Consultas resumen: Criterios o condiciones

Siguiendo al anterior post sobre consultas de resumen, en esta entrada vamos a incluir condiciones en los campos. Pero debemos hacerlo con cuidado, ya que los resultados podrían no ser los esperados. Podemos hacer que los criterios se apliquen antes de realizar el resumen o después de realizar dicho resumen. Vamos a ello.

Criterios después del resumen

Realizar este tipo de consulta es muy sencillo, sólo tenemos que colocar el criterio del campo que interesa limitar en la fila de criterios y ejecutar la consulta. Los resultados que muestran son los registros del resumen efectuado que lo cumplen.

Por ejemplo, de la tabla de Pedidos de la base de datos Neptuno, que viene con Access, vamos a extraer los cargos cuya suma cumpla una determinada condición, supongamos que 25 euros.  Creamos la consulta en la que subimos sólo la tabla Pedidos:

De la tabla bajamos los campos cargo y fecha de pedido:

 ahora ejecutamos la consulta para ver el resultado que muestra:

esto nos dice que el resultado ha dado un total de 480 registros correspondientes a las 480 fechas en las que existen pedidos registrados. A continuación, vamos a establecer la condición sobre el campo Cargo, en la fila de criterios del campo Cargo ponemos la condición, tal como se muestra:

Ejecutamos la consulta:

Como vemos, ahora el número de registros es de 366, es decir, de los 480 registros, sólo 366 cumplen que la suma de cargo es superior a 25 euros. Observando la tabla vemos que en ese campo todas sus cantidades son superiores a 25. En esta consulta, el criterio se ha aplicado después de hacer la consulta resumen.

Criterios antes del resumen

Ahora vamos a aplicar el mismo criterio o condición de forma diferente.  En este caso, el criterio se aplica antes de que se ejecute la consulta.

En este caso, Access selecciona primero aquellos registros cuyo cargo sea superior a 25 euros y sobre ese resultado aplica la suma de cargos agrupados por fechas de pedidos, como vemos el número de registros es distinto:

El número de registros que obtenemos ahora es 359, menor al anterior resultado. Si nos damos cuenta, en el primer caso se hacía la consulta sin importar que valor tuviera el campo Cargo, en cambio ahora si que tiene en cuenta su valor, solo se aplica la consulta solo en aquellos registros cuyo valor de cargo superen 25.

En una consulta resumen tenemos que tener un poco de cuidado a la hora de aplicar los criterios para poder obtener los resultados que nos interesan.

Consultas resumen en Access

Las consultas más comunes en una base de datos se limitan a extraer la información contenida en la misma. Pero si usamos las consultas resumen, podemos obtener información añadida. A partir de los datos podemos obtener mas datos, como la cantidad de registros contenidos, el valor de la suma de un campo numérico, etc. Para poder ver como se pueden aplicar criterios podemos consultar a esta entrada.

Para crear una consulta de este tipo, creamos una consulta en vista diseño, subimos la tabla que contiene la información que nos interesa, y bajamos a la cuadricula de diseño QBE, por ejemplo, un campo de tipo numérico que podría ser el sueldo de unos empleados.

El siguiente paso es pulsar en la tecla de totales,

apareciendo en la cuadricula de diseño una nueva fila Total:

Cuando bajamos un campo a la cuadricula, por defecto aparece el término Agrupar por.

Ahí pulsamos y se despliega un menú donde seleccionamos Promedio. Solo nos queda ejecutar la consulta. El resultado es un único valor, el promedio de todos los sueldos que contiene el campo Sueldo. Si además tenemos otro campo, categorías de trabajadores y lo bajamos a la cuadricula de diseño, y dejamos el valor por defecto, Agrupar por, en la fila total, entonces el promedio de sueldo que hemos obtenido antes, se va a descomponer por cada cada categoría de trabajadores que tengamos, es decir, va a sacar el promedio de sueldo de los trabajadores de cada categoría de empleados por separado. El número de registros que vamos a tener ahora es el número de categorías que tengamos en la tabla. Cada uno muestra el promedio de sueldos de los empleados de la categoría de empleo correspondiente. Así de sencillo es hacer una consulta de resumen en Access.

Atajos de Windows

En esta ocasión nos vamos a centrar en un atajo de windows concreto. Estamos hablando de como abrir rápidiamente la ventana Personalizar.

Dicha ventana nos permite visualizar todas las barras de herramientas, ocultarlas, visualizar las que están ocultas, etc. Además, también permite crear otras barras de herramientas con las funciones que realmente le interesan a cada usuario, y que nos va a hacer el trabajo más cómodo. En la pestaña comandos podemos seleccionar un comando y colocarlo en una barra de herramientas, sólo hay que arrastrarlo a la barra de herramientas que más interese. Del mismo modo nos permite quitar comandos de una barra de herramientas simplemente arrastrándolo fuera de la barra de herramientas.

Normalmente, para poder activar esta ventana vamos al menú Herramientas y con el menú totalemente desplegado pinchamos en Personalizar:

Una manera de conseguir lo mismo es hacer doble clic sobre el fondo donde se ubican las barras de herramientas, obteniendo el mismo resultado, la ventana personalizar en pantalla, lista para ser utilizada. Como vemos, es un atajo de windows muy sencillo, y que nos da acceso a utilidades de una forma más rápida.

Formularios: Suma continua

En nuestro anterior post hablamos de como hacer una suma continua en un informe. Ahora vamos a ver lo mismo pero en un formulario. Construiremos una paso a paso. Esto nos permite mostrar, registro a registro, el acumulado de una cantidad almacenada en un campo de tipo Número. Comencemos.

Tenemos una tabla con los siguientes registros:

Ahora, lo que nos interesa hacer es un formulario que nos diga la suma de las cantidades almacenadas en el campo cantidad desde el primer registro hasta el registro que estamos visualizando. Creamos un formulario que visualice los campos de nuestra tabla y vamos a vista diseño.

En la sección detalle, debajo de cantidad añadimos un cuadro de texto. En su etiqueta escribimos Cantidad acumulada. Vamos a modificar el nombre del cuadro de texto de ID. Abrimos las propiedades del cuadro de texto y escribimos en la propiedad Nombre IDf (identificador en el formulario):

Volvemos al cuadro de texto de Cantidad acumulada. Botón derecho, propiedades y nos dirigimos a la propiedad Origen del control donde escribiremos la siguiente expresión:

=Dsuma([Cantidad];"Tabla1";"[ID]<=[IDf]")

Nos está indicando que sumemos los valores del campo cantidad de la tabla tabla1 pero sólo de aquellos registros en los que su id sea menor o igual al id (idf) del registro del formulario que estamos visualizando. Por ejemplo. la suma acumulada del campo cantidad en el tercer registro será:

Es decir, la suma de las cantidades de los registros 1, 2 y 3 es 23. Es lo que buscábamos, la suma continua en formularios.

Suma continua en informes

Cuando elaboramos un informe en Access mostramos datos de varios campos. Algunos pueden ser de tipo numérico. También podemos establecer algún agrupamiento de acuerdo con los datos de un campo.

Veamos como:

De la base de datos ejemplo de Access, Neptuno, creamos un informe basado en la tabla productos. Bajamos los campos IdProveedor, Nombre producto y unidades en existencia. El informe recién creado puede tener esta apariencia:

Para cada producto se muestran las unidades que tenemos en el almacén. Si nos interesa ver las unidades sumadas teniendo en cuenta las anteriores cantidades, habrá que modificar la propiedad suma continua del control unidades en existencia (cantidades que deseamos sumar). De esa forma, para el té la cantidad que debe aparecer será la suma de las cantidades 17 y 39, para el sirope la cantidad que aparece es la suma de 17, 39 y 13, y así sucesivamente.

Access nos ofrece dos posibilidades de hacer la suma. En vista diseño, hacemos clic con el botón derecho en el cuadro de texto UnidadesEnExistencia. Pinchamos en la pestaña Datos. Ahora pinchamos en la propiedad Suma continua, para conseguir que se despliegue el menú. Si seleccionamos Sobre todo (en la propiedad suma continua) entonces la suma la aplicará a lo largo del todo informe, hasta el último producto. En éste, tendremos la suma total de las cantidades almacenadas en el campo UnidadesEnExistencia. Pero si escogemos Sobre grupo entonces la suma continua se hará para proveedor por separado.

En este caso hemos escogido la opción Sobre todo, el resultado es:

Pero si escogemos Sobre grupo tendremos otra situación. Para cada  cambio de proveedor las sumas se reinicializan, el último producto de cada proveedor da la suma de unidades en existencia total del proveedor correspondiente. Tenemos entonces:

Si nos damos cuenta, con el segundo proveedor, la suma no tiene en cuenta las cantidades del primer proveedor, empezando la suma de nuevo. Eso pasa con todos los proveedores.

Resumiendo, la propiedad suma continua nos permite ver información que no tenemos guardada, de forma explicita, en una tabla y que la hacemos visible, modificando sus valores. Recordad que se aplica en el campo que contiene los valores.

PowerPoint: las teclas B y N

Como comenta Carles Caño en la entrada La mejor diapositiva de PowerPoint de su blog PresentArte el orador es el centro de la exposición de un tema. PowerPoint es un medio, recurso que permite al orador ir exponiendo las distintas ideas. Por ello, el orador no puede digamos, dejarse "comer" por la presentación de PowerPoint. Debe utilizar su presentación para que le sirva de apoyo. Incluso en un momento dado, para atraer la atención sobre él puede ocultar la presentación sin más que pulsar la tecla N (pantalla Negra).

Cuando quiera volver a mostrar las diapositivas solo tiene que pulsar la tecla B (de Blanco).

Así, puede seguir la presentación como antes. Algunos autores como Dave Paradi consideran la mejor diapositiva a la que está en negro, ya que la atención del público se dirige en exclusiva al ponente, núcleo de la presentación: "La mejor diapositiva es una diapositiva en negro, donde no aparece nada en pantalla".

Pon tus imágenes en la galería

En cualquier presentación colocamos imágenes para hacerla más atractiva. Office tiene una galería de imágenes. Pero muchas veces añadimos otras a la presentación. Si queremos que éstas estén a nuestra disposición en cualquier momento para hacer otra presentación, las podemos añadir a la galería tranquilamente. Veamos como.

Por ejemplo, vamos añadir a la galería la siguiente imagen:

En el menú Insertar elegimos Imagen/Imágenes prediseñadas...

Aparece el panel de tareas que nos va permitir seleccionar la imagen que queremos colocar en una diapositiva. Pero esto ahora no interesa. El siguiente paso es hacer clic en Organizar clips... dentro del panel de tareas, abajo. Se abre la siguiente ventana:

Pulsamos en el botón Más adelante para que se cierre la ventana Agregar clips a la galería. Ahora copiamos la imagen a colocar y la pegamos en el panel de la derecha. En el panel izquierdo tenemos una serie de carpetas. ahí podemos decidir en que galería de colecciones se coloca la imagen. Seleccionamos una, por ejemplo, clips sin clasificar, y pegamos la imagen con Edición / Copiar:

La última de la imagen es la que hemos añadido. Ahora cerramos la ventana sin más. La imagen ya está en la galería. Vamos a comprobarlo. En imágenes prediseñadas pulsamos en el botón buscar (dejamos vacío el cuadro de buscar) y aparecen una serie de imágenes entre las que está la imagen que acabamos de insertar:

Ahí está, la última de las mostradas. Ahora podemos disponer de ella cuando nos guste para las siguientes presentaciones. No tenemos necesidad de buscarla en otros sitios.