. Consiste en escribir lo siguiente seguido de un enter:

=rand()

De esta forma, aparecen de forma automática tres párrafos. El resultado se muestra a continuación:

Si con esto, no nos parece suficiente, podemos hacer que aparezcan, por ejemplo, 8 párrafos, en ese caso deberemos escribir:

=rand(8)

Es decir, entre paréntesis ponemos el número de párrafos que nos interesan que aparezcan. Podemos llenar una o varias hojas en función de los párrafos que deseemos. El contenido, es repetir los 3 primeros párrafos una y otra vez hasta completar el número de párrafos asignados.

Así podemos llenar hojas rápidamente, marcando simplemente el número de párrafos que interesa que aparezcan.

Contabilizar solo determinados elementos

En más de una ocasión tendremos la necesidad de sumar determinadas cantidades. La función suma nos permite obtener el resultado de adicionar esas cantidades que nos interesen. En este post vamos un poco más adelante. Vamos a plantearnos una situación en la que interesa sumar es solo determinadas cantidades en función de si se verifica o no determinado criterio.

Nos vamos a ayudar de una función de Excel llamada sumar.si. Su sintaxis es la siguiente:

Tenemos tres argumentos:

1. El primero es rango, contiene las celdas que deben cumplir el criterio para que se pueda sumar.
2. El segundo es criterio, es el elemento que marca la condición que deben verificar las celdas que participarán en la suma.
3. El tercero es el rango_suma que marca las celdas que contienen los datos correspondientes a los de rango que se han de sumar si su correspondiente de rango cumple con el criterio.

Como rango_suma va entre paréntesis, significa que es un argumento prescindible, es decir, es un argumento que puede no aparecer, en ese caso, el argumento rango también será el rango_suma (serán valores numéricos, por supuesto).

Partimos de los siguientes datos:

Tenemos las ventas de varias oficinas de varios países. Ahora nos interesa ver las ventas de cada país. Por lo tanto, vamos a sumar solo las cantidades de cada país para obtener el total por países. Para colocar los resultados vamos a colocarlos así.

En primer lugar nos ubicamos en la celda G4, lugar donde tenemos que hallar la suma de ventas de todas las ciudades de Francia. Escribiremos el signo igual e introducimos sus argumentos de la siguiente forma:

El primer argumento corresponde al rango A2:A15 que contiene el nombre de los países. El segundo argumento hace referencia a la celda F4, que contiene el nombre del país Francia. También podíamos haber escrito como 2º argumento a "Francia". También así se obtiene el mismo resultado. El tercer argumento hace referencia a las celdas que hay que sumar. En este rango solo se sumarán aquellas que correspondan a ciudades francesas. El resto de cantidades no las tiene en cuenta en la suma.

Observando los argumentos de la función, el primero y el tercero están fijados con la tecla de función F4 que fija las referencias a las celdas, y al arrastrar la fórmula, los argumentos no son modificados.

Al teclear el paréntesis de cierre pulsamos la tecla Intro, y se muestra el resultado:

Para obtener el resultado de los demás países solo tenemos que copiar la fórmula. Nos colocamos, otra vez, en G4, y copiamos la fórmula contenida. Solo hacemos doble clic en la esquina inferior derecha de la celda y automáticamente obtenemos los resultados de todos los países.

 

La suma de las columnas Ventas de la primera imagen y la columna de Ventas totales de la tabla final son y deben ser lo mismo. En el segundo caso hemos agrupado las cantidades iniciales de las oficinas por países. Esto también podemos hacerlo usando tablas dinamícas. En posts anteriores hemos hablado de dichas tablas.

Sumar.si es una función que siempre podemos hacer uso de la misma. Es útil y va a sumar cantidades de acuerdo con determinados criterios.

Formato condicional en Excel 2007

El formato condicional en Excel 2007 presenta variaciones interesantes con respecto a 2003. Por ejemplo, antes podíamos establecer hasta 3 formatos distintos en una hoja. Ahora con la versión 2007 podemos establecer más condiciones si nos hace falta. Simplemente iremos añadiendo las reglas que nos interese establecer. A cada una de ellas le asignaremos un color, o un borde o fondo distinto, según la regla que cumplan. Podemos también aplicar escalas de colores, barras de datos o conjuntos de iconos.

En esta entrada vamos a ver como podemos aplicar un formato condicional y a una serie de datos veremos como le sienta unas barras de colores.

Formato condicional

Partimos de una serie de datos numéricos tal como los que siguen:

Vamos a establecer un formato condicional sobre estos datos. Todos los números que cumplan el criterio que establezcamos presentarán otro formato distinto al que tienen ahora. El primer paso es seleccionar todas las celdas a las que queremos aplicar el formato condicional. Seleccionamos todos los números. Seleccionamos la cinta de inicio y hacemos clic en Formato condicional:

En el menú que se despliega vamos a hacer clic en Nueva regla..., para decidir que valores nos interesa destacar con esta herramienta.

Aparece una ventana que nos permite seleccionar entre varios tipos de reglas. Seleccionamos la regla Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan. En Editar una descripción de regla marcamos los valores que deseamos que tengan un formato distinto:

Hemos establecido que las celdas que deben cambiar de formato sean aquellas que tengan valores comprendidos entre el valor de la celda A7 y el valor 84. Ahora nos queda establecer el color de los valores de las celdas que cumplan el criterio recién establecido.

Pulsando en aceptar volvemos a la imagen anterior, pero mostrándonos el formato que hemos determinado.

Pulsamos en aceptar para ver el resultado,  si modificamos algunos valores su formato puede variar si entra o sale dentro del rango de datos que muestran el nuevo formato:

En cualquier momento podemos editar la regla bien para modificarla, o para eliminarla. En este caso vamos a formato condicional, y marcamos Administrar reglas...

Ahora podemos, desde aquí, modificar la regla con el botón Editar regla... o eliminarla con Eliminar regla e incluso añadir nuevas reglas.

Barras de datos

A partir de unos datos obtenidos vamos a insertar barras que nos van mostrar la importancia de un dato dentro del rango seleccionado. Partiremos de los siguientes datos.

Ahora seleccionamos los datos de la columna total. Vamos a la cinta de inicio y pinchamos en formato condicional, donde elegimos Barras de datos:

Como queremos que las barras sean de color azul, hacemos clic en la primera de las mismas. El resultado es el siguiente:

Dependiendo del valor la barra es más larga o más corta lo que ilustra mejor los datos obtenidos con los cálculos realizados.

El formato condicional en Excel 2007 ofrece cambios interesantes, y más opciones que las que ofrecían versiones anteriores. El número de reglas que podemos establecer no se limita a tres, podemos marcar más reglas si nos parece conveniente. Además, nos ofrece la posibilidad de usar barras de datos, que nos dan la importancia de un dato con respecto a los demás.

Agrupar fechas en tablas dinamicas

Como en anteriores entradas seguimos trabajando con los mismos datos, a partir de los cuales vamos a agrupar los movimientos de piezas teniendo en cuenta la fecha de entrada de los mismos. También veremos como añadir mas totales. Podríamos ver el promedio, máximo o mínimo además de la suma total.

Agrupar fechas

Para ver como podemos hacerlo, creamos una tabla donde introducimos, entre otros campos, el campo Fecha entrada. La visualización junto con los campos usados es la que se muestra a continuación:

La tabla nos muestra la suma de unidades de piezas clasificadas por fecha y por el país de origen. Ahora vamos a trabajar para ver la misma tabla, pero las fechas aparecerán como trimestres. En la primera fecha hacemos clic con el botón dcho y elegimos agrupar...  para que se abra la ventana Agrupar.

En la ventana podemos agrupar las fechas desde segundos hasta por años. Podemos mostrar varios a la vez. Pero solo vamos a agrupar las fechas por trimestres, como hemos mencionado, como muestra la figura. Si quisiésemos agrupar también por meses también, solo bastaría con hacer clic en meses.

Pulsamos en aceptar y las fechas, tal como aparecían hasta ahora, desaparecen y son sustituidas por trimestres:

Ahora podemos hacer que aparezcan todos los datos de cada trimestre, u ocultarlos. En la imagen mostramos los datos de trimestre 1 y del resto de trimestres se ocultan.

 

Configuración de campo

También para cada trimestre podemos obtener más totales de los que se muestran. Para añadir otros totales, botón dcho sobre uno de los trimestres, y hacemos clic en Configuración de campo...

En la ventana seleccionamos la opción Personalizado, y marcamos las funciones que interesa que aparezcan ahora. En nuestro ejemplo, añadimos el promedio a la suma (que aparece por defecto):

 

Pulsamos en aceptar, y ahora al final de cada trimestre tenemos los totales correspondientes de suma y promedio de unidades:

Resumiendo, hemos visto como se pueden agrupar las fechas, para visualizarlas de otra forma, y poder ver un resumen de los datos clasificados por tiempo. También hemos añadido a nuestra tabla mas totales, en concreto promedio, de forma que la tabla nos proporciona más información.

Agrupar datos en tablas dinámicas

Seguimos con la serie de datos que estamos trabajando en la entrada anterior. Recordando la lista de datos es:

Vamos a construir una nueva tabla dinámica como sigue:

Una vez que insertamos la tabla, marcamos los campos que nos interesa para la tabla: Origen, nombre y unidades. El resultado es:

Lo que nos interesa hacer ahora es unir países por continentes. Agruparemos por un lado a EEUU y Méjico y por el otro al resto de países.  En la propia tabla hacemos clic sobre EEUU (ubicada en la celda A7) con la tecla CTRL pulsada hacemos clic en A20 (Méjico). Vamos a Herramientas de tabla dinámica /Opciones y pulsamos en Agrupar selección:

Automáticamente aparecen EEUU y Méjico bajo la denomínación de Grupo1:

Podemos cambiar su nombre, nos posicionamos en la celda donde está Grupo1 y en la barra de fórmulas escribimos América. Seleccionamos después los países europeos con la tecla ctrl y pinchando en la denominación que tiene algo de sangría en la celda.

Ahora cambiamos grupo2 por Europa del mismo modo con lo cual la tabla queda así:

Si queremos ver solo las unidades de cada continente desactivaremos en Lista de campos de la tabla dinámica sobre el primer panel los campos nombre y origen:

Al establecer las agrupaciones hemos observado que tenemos un nuevo campo, Origen2 que agrupa a Europa y a América, y que permitirá mostrarlo en la tabla con el resto de campos.

Más sobre tablas dinamicas

Vamos a continuar con las tablas dinámicas. Recuperamos los datos de la entrada anterior, sobre los que vamos a seguir trabajando.

Si realizamos los pasos de la entrada anterior la tabla obtenida era:

Vamos a avanzar un poco más. Sobre la tabla vamos a limitar el número de países que aparecen en la tabla:

Al pinchar en la flecha de los rótulos de fila aparece un menú con la relación de países. Si deseamos limitar la tabla a menos países procederemos de la siguiente forma:

• 
  
  Pinchamos en la marca de Seleccionar todo. Así desactivamos todos los países.
• 
  
  Ahora pinchamos solo en la marca de los países que interesan que aparezcan en la tabla
• 
  
  Por ejemplo, activaremos a EEUU, Italia y Méjico.
• 
  
  Pulsamos en aceptar.

El resultado será el siguiente:

 Como vemos,  ahora tenemos los países que nos interesaban. Además, la cifra del Total general se ha adecuado a solo los países mostrados. Si queremos recuperar a todos los países volveremos a pulsar en rótulos de fila y hacer clic en la marca de Seleccionar todos. Recuperamos a todos los países.

Ahora vamos a modificar la disposición de la información de forma que lo mismo se muestra de forma distinta. Vamos a mover Origen de Rotulos de fila a rotulos de columna, simplemente arrastrando el campo:

El resultado es el siguiente:

Mismos datos organizados de otra manera. Hay totales para cada fila y para cada columna. Se pueden activar o desactivar a nuestro gusto. Vamos a diseño, totales generales y seleccionamos la opción que nos interese:

Activando la última opción la tabla queda así:

Los totales de las distintas herramientas han desaparecido.

Seguiremos trabajando las tablas dinámicas en posteriores entradas.

Tablas dinámicas

Vamos a construir una tabla dinámica a partir de una serie de datos. Veremos los pasos que nos permitirán ver una tabla dinámica. Lo vamos a realizar usando Excel 2007. Ahora trabajaremos un poco diferente a versiones anteriores de Excel. Ahora no usaremos un a asistente. Iremos a insertar donde podremos usar las herramientas propias de la tabla dinámica.

En primer lugar podemos partir de una tabla dentro de Excel. Para este post usaremos la siguiente:

Seleccionamos toda la tabla incluyendo los títulos de la fila 1. Pulsamos en insertar y en tabla dinámica pinchamos y seleccionamos la primera opción tal como aparece en la imagen:

Aparece la ventana Crear tabla dinámica. Como tenemos seleccionados los datos sobre los que vamos a construir nuestra tabla con los mismos. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica seleccionamos Hoja de cálculo existente y marcamos como ubicación A19.

El resultado que se obtiene es el siguiente:

Para construir la tabla tenemos que trabajar con la ventana Lista de campos de tabla dinámica que también ha  aparecido junto con el área anterior.

Para crear la tabla trabajaremos con la lista de campos. Para crear la primera tabla arrastramos los campos Nombre y origen a la zona de Rótulos de fila. El orden en el que los coloquemos va a hacer que el resultado sea distinto. En este caso, hemos colocado antes origen y después Nombre. Y por último trasladamos unidades a Suma de valores. En los tres casos, los nombres de los campos respectivos quedan marcados en la parte superior de la lista de campos.

Con los cambios comentados el resultado obtenido es el siguiente:

De esta forma tenemos generada la tabla dinámica. Cualquier modificación sobre la misma se puede realizar rápidamente añadiendo campos a los distintos rótulos.

Más cosas que podemos hacer en una tabla dinámica es obtener el detalle de un dato concreto de la tabla. Por ejemplo, si hacemos doble clic en el dato ubicado en la celda B31, obtendremos las filas de la tabla que dan lugar a ese dato, correspondiente a Gran Bretaña. El resultado que obtenemos ahora es:

que se ubica en una hoja nueva que se crea al hacer doble clic sobre la celda.

Con una tabla dinámica podemos organizar los datos de varias formas, obteniendo distintos totales, dependiendo de como se coloquen los datos