Botones para desplazarse entre hojas

Las etiquetas de las hojas de cálculo nos permiten desplazarnos de una hoja a otra de nuestro libro de cálculo. Sí además, las nombramos ubicaremos los contenidos de cada una más rápidamente. También podríamos darles color para distinguirlas. Pero en este post vamos a hacer lo mismo de una forma diferente. Vamos a ubicar botones en las hojas para desplazarnos de una a otra.

El primer paso es habilitar el menú Cuadro de controles. Pinchamos con el botón derecho en la zona de las barras de herramientas y se despliega un menú con la relación de barras de herramientas, donde seleccionamos Cuadro de controles:

Ahora la tenemos disponible y podemos introducir botones y configurar código para que trabajen como nos interesa. Para comprobar que funcionan correctamente vamos a colocar texto en dos celdas de hojas distintas. En hoja1, en la celda D3 escribimos y damos formato al texto Hoja de ventas:

En hoja2, en la celda D3 escribimos y damos formato al texto Hoja de compras:

Ahora vamos a poner un botón de comando en la hoja1 y otro en la hoja2. Quedará solo darles el código a cada uno de ellos. En hoja1 hacemos clic en el botón de comando de la barra de herramientas Cuadro de controles:

Lo llevamos a la hoja y arrastramos el ratón para que tenga un tamaño.

Ahora hacemos doble clic sobre el botón, que activa la ventana de Microsoft Visual Basic:

La primera fila escrita nos indica que cuando se efectúa el evento clic sobre el botón se ejecutará el código escrito en medio. El código que vamos a escribir es el siguiente:

Hoja2.Activate

Como interesa que nos lleve a la hoja de compras, escribimos el nombre de la etiqueta, Hoja2 y después del punto seleccionamos la acción que queremos que ocurra con la hoja2, activarla, de esta manera se hará activa y será la que veamos.

Modificamos la propiedad Caption del botón para que tenga otro texto, distinto al inicial. Haremos clic con el botón derecho sobre el botón

Aparece la ventana de propiedades donde daremos el nuevo nombre al botón:

En Caption escribimos Ir a compras. Repetiremos las mismas acciones para insertar otro botón en la hoja2 para volver la Hoja1 (hoja de ventas). Imagen de ambos botones:

El código del segundo botón será:

Hoja1.Activate

Sólo nos queda salir del modo diseño para poder operar con los botones. Pinchamos en el botón Salir modo diseño:

Desaparecen los puntos de control de los botones y ya podemos pulsar en ellos para desplazarnos entre  ambas hojas de cálculo.

Tablas rápidas en Word 2007

Word 2007 incorpora una nueva característica con respecto a versiones anteriores. Hace a referencia a la posibilidad de crear una tabla rápidamente y con un formato conformado. Sólo nos tenemos que preocupar de introducir los datos dentro de la tabla. Inicialmente, Word coloca datos dentro de la misma, pero son completamente ficticios. Presentamos algunos ejemplos de tablas rápidas.

En primer lugar, para añadir a nuestro documento debemos ir a la cinta insertar. Pinchamos en tabla donde podemos acceder a las tablas rápidas.

Una vez en tablas rápidas solo queda seleccionar la que más nos interesa. Por ejemplo, seleccionando la primera opción tendremos la siguiente tabla en el documento:

Se inserta un calendario, donde podremos introducir notas recordatorías si así nos interesa. Otra tabla que se nos permite introducir es la siguiente:

Es una lista de elementos, los datos que aparecen son ficticios, y sólo queda introducir aquellos que nos interesa mostrar con la lista. Existen más modelos con distintos formatos,  lo que nos permite generar tablas con rapidez para poder introducir información sin mucha pérdida de tiempo.

Algunas propiedades de los objetos de Access

Cuando trabajamos en formularios de Access tenemos la posibilidad de insertar distintos elementos. Se puede citar a los cuadros de texto, etiquetas, botones de comando o cuadros de listas. Todos tienen asociadas determinadas propiedades sobre las que podemos actuar para obtener el comportamiento que interese.

Gracias a esas propiedades, cualquier evento que ocurra puede hacer que una propiedad determinada cambie. Por ejemplo, cargar un formulario o hacer clic en un botón, son eventos que se dan con frecuencia.

Access permite al usuario generar código que se ejecuta cuando suceda determinado evento. A continuación ponemos un procedimiento de evento:

                Sub Mensaje_click ()

                 Msgbox "Este es el mensaje que ves por pulsar el botón"

              End Sub

Todos los procedimientos tienen una línea inicial que comienza con el termino Sub y terminan por la línea End Sub. En medio tenemos el código que se ejecuta cada vez que hacemos clic en el botón Mensaje. Este código nos mostrará el mensaje Este es el mensaje que ves por pulsar en el botón (evento hacer clic).  Provocamos la ejecución del código que insertamos.

Esto permite alterar las propiedades de los distintos objetos de un formulario. Algunas propiedades son las siguientes:

Activate

Para desactivar un cuadro de texto ponemos su propiedad Activate a false:

boton1.activate=False

Visible

Para ocultar un cuadro de texto ponemos su propiedad Visible a false:

Boton1.Visible=False

Para trabajar con las propiedades del formulario en el que estamos, usamos el término Me. Si queremos ocultar el formulario podemos escribir:

Me.visible=False

y para que se pueda ver podemos hacer:

Me.visible=True

Como vemos, el uso y conocimiento de ciertas propiedades de botones o etiquetas nos permite mejorar las prestaciones de un formulario. Así podemos modificar propiedades para que el formulario trabaje como al usuario realmente le interesa.

Encoger texto para imprimir en menos páginas

Cuando escribimos un texto que debemos imprimir, nos puede ocurrir que al final ocupe un poco más de una hoja. Si lo mandamos imprimir vamos a tener dos hojas, y en la segunda solo tenemos dos o tres líneas escritas. Word nos permite evitar esta circunstancia. Veamos como.

En primer lugar vamos a vista preliminar. Ahora solo tenemos que pulsar donde dice Encoger una página de Vista previa en el ribbon Vista preliminar.

Automáticamente todo el texto se reduce de forma que pueda imprimirse en una sola página. Word ha reducido el tamaño de la letra y los espacios entre los párrafos también son algo más reducidos.

Ahora ya se puede imprimir con la seguridad de que todo el documento cabe en una sola hoja.

Como comparar rangos en Excel 2007

Cuando de tenemos que comparar, determinar que elementos no coinciden en dos grandes grupos de datos, nos puede costar tiempo determinarlo con exactitud. Con este post pretendemos simplificar esta tarea para que la comparación no sea una tarea costosa y que no nos lleve demasiado tiempo.

Vamos a suponer que tenemos los siguientes datos a comparar:

En primer lugar vamos a seleccionar el rango de celdas A1:C6 que corresponde a las celdas que ocupan la primera tabla. La celda A1 será la celda activa en este momento. Ahora podemos avanzar. Abrimos el formato condicional en el ribbon o cinta Inicio donde nos dirigimos a Estilos / Formato condicional. Seleccionamos fórmula en el cuadro de la lista desplegable.

En Editar una descripción de regla escribimos:

=NO(A1=E1)

Si el contenido de A1 coincide con el contenido de E1 entonces esa igualdad es verdad. La función No la cambia a falso. Y lo mismo sucede al revés. si la igualdad es falsa la función No devuelve verdadero. En nuestro ejemplo buscamos celdas que sean distintas para que la función devuelva verdadero y así el formato condicional cambia su apariencia. Ahora pulsamos en el botón formato que nos lleva a una ventana que nos permite elegir el formato que tendrán las celdas que no coincidan en ambas tablas.

Una vez seleccionado todas las características del formato ya podemos pulsar en aceptar en las dos ventanas. El resultado será que todas las celdas distintas aparecen con el formato que le hemos dado. En nuestro ejemplo:

Como se observa, algunas celdas han cambiado su apariencia. Son distintas a la otra tabla. Si dentro de la tabla modificamos cualquier dato, si son distintos a los de la otra tabla, entonces pasarán a tener el formato establecido en el formato condicional. En grandes tablas esta herramienta permite visualizar rápidamente aquellos datos que difieren entre los rangos comparados.

Rangos dinámicos con desref

En un post anterior vimos un poco el funcionamiento de desref. Ahora vamos a avanzar un poco más. Desref nos permite crear rangos dinámicos. Así si la información de un rango aumenta o disminuye lo que deseamos es que se tengan esas modificaciones cada vez que se produzcan. Con un ejemplo lo veremos mejor.

Supongamos que tenemos un rango de datos, por ejemplo A1:A3

Vamos a Insertar / Nombre / Definir y en el cuadro de texto Nombres en el libro: escribimos RangoDin. En el cuadro de texto Se refiere a: ponemos:

=desref(A1;0;0;contara(A1:A100);1)

Al seleccionar las celdas para añadir el rango automáticamente sale con referencias absolutas, la imagen es:

Como argumento hemos introducido la función contara que nos va permitir que el rango solo sea el conjunto de celdas contiguas y con datos. pulsamos en aceptar y ya el rango está definido.

Para ver cuantas celdas ocupa el rango, escribimos su nombre en el cuadro de nombres tal como vemos:

Pulsamos en la tecla intro, con lo que tenemos lo siguiente:

Es un rango de 3 celdas. Ahora introducimos más datos en la columna A:

y volvemos a escribir en el cuadro de nombres rangodin, pulsamos en aceptar, y tenemos:

Es decir, el tamaño del rango es mayor y va en función de las celdas que están ocupadas en la columna A. Mas celdas con datos, rango mas amplio, menos celdas rango más pequeño. La función desref nos ha ayudado a lograrlo.

Función desref

Es una función de referencia de búsqueda de Excel. Nos va a permitir generar rangos de celdas que se puedan contraer o expandir. En este post vamos a ver como funciona la función.

Desref consta de cinco argumentos, de los cuales, el cuarto y quinto son opcionales, es decir, podemos darles valor o no, según nos convenga.

En primer lugar, vamos a usarla con los tres primeros argumentos, son los siguientes:

1. Ref
2. Filas
3. Columnas

Dejamos para otra entrada alto y ancho. El argumento ref  hace referencia a la celda origen. El segundo y tercer argumento muestra el desplazamiento en número de celdas con respecto al argumento ref. Por ejemplo, sí los argumentos filas y columnas son cero el resultado de la función dará el contenido de la celda marcada como referencia en el primer argumento. Entonces:

=desref(A1;0;0)

Si en la celda A1 tenemos el dato función desref, entonces el resultado de la función será función desref, es decir, el mismo.

Veamos más ejemplos. Partimos de los siguientes datos:

En una celda introducimos la siguiente fórmula:

El resultado será, de acuerdo con la tabla, Fotografía puesto que fotografía se encuentra una fila por debajo y una columna después de la celda referencia, A4 (fotografía está en la celda B5).

Otro ejemplo, ahora vamos a cambiar los argumentos para obtener otro resultado. Si queremos obtener el número de alumnos inscritos en el curso de botánica la función será la siguiente:

Ahora nos desplazamos 0 filas y dos columnas hacia la derecha con respecto a la celda A4.El resultado es entonces:

El manejo de la función con tres argumentos es sencillo de usar. En un próximo post tendremos en cuenta a todos los argumentos. Como avanzadilla diremos que el cuarto y quinto argumento sirven para hacer referencia a un rango con un número determinado de filas y columnas de tamaño. Esto permite definir rangos dinámicos, que se expanden automáticamente en función del número de celdas con datos.