viernes, 23 de abril de 2010

Función concatenar


Hoy nos centramos en una función de excel que nos permite unir en una sola celda el contenido de más de una celda. Dicho de otro modo, podemos colocar en una sola celda el contenido de varias celdas. La función que nos permite hacer esto es la función concatenar, en la versión en inglés de excel se corresponde con concatenate.

Vamos a verlo con un ejemplo. Lo vamos a hacer con una lista. Uniremos el contenido de una columna con el contenido de otra columna. En una entrada anterior, vimos lo contrario, distribuir en varias celdas el contenido de una celda. Los datos son:


Nos colocamos en otra celda (misma fila que fibras naturales, dos columnas a la derecha) donde introducimos concatenar:


Como podemos unir las celdas que nos interesen, solo tenemos que ir seleccionando cada celda, que serán los distintos argumentos de la función. Como deseamos que las cadenas estén separadas por un espacio en blanco, también lo podemos insertar, se hace poniéndolo entre comillas. La forma de hacerlo es como lo muestra la siguiente imagen:


El resultado es el que se muestra a continuación:


Copiamos la formula hacia abajo para obtener el resto de las uniones del principio:


Que es el resultado que estábamos buscando.

martes, 20 de abril de 2010

Separar texto en varias columnas


En ciertas ocasiones podemos tener una lista de nombres en los que tenemos nombre y apellidos juntos en una misma celda. Nos puede interesar tener nombre y apellidos separados en celdas distintas. Vamos a ver los pasos para separar nombre y apellidos. Al final, tendremos en una columna con todos los apellidos y la columna siguiente con todos los nombres.

Supongamos que tenemos la siguiente lista de nombres:


Queremos conseguir que todos los nombres estén ubicados en la siguiente columna. En primer lugar seleccionamos las celdas que contienen estos datos. Después vamos al menú datos y seleccionamos la opción Texto en columnas...


Observamos que salta el asistente convertir texto en columnas. Tiene tres pasos, en el primer paso tenemos que informar que tipo de datos queremos convertir en columnas. De acuerdo con nuestros datos tenemos una coma después de los apellidos, dejamos la opción Delimitados. Así en el siguiente paso marcaremos la coma como el lugar donde establecer la separación entre apellidos y nombre. También podríamos haber elegido el espacio en blanco.


Pulsamos en el botón siguiente para ir al paso 2. Marcamos la casilla de verificación coma y desmarcamos tabulación (casilla que estaba marcada por defecto).


Pulsamos en el botón siguiente que nos lleva al último paso. En esta ventana observamos ya como nos va a quedar nuestra lista. Pulsamos en el botón finalizar para salir del asistente.


Ahora ya podemos ver que los nombres han sido trasladados a la siguiente columna.


Si entre el nombre y el apellido hubiera un espacio en el paso 2 del asistente hubiéramos marcado la casilla espacio, el resto de los pasos serían lo mismo.

martes, 13 de abril de 2010

Macros. Evitar el parpadeo

Cuando grabamos una macro, puede ocurrir que durante su ejecución se produzcan parpadeos. Esto provoca que la macro se ejecuta más lentamente además de que su ejecución resulta molesta. Ocurre que la pantalla continuamente se está refrescando con la ejecución de cada instrucción que compone la macro.
Cuando grabamos una macro con la grabadora de macros, Excel graba absolutamente todo, incluyendo el golpeo por error de una tecla. En estas macros, se produce digamos, una ineficiencia, a parte de que parece que es una macro un poco basta, poco refinada. Esto hace a la macro un poco más pesada y abierta a esos parpadeos molestos.

Para evitarlo, vamos a hacer que la propiedad Application.ScreenUpdating tenga el valor FALSE, de modo que durante la ejecución de la macro no se produzcan esos parpadeos.

En primer lugar, seguiremos los siguientes pasos: Herramientas / Macro / Macros. Seleccionamos la macro que nos interesa, y pincharemos en el botón Modificar. Tecleamos lo siguiente:

'
'
'Macro a modificar
'
Sub Macro1()
Application.ScreenUpdating=False

Código de macro1

Application.ScreenUpdating=True
End Sub

Como vemos, al final del código hemos vuelto a activar Application.ScreenUpdating a true, aunque normalmente Excel lo hace automáticamente al término de la ejecución de la macro.

sábado, 10 de abril de 2010

Función repetir de Excel

Esta entrada pretende mostrar como trabaja la función repetir. Lo que hace es mostrar el número de veces que deseemos la cadena de texto que le indiquemos. Repetir tiene dos argumentos:
  1. Texto
  2. núm_de_veces
como vemos en la figura:


El valor del argumento texto será la cadena de texto a repetir, que irá encerrada entre comillas. Núm_de_veces contendrá el valor numérico que dará las veces repetido el texto. Por ejemplo, en el siguiente ejemplo queremos que la cadena de texto CD se repita 3 veces. La fórmula y los argumentos serán como muestra la siguiente imagen:


El resultado en la celda será el que sigue, aparece tres veces la cadena CD:

Ahora lo hacemos con un solo carácter, A, dándonos:


Ahora lo vamos a aplicar a otro ejemplo un poco más elaborado. Supongamos que tenemos la cantidad de horas de media que duermen los alumnos de 1º de Bachillerato del Colegio A. Haremos una especie de gráfico que nos represente todas la medias mediante la repetición del carácter Z. Introducimos la función repetir en la celda E4 de la siguiente forma:


Con lo que tenemos el nº de horas que duerme por término medio el grupo 1º A.

Copiamos la fórmula de E4 tres veces para tener todos los grupos:


De esta forma, observamos que el carácter Z nos marca de una manera mas visual que grupo duerme más horas. Si nos interesa, podemos modificar el formato del rango E4:E7 para destacar esto un poco más, por ejemplo, en negrita.

viernes, 2 de abril de 2010

Como repetir un elemento de una lista

Cuando introducimos una lista en Excel, en ciertas ocasiones se crea dicha lista con elementos que pueden aparecer varias veces. Los podemos introducir como siempre, a mano, pero también podemos buscar ayudas que nos permitan colocar los elementos más rápidamente para acabar antes.

Veamoslo con un ejemplo. En la siguiente imagen hay una relación de frutas en una columna, y tenemos que seguir completando la lista de frutas, en la que algunas de ellas pueden aparecer repetidas.


Ahora, por ejemplo, queremos volver a introducir naranjas. Vamos a ver como lo hacemos sin necesidad de escribir el término. Activaremos la celda que está debajo de manzanas y pulsaremos las teclas ALT y la flecha que apunta hacia abajo :


Como vemos, debajo de dicha celda aparece la lista de elementos ya escritos en nuestra lista. Solo nos queda seleccionar el elemento que queremos que vuelva a aparecer con el ratón. En este caso hemos seleccionado naranjas:


Con esto, naranjas vuelve a parecer en nuestra lista:

Podemos seguir introduciendo elementos de manera tradicional. En cualquier momento podemos volver a repetir un elemento de la lista. al pulsar de nuevo la combinación de teclas, alt y flecha abajo la lista que aparecerá ahora será más numerosa, por haber introducido más elementos en la misma. Gracias a ello podemos completar la lista en menor tiempo.