Localizar celdas iguales con el formato condicional

A partir de un gran conjunto de datos pretendemos ver aquellos que se repiten un número de veces determinado. Haremos uso del formato condicional para buscar datos duplicados que pudiera contener una lista larga. Vamos a ver como podemos hacerlo.

Vamos a partir de una serie de datos introducidos en el rango A1:F17. Los datos son:

 Como se observa, existen datos variados, algunos de ellos se repiten varias veces, otros se repiten una o dos veces y otros no se repiten. Vamos a averiguar cuales se repiten. En primer lugar, vamos a ver y destacar los que se repiten mas de tres veces. Usaremos el formato condicional.

Pasos

• Seleccionaremos todo el rango de datos, A1:F17. Nos cuidaremos de tener la celda A1 activa.
• Iremos a Formato / Formato condicional

• Sustituimos valor de la celda por Fórmula en el correspondiente menú que nos permitirá escribir la siguiente fórmula, tal como muestra la imagen, =contar.si($A$1:$F$17;A1)>=3

• Ahora pulsaremos en el botón formato para modificar el aspecto que tendrán las celdas que cumplan el criterio que acabamos de escribir. Activamos la pestaña tramas y seleccionamos el color:

• Pulsamos en aceptar, y volvemos a pulsar en aceptar para ver el resultado:

Los valores 89, 23 y la cadena de texto hola aparecen al menos tres veces. El resto de datos dentro del rango considerado no cumplen la condición y por tanto no presentan el formato que hemos aplicado a los datos que aparecen tres o más veces.

Si queremos saber que datos se repiten dos veces, entonces volvemos a aplicar formato condicional. Procedemos de la siguiente forma:

Seleccionamos todo el rango, A1:F17, vamos a Formato / Formato condicional... y vemos que aparece la primera condición. Pulsamos en el botón agregar para añadir la nueva condición. Tecleamos la nueva condición, =contar.si($A$1:$F$17;A1)=2, de la siguiente forma:

Así, los datos que aparecen en solo dos celdas tendrán otro color que nos permitirán visualizarlos pulsando en aceptar dos veces:

Podríamos añadir una condición más con el botón agregar del cuadro de dialogo Formato condicional, con el que hacer destacar otros datos que estén ubicados en el rango.

Si pulsamos en una celda dentro del rango considerado, por ejemplo C5, y vamos a formato / Formato condicional, observamos lo siguiente:

La referencia a la celda A1 ha cambiado a C5 en ambas condiciones. Esto es así debido  a que el formato condicional lo hemos aplicado al todo el rango y que la referencia a la celda A1 no está fijada, es una referencia relativa. Esto permite que en el resto de celdas la referencia relativa permite que haga referencia a la celda correspondiente.

Concluyendo, el formato condicional permite visualizar o detectar datos incorporados repetidos en un amplio rango de celdas.

Añadir una serie nueva a un gráfico

En ciertas ocasiones es interesante añadir más datos a un gráfico ya realizado. Esta entrada va a tratar de mostrarlo usando la versión 2007 de Excel. Para realizar un gráfico seleccionamos los datos y podemos realizarlo seleccionando el tipo de gráfico, por ejemplo de columnas, de la forma que muestra la siguiente imagen:

Suponemos que tenemos los siguientes datos en una hoja:

A partir de ellos obtenemos un gráfico 3D pulsando en insertar, columna, Columna en 3D:

que nos permite obtener:

Ahora que ya tenemos el gráfico de partida, vamos a añadir una nueva serie de datos. Imaginemos que tenemos datos del producto B y los deseamos añadir a este gráfico.

En primer lugar, escribimos los nuevos datos junto a los del producto A:

Ahora tenemos un gráfico, y nuevos datos que deseamos incorporar al gráfico. Para hacerlo, pulsamos con el botón derecho en cualquier barra del gráfico. Del menú contextual seleccionamos Seleccionar datos...:

que permite abrir un cuadro de dialogo:

Aquí pulsamos en el botón agregar que abre otro cuadro de dialogo:

En nombre de la serie escribimos la cabecera de la serie que se incorpora, y en valores de la serie, seleccionamos los datos que queremos añadir. Pulsamos en el botón que está encima del botón Aceptar. Después seleccionamos los datos numéricos, y para regresar a la ventana anterior pulsamos donde se encuentra la flecha:

Pulsamos en aceptar, que nos devuelve a la ventana:

Volvemos a pulsar en aceptar, que nos permite ver a la nueva serie ya incorporada al gráfico, que es lo que queríamos:

Solo nos queda el detalle del título del gráfico. Se lo añadimos. Con el gráfico activo, en Herramientas de gráfico, Presentación seleccionamos Título del gráfico, Encima del gráfico:

Aparece en el gráfico un cuadro de texto donde tecleamos el nuevo título:

Como vemos, ya tenemos el título, también vemos que aparece en la leyenda el reflejo de la serie recién incorporada, "Ventas del producto B".

En resumen, en pocos pasos podemos añadir nuevas series a graficos que permite enriquecer la información que deseamos mostrar. Herramienta útil que podemos utilizar siempre que nos haga falta.

Unir celdas en Excel

En un post anterior describíamos como colocar el contenido de varias celdas en otra con la función concatenar. También lo podemos hacer sin el uso de una función, en este caso tenemos a nuestra disposición el carácter &, con el que podremos juntar varias celdas en una sola.

Vamos a ver como se realiza. Queremos colocar en la celda D6 el contenido de las celdas B5 y B7:

Ahora en la celda donde queremos el resultado, tecleamos el signo =, hacemos clic en la celda B5 y ahora vamos a colocar un espacio para que no aparezcan juntos el contenido de ambas celdas. Colocamos el signo &, abrimos comillas, pulsamos la barra espaciadora y cerramos comillas. Colocamos otro & y pulsamos en la celda B7 como podemos observar en la siguiente imagen:

 

El resultado es el que buscamos:

Vamos a ver otro ejemplo, vamos a unir el contendido de la celda B7 con una cadena de texto que va a ser el carácter % seguido de un espacio. Lo hacemos de esta forma:

Con lo que el resultado es:

Resumiendo, es sencillo unir varias celdas en solo una. Usaremos el símbolo &, que nos permite ir uniendo varias celdas en una. Podemos unir el contenido de cuantas nos interesen, cada vez que se coloque una nueva pondremos el símbolo &, sin olvidarnos del uso de comillas si queremos añadir también una cadena de texto. 

Ocultar el contenido de una celda

Muchos trabajos que tenemos que realizar con Excel exigen la tarea de usar múltiples funciones que nos dan unos resultados. Normalmente esos resultados son los que buscamos. Pero, a veces, los datos que obtenemos son datos intermedios que hacen falta para calcular otros datos. Puede ser interesante o conveniente que esos datos no estén visibles. Entonces Excel nos permite ocultar esos datos al usuario. Tendremos que personalizar el formato de la celda o celdas que queremos ocultar.

Vamos a verlo en un ejemplo donde ocultaremos el contenido de la celda C4. Escribimos un dato en la misma:

Como C4 es la celda activa, su contenido se muestra también en la barra de fórmulas. Ahora nos colocamos en C4 y pinchamos el botón derecho del ratón. Se muestra el correspondiente menú contextual donde seleccionaremos Formato de celdas...

Se abre la ventana Formato de celdas: En el panel Categorías seleccionamos Personalizada, que está al final del panel.

En tipo borramos estándar y escribimos tres veces punto y coma:

Pulsamos en Aceptar y hemos ocultado el contenido de la celda, como muestra la siguiente imagen:

Si queremos que se vuelva a ver, con la celda seleccionada, volvemos a formato / celdas y borramos los 3 puntos y comas. Pulsamos en aceptar y ya está.

También podíamos haberlo hecho cambiando el color del texto. Lo ponemos con el mismo color de fondo de la celda y así se oculta lo que hemos escrito en la misma.

Función concatenar

Hoy nos centramos en una función de excel que nos permite unir en una sola celda el contenido de más de una celda. Dicho de otro modo, podemos colocar en una sola celda el contenido de varias celdas. La función que nos permite hacer esto es la función concatenar, en la versión en inglés de excel se corresponde con concatenate.

Vamos a verlo con un ejemplo. Lo vamos a hacer con una lista. Uniremos el contenido de una columna con el contenido de otra columna. En una entrada anterior, vimos lo contrario, distribuir en varias celdas el contenido de una celda. Los datos son:

Nos colocamos en otra celda (misma fila que fibras naturales, dos columnas a la derecha) donde introducimos concatenar:

Como podemos unir las celdas que nos interesen, solo tenemos que ir seleccionando cada celda, que serán los distintos argumentos de la función. Como deseamos que las cadenas estén separadas por un espacio en blanco, también lo podemos insertar, se hace poniéndolo entre comillas. La forma de hacerlo es como lo muestra la siguiente imagen:

El resultado es el que se muestra a continuación:

Copiamos la formula hacia abajo para obtener el resto de las uniones del principio:

Que es el resultado que estábamos buscando.

Separar texto en varias columnas

En ciertas ocasiones podemos tener una lista de nombres en los que tenemos nombre y apellidos juntos en una misma celda. Nos puede interesar tener nombre y apellidos separados en celdas distintas. Vamos a ver los pasos para separar nombre y apellidos. Al final, tendremos en una columna con todos los apellidos y la columna siguiente con todos los nombres.

Supongamos que tenemos la siguiente lista de nombres:

Queremos conseguir que todos los nombres estén ubicados en la siguiente columna. En primer lugar seleccionamos las celdas que contienen estos datos. Después vamos al menú datos y seleccionamos la opción Texto en columnas...

Observamos que salta el asistente convertir texto en columnas. Tiene tres pasos, en el primer paso tenemos que informar que tipo de datos queremos convertir en columnas. De acuerdo con nuestros datos tenemos una coma después de los apellidos, dejamos la opción Delimitados. Así en el siguiente paso marcaremos la coma como el lugar donde establecer la separación entre apellidos y nombre. También podríamos haber elegido el espacio en blanco.

Pulsamos en el botón siguiente para ir al paso 2. Marcamos la casilla de verificación coma y desmarcamos tabulación (casilla que estaba marcada por defecto).

Pulsamos en el botón siguiente que nos lleva al último paso. En esta ventana observamos ya como nos va a quedar nuestra lista. Pulsamos en el botón finalizar para salir del asistente.

Ahora ya podemos ver que los nombres han sido trasladados a la siguiente columna.

Si entre el nombre y el apellido hubiera un espacio en el paso 2 del asistente hubiéramos marcado la casilla espacio, el resto de los pasos serían lo mismo.

Macros. Evitar el parpadeo

Cuando grabamos una macro, puede ocurrir que durante su ejecución se produzcan parpadeos. Esto provoca que la macro se ejecuta más lentamente además de que su ejecución resulta molesta. Ocurre que la pantalla continuamente se está refrescando con la ejecución de cada instrucción que compone la macro.

Cuando grabamos una macro con la grabadora de macros, Excel graba absolutamente todo, incluyendo el golpeo por error de una tecla. En estas macros, se produce digamos, una ineficiencia, a parte de que parece que es una macro un poco basta, poco refinada. Esto hace a la macro un poco más pesada y abierta a esos parpadeos molestos.

Para evitarlo, vamos a hacer que la propiedad Application.ScreenUpdating tenga el valor FALSE, de modo que durante la ejecución de la macro no se produzcan esos parpadeos.

En primer lugar, seguiremos los siguientes pasos: Herramientas / Macro / Macros. Seleccionamos la macro que nos interesa, y pincharemos en el botón Modificar. Tecleamos lo siguiente:

'

'

'Macro a modificar

'

Sub Macro1()

Application.ScreenUpdating=False

Código de macro1

Application.ScreenUpdating=True

End Sub

Como vemos, al final del código hemos vuelto a activar Application.ScreenUpdating a true, aunque normalmente Excel lo hace automáticamente al término de la ejecución de la macro.